Внедрение автоматизированной системы управления финансами в ФГП «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации»

Справка о компании-заказчике

Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации (ФГП ВО ЖДТ) — федеральное государственное предприятие, оказывающее услуги по сопровождению и охране грузов, услуги по противопожарной безопасности как основному заказчику — ОАО «РЖД», так и сторонним контрагентам.

«ФГП ВО ЖДТ» осуществляет свою деятельность на всей территории России: от Калининграда до Владивостока. Территориальная структура включает филиал Управление и 17 филиалов по всей России, состоящих из 74 отряда, созданных по территориальному признаку, включающие стрелковые команды по охране грузов, стрелковые команды по охране искусственных сооружений, стрелково-пожарные команды, пожарные поезда, пожарные команды, специальные подразделения.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

В начале 2007 г. компания «ФГП ВО ЖДТ РФ» обратилась в группу компаний «ИНТАЛЕВ». Основной причиной обращения к услугам и продуктам «ИНТАЛЕВ» было отсутствие инструмента автоматизации системы управления финансами. Существующая непрозрачнаясистема учета требовала большой трудоемкости при консолидации и расшифровке управленческой отчетности. Механизм управления денежными средствами не был привязан к системе бюджетирования и планирования. Все это не позволяло компании полноценно управлять предприятием.

Этапы проекта и их результаты

Содержание работ по проекту

В результате обследования консультантами «ИНТАЛЕВ» были предложены шаги по совершенствованию системы финансового управления:

1. Разработка системы Центров Финансовой Ответственности (ЦФО) – субъектов финансово-экономического управления, а не просто учетных единиц.
2. Доработка функциональных бюджетов – комплексной системы финансовой планово-отчетной документации для управления показателями деятельности.
3. Создание универсальных документов для ввода плановых данных и формирования бюджета финансирования, расходования денежных средств управления, филиалов, отрядов, введение управленческой отчетности по движению денежных средств.

Особенности проекта

Одной из особенностей проекта явилось то, что помимо «классических» элементов системы управления финансами предприятия: ЦФО, бюджеты, статьи БДР (Бюджет доходов и расходов) и БДДС (Бюджет движения денежных средств) – был описан и введен автоматизированный процесс согласования и утверждения заявок на выплату, финансирование филиалов и отрядов. Ввиду крупного масштаба предприятия, включающего 20 филиалов, введение в эксплуатацию проводилось поэтапно, сначала на 1-2 филиалах с постепенным расширением пользователей системы. Данный подход позволил выявить особенности каждого филиала в области управленческого и бухгалтерского учета и отразить соответствующим образом в комплексной системе управления финансами.

Результаты проекта

Пакет регламентных документов, отражающих методологию бюджетирования «ФГП ВО ЖДТ».

1. Автоматизированный процесс «Заявка на финансирование и выплату ДС», включающий настроенную модель в части документооборота и бизнес-процессов, «Положение о системе денежных платежей».
2. Единая управленческая учетная база данных, включающая информацию по всем филиалам и отрядам, позволяющая получать текущую отчетность в любой период времени в требуемых аналитических разрезах.
3. Настроенная и развернутая в компании автоматизированная система бюджетирования и управленческого учета на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы».
4. Обученные работе в автоматизированной системе сотрудники планово-экономического и финансового отделов предприятия.

Эффекты от полученных результатов

• Четкая и прозрачная система управления финансами предприятия.
• Сокращение сроков и трудозатрат на подготовку отчетности при одновременном повышении надежности итоговых данных.
• Повышение контролируемости расходования и использования денежных средств.
• Готовность к изменениям в системе управления финансами, в целях актуализации по требованию руководства предприятия к изменениям в законодательстве РФ.