Скользящее планирование
Планирование результатов, действий, итоговых показателей методично входит в нашу жизнь. Однако совершенно очевидно, что не существует бюджетов, которые в рамках своей "жизни" оставались бы неизменными. Чем более точно Вы составляете свой план в разрезе регионов, проектов, продукции, менеджеров, контрагентов, тем чаще Вы будете заниматься перепланированием. Это означает, что Ваши издержки на этот процесс будут расти.
Программный продукт "ИНТАЛЕВ. Корпоративные финансы 2004" представляет собой универсальный механизм, используя который, данный процесс перепланирования превратится для Вас в творческое и необременительное занятие. Таким образом, мы сможем изменить цепочку связанных между собой бюджетов с минимальными трудозатратами и переключить свое вниманиељ на анализ полученных данных, говорящих о состоянии Вашего предприятия и увеличении точек контроля.
Основным принципом скользящего планирования можно назвать регулярную корректировку планов структурных подразделений и предприятия в целом, исходя из фактических результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за прошедший период.
Скользящий бюджет - это бюджет, который регулярно корректируется по прошествии периода путем добавления к периоду планирования одного интервала времени и вычитании одного истекшего периода. Таким образом, предприятие располагает планом на последующие двенадцать (или более месяцев), причем сам бюджет постоянно поддерживается в актуальном состоянии, с учетом данных, которые имеются на момент его перепланирования.
Рис.1 Схема сценариев при скользящем планировании.
Данная схема позволяет наглядно отобразить этапы процесса скользящего планирования. Можем их перечислить.
ЭТАП 1
Допустим, мы утвердили план на следующий год, и во что бы ни стало, хотим выполнить итоговые показатели по плану на конец периода, соответственно данный сценарий, который мы назовем "Генеральный план на год", не будет подвергаться корректировке, а будет служить ориентиром стратегической инициативы направленной в будущее.
ЭТАП 2
Для детализации по интересующим нас показателям и ведения оперативного планирования мы создаем еще один сценарий "Оперативный план".
ЭТАП 3
В "Оперативный план" необходимо перенести данные из "Генерального плана на год" и детализировать его по нужным нам аналитикам. Например: по "Генеральному плану на год" поступления денежных средств за январь 2004 года должны составить 5 000 000 рублей, копируя данную сумму в "Оперативный план" мы можем детализировать ее по статьям, например по статье "Поступления от реализации товаров" пройдет сумма 3 000 000 рублей а по статье "Поступления от оказания услуг" пройдет сумма 2 000 000 рублей. Если для оперативного планирования нам не хватает данных, мы можем увеличить детализацию, указав контрагента, договор, регион, менеджера и т.д.
ЭТАП 4
Получив детальный план на ближайший период, неумолимо наступает время фактического исполнения плана и зачастую факт не совпадает с планом, что и приводит нас к необходимости перепланирования следующего периода.
ЭТАП 5
Для этого в "Оперативном плане" нам нужно произвести синхронизацию остатков на конец периода с фактом, а обороты по "Оперативному плану" перенести в следующий период. На данном этапе необходимо задать такую схему формирования взаимосвязанных бюджетов, что бы они формировались автоматически, отслеживая причинно-следственные связи.
Каким же образом мы автоматизируем данный механизм в программном продукте "ИНТАЛЕВ. Корпоративные финансы 2004"? Давайте посмотрим.
Нашей задачей будет перепланирование поступления денежных средств по фактическим результатам.
Воспользуемся функциональной возможностью "Автоматическое планирование", пункт меню: Корпоративные финансы / План / Автоматическое планирование.
Рис.2 Автоматическое планирование
Эта обработка представляет собой универсальный механизм, позволяющий на принципах скользящего планирования пользоваться индексным планированием, настраивать работу платежного календаря, но в сейчас мы подробнее остановимся на озвученной ранее теме.
Итак, прежде всего, нам необходимо произвести настройку автоматического планирования. Пункт меню: Корпоративные финансы / Справочники моделей /Настройки автоматического планирования.
Как показано на рисунке 3, в качестве сценария плана выбираем "Генеральный план на год", в качестве сценария заявок выбираем "Оперативный план", на сценарий исполнения сейчас внимания не обращаем - он необходим для формирования реестра в "Платежном календаре". Выбираем сценарий факта - Факт. А в качестве счета синхронизации можем указать любой вспомогательный счет, далее при синхронизации по этому счету будет проходить корреспонденция счетов. Показатель - это ссылка на справочник "Показатели управленческой отчетности", в котором настроены бюджеты, отчеты, финансовые коэффициенты. Выбрать их этого справочника можно не только весь бюджет, но и его часть, как и в нашем случае - нам интересен показатель "Всего поступлений" из бюджета движения денежных средств. На основании корректировки поступления денег мы автоматически настроим перепланирование выплат денежных средств.
Приступим к процессу
Запускаем обработку "Автоматическое планирование".
Для выполнения Этапа 3, а именно, перенесения данных из утвержденного "Генерального плана" в "Оперативный план" нам нужно воспользоваться режимом "Копирования оборотов". Согласно приведенному рисунку 4, по модели "Российский стандарт" и произведенной нами настройке "Скользящее планирование" из сценария "Генеральный план на год" данные за январь 2004 года будут перенесены в "Оперативный план" в январь 2004 года.
Хочется заметить, что, в принципе, данную обработку можно использовать и для индексного планирования с применением увеличивающих и уменьшающих индексных коэффициентов, а так же для составления первоначальных планов на основании фактической информации. Это достигается путем создания соответствующих настроек с указанием, из какого сценария, в какой сценарий будет происходить копирование.
После копирования оборотов, мы можем посмотреть полученные данные по "Оперативному плану" в отчетах, а так же детализировать их по интересующим нас аналитикам. Все отклонения между "Генеральным планом на год" и "Оперативным планом" можно будет посмотреть в отчетах.
Рис. 4 Автоформирование
Таким образом, мы с Вами получили детальный план на январь 2004 года и в течение всего месяца пытаемся его исполнять. Если по тем или иным причинам фактическая информация будет отличаться от плановой, нам необходимо будет произвести синхронизацию остатков "Оперативного плана" с фактическим. Для этого воспользуемся той же обработкой "Автоматическое планирование" в режиме синхронизации остатков.
Рис. 5 Автоформирование
На текущем этапе наша задача по перепланированию частично решена, но решена только лишь по синхронизации оборотов и остатков "Оперативного плана" с фактом за январь. Теперь необходимо решить задачу по распределению той суммы, которая осталась у нас на счете 00. Или же другими словами, по нашему примеру, нам необходимо распределить те суммы, которые запланированы, но отличаются от факта. Это можно сделать автоматически.
Настраиваем в справочнике "Автоформирование" схему на варианты полученных проводок, а будет их 2 типа.
Это проводка: Дебет 00, Кредит "Денежные средства". Она будет автоматически сформирована при синхронизации остатков, в случае если по факту денег пришло меньше, чем по "Оперативному плану". На нее мы сделаем распределение - Дебет "Денежные средства", Кредит "Покупатели", т.е. добавим поступление денежных средств в следующий период, причем период может быть любым, с учетом календаря автоформирования.
Следующий тип проводки это Дебет "Денежные средства", Кредит 00. В таком случае поступления фактические превышают запланированные поступления.
На эту проводку мы сделаем распределение Дебет "Денежные средства", Кредит "Покупатели" со сторнирующей суммой. Редко найдется руководитель, который даст указание уменьшить план поступления денежных средств, хотя такое тоже встречается.
После процедуры Синхронизации остатков у нас будет сформирован реестр документов, отображающий вышеуказанные проводки (рис.6).
Рис.6 Реестр документов после процедуры Синхронизации остатков
Для запуска процедуры автоформирования нужно будет открыть документ и проставить флаг "Автоформирование".
Ваш бюджет поступления денежных средств перепланирован.
Это самых простой пример, который можно было привести, таким образом можно будет прописать перепланирование производственных бюджетов, бюджетов закупок товаровљ и прочих бюджетов, применив смекалку и гибкость в мышлении.