58
Array ( )
Контакты
в регионах
Контакты в регионах
Свернуть
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz
+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
Услуги
Мероприятия

Все мероприятия
История успеха

Мортон
Владимир Отекин, Директор по развитию ГК «Мортон».

«..."ИНТАЛЕВ" обладает серьезным опытом, и сама информационная система удовлетворяет нашим требованиям... »

Читать
Все отзывы

Все под контролем с помощью «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005»



Автор(ы): М. Максимов
Максим Максимов, Руководитель отдела разработки ПО украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Известная в свое время парадигма «Что делать? и «Кто виноват?» теперь не столь актуальна. Сейчас более важно решить проблему «Как успеть все сделать». Современный бизнес не оставляет много времени на раздумья, а право на ошибку сведено к минимуму. Только автоматизация бизнес процессов поможет оптимально распределить рабочее время, проконтролировать своевременное выполнение обязанностей, и обеспечить успех бизнес операции.

Максим Максимов,
Руководитель отдела разработки ПО украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

О вопросах процессного управления

На рисунке показана ситуация, типична для многих предприятий, на которых еще не задумывались о вопросах процессного управления, а если и задумывались, то это вызывает у руководителей разве что приступы головной боли.

А в результате такого «типичного», не процессного подхода:

  • потрачено время руководителя на выяснение причин банальной рассогласованности действий исполнителей;
  • важный клиент вовремя не получил заказ.

Что уж говорить о крупной компании, для которой банальный прокол одного специалиста может обернуться значительными финансовыми потерями! К сожалению, такие примеры встречаются сплошь и рядом, и поэтому возникает резонный вопрос: «А как же организовать работу так, чтобы работники своевременно и качественно выполняли свои обязанности?».

Чтобы найти решение этой задачи, необходимо понять причины неудовлетворительных результатов, к которым, в первую очередь, относятся:Программный комплекс «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005»

  1. незнание руководителем логики текущего процесса;
  2. невозможность выполнять групповой контроль процессов. Контроль выполняется только «ручной» и только наиболее важных процессов;
  3. задержки в выполнении процессов по причинам несогласованности действий команды;
  4. отсутствие статистики выполнения процессов для принятия обоснованных управленческих решений, ориентированных на улучшение качества выполнения процессов.

Программный комплекс «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005»

Автоматизация бизнес-процессов - ключ к успеху

Уже общеизвестно, что решение большинства задач может быть ускорено за счет внедрения и использования автоматизированных систем, помогающим работникам выполнять их обязанности, а руководителям дают необходимую информацию для принятия решений. Такой анонс можно прочитать в любом описании современной информационной системы. Но поможет ли эта информационная система на вашем предприятии? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо больше узнать о предлагаемом решении. Программный комплекс «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» это как раз тот инструмент, который просто необходим при описанных выше симптомах. Но инструмент без технологии его использования – ничто, поэтому рассмотрим технологию использования программного комплекса. 

Сейчас не редко услышишь «бизнес-процессы», «бизнес-процессы». А вы их видели?

Но процессы эти существуют и объединяют деятельность всех включенных в них исполнителей с целью получения результата. Вы, наверное, тоже думаете, что хорошо представляете себе процессы пусть не во всей организации, но, по крайней мере, в своем подразделении. Однако так ли это? Попробуйте нарисовать хоть один бизнес-процесс, не говоря уже о том, чтобы выполнять его по нарисованной схеме, заниматься его контролем и оптимизацией. Идеально, когда в организации назначен ответственный за оптимизацию процессов, который и осуществляет проектирование процессов.

Используя инструментарий программного комплекса  «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» такой сотрудник может за несколько минут нарисовать бизнес процесс. Вот, например, как будет выглядеть процесс «Выполнение заказа клиента». Вот и первая выгода использования процессов - «прозрачность процессной модели организации». Процесс нарисован, его можно повесить на стену и контролировать. Увы, процессы в нашей жизни не статичны, они требуют постоянных изменений.

Процесс «Выполнение заказа клиента»

Как «разрулить» бизнес процесс

Процесс готов, но ведь нужно понять, какая информация должна передаваться между задачами в этом процессе, какую информацию исполнитель должен получить для выполнения его задачи, и какую - должен предоставить как результат ее выполнения. Если процесс уже выполняется на предприятии, то при проектировании задач обязательно привлечение сотрудников, которые уже сейчас выполняют данные задачи. Например, рассмотрим процесс обслуживания клиента. Исходя из технологии работы предприятия, в этом процессе участвует бухгалтерская служба. Чтобы четко сформулировать задачи, которые нужно будет выполнить и распределить их по специалистам, в качестве эксперта необходимо привлечь главного бухгалтера. Когда мы определимся с необходимой информацией, нам нужно будет внести данные  в информационную систему. Получаем второй результат «необходимость и достаточность информации, получаемой исполнителем». 

Для эффективного и оперативного выполнения всех стадий процесса должны быть назначены ответственные за выполнение процесса. Каждый из них должен знать, когда ему нужно выполнить ту или иную задачу, чтобы планировать свое время, при этом, не срывая своевременное выполнение задач в процессах организации. Более того, каждому из исполнителей будет выделена определенная плановая длительность на выполнение его задачи, которая и будет  определять срок, к которому данная задача должна быть выполнена. Третьим результатом будет «Сокращение человеческих ошибок из-за незнания или нарушения логики выполнения процесса».

Программа автоматически покажет исполнителю, что и когда он должен сделать в рамках конкретной задачи

Работа без аврала

Посмотрим, как это будет работать. Итак, начало рабочего дня. Менеджер принимает заказ от клиента и  начинает выполнение одной из сессий бизнес-процесса. Процесс выполняется по приведенной схеме, а именно, после старта процесса менеджеру ставится задача «Прием заказа». (Он всегда сможет увидеть поставленные ему задачи в журнале задач, кроме того, система будет уведомлять исполнителя о них). Менеджер должен выполнить все изложенное в описании задачи, а затем установить флаг «Задача выполнена» и провести документ. После этого действия система автоматически передает эстафету выполнения следующему исполнителю. При выполнении текущей задачи, система автоматически поставит следующую задачу по схеме бизнес-процесса. Так, следующей задачей может быть задача бухгалтерии на формирование документации по заказу:

 Програмный комплекс даст оперативный ответ на вопрос, как выполняется какая-либо задача в компании (кто не успевает и почему, возможно, загружен другими задачами или просто не может справиться)

Если процесс правильно настроен, то в каждой задаче вы как исполнитель всегда сможете уточнить, что именно нужно выполнить в рамках этой задачи, увидеть расчетное время ее выполнения и фактическое время, если она уже выполнена. Среди реквизитов есть информация, с которой можно ознакомиться (например, реквизит «номер заказа») и информация, которую необходимо заполнить («Договор», «Заказ», «Срок выполнения», «Стоимость» и т.п.).

Следует обратить внимание на важную особенность системы: В качестве реквизитов можно использовать все данные, которые есть в информационной системе предприятия1, такие, как, например, Контрагенты, счета контрагентов и прочая информация. Так, например, принятый от контрагента заказ в формате Excel может быть сохранен в «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» благодаря функционалу «Электронного архива документов». Он может хранить произвольные электронные документы всего предприятия, а также выполнять типичные операции с ними: хранение истории изменения, авторов изменений, поиска документов, а также ряд сервисных функций.

4_06[1].gif


После принятия заказа, следующая задача, согласно схеме, «Предоплата», которая будет автоматически поставлена ее исполнителю, как только будет выполнена задача по приему заказа. 

Далее все задачи процесса выполняются согласно описанию бизнес-процесса и условиям на переходы. Так, например, задача «Размещение заказа на фабрике» будет поставлена ее исполнителю только, если выполняется условие «Сумма предоплаты удовлетворяет условиям договора». 

Следует отметить очень важную особенность системы: предупреждение исполнителей о необходимости выполнить поставленную задачу, об истечении срока выполнения задачи, а также напоминания о наличии задач, требующих выполнения. Оповещение проходит как в информационной системе, так и на электронную почту, что гарантирует информированность исполнителя о задаче. 

Аналогичным образом пройдет выполнение всего процесса. Пронаблюдав за описанным процессом можно выделить несколько результатов:

  • «Избавление от рутинных операций передачи данных»,
  • «Контроль сроков выполнения любых задач и поручений»
  • «Контроль дисциплины выполнения задач и процессов»
  • «Внесения изменений в бизнес-процессы организации»

А что я получу?

Автоматизация любого бизнес процесса дает следующие возможности: 

  1. В любой момент выяснить состояние процесса. На мониторе всегда можно увидеть, какие задачи выполнены (или были просрочены), какие не выполнены, а какие задачи сейчас в работе. Можно определить задачу, исполнение которой в данный момент остановило процесс и т.п. Достаточно только кликнуть» на любую задачу, и система покажет более развернутую информацию о ней (исполнитель, срок выполнения и т.п.). 
  2. Групповой контроль выполнения процессов в любых разрезах (по любым процессам, реквизитам процессов, состояниям процессов, задач и т.п.) при помощи отчетности. При этом можно увидеть, как идет выполнение процессов/задач с ответственными, сроками. Широкие возможности также предоставят различные группировки (по выполненности задач, просроченности их, исполнителям, процессам и т.п.). Также будет возможность произвольной фильтрации данных, попадающих в отчет. 
  3. Анализа исполнения процессов в организации. При помощи данного отчета можно провести в произвольных разрезах и фильтрацией анализ выполнения процессов в организации на основании собранной статистики. Вы получите ответы на то, как и на сколько вовремя выполняются задачи, кто делает их вовремя, кто нет. Получив эту информацию и ответы на вопросы, кто не успевает и почему, может он загружен другими задачами или просто не справляется, будет возможность принять правильные управленческие решения. 

И это еще не все

В системе есть много других возможностей, таких как Архив документов, формирование должностных инструкций, Формирование регламентов бизнес-процессов, симуляция бизнес–процессов и прочее. 

Продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» разработан на платформе 1С: Предприятие 8.0 и в силу этого получает ряд преимуществ:

  • Открытость кода даст возможность, при необходимости, самостоятельно модифицировать продукт под потребности предприятия;
  • Простая интеграция в учетную систему предприятия на базе платформы 1С: Предприятие 8.0;
  • Большое количество специалистов, сертифицированных по платформе 1С: Предприятие 8.0, способных поддерживать данный продукт;
  • Возможность построения распределенных систем, в случае если у предприятия есть филиальная структура (филиалы/склады и т.п. территориально удалены друг от друга) – это просто незаменимое средство.
  • Возможность выполнять поставленные задачи и инициировать выполнение бизнес-процессов, из любой точки мира через интернет.

Ниже изложен краткий перечень функциональных возможностей продукта:

  • Хранение документов в произвольных форматах в электронном архиве (документы MS Office, изображения, и прочее)
  • История изменения документа, с важными отметками в истории жизни документа
  • Широкие возможности по классификации документов и поиску их в архиве
  • Гибкая система прав доступа к информации архива
  • Создание и визуальное редактирование процессов
  • Моделирование выполнения процессов для накопления статистики. Этот инструмент необходим для расчета загрузки исполнителей.
  • Хранение данных процессов с возможностью использования всех данных системы, а также создания новых типов (классификаторов)
  • Оповещение исполнителей о задачах, а также контроль сроков выполнения.
  • Групповое и динамическое назначение исполнителей
  • Автоматизация рутинных действий с использованием макросов. Например, после подготовки пакета документов для клиента, система сможет автоматически отправить эти документы по электронной почте.
  • Создание печатных форм и печать задач и процессов
  • Инструменты анализа - гибкая отчетность по динамике и статистике процессов
  • Формирование должностных инструкций в системе. Когда бизнес-процессы, в которые вовлечен исполнитель, достаточно хорошо описаны, система может сформировать перечень процессов и задач, которые должен выполнять сотрудник. К каждой из задач прикрепляется пояснение. Таким образом, сформированный документ будет описывать все, что должен делать сотрудник на предприятии.

1«ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» - продукт, написанный на платформе «1С:Предприятие 8.0» и соответственно, получает все возможности этой платформы, такую как, например полная интеграция с информационной системой предприятия
Источник: «Дебет-Кредит», № 43 (23.10.2006)