(Отзыв о проведении проекта «Внедрение автоматизированной системы управления финансами» в ТОО «Каратау»).
ТОО «Каратау» создано 27 мая 2005 года с целью разработки участка уранового месторождения, расположенного в Южном Казахстане. Предприятие осуществляет добычу урана методом подземного скважинного выщелачивания в рамках реализации стратегии АО «НАК «Казатомпром»
С целью обеспечения руководства ТОО «Каратау» качественной управленческой информацией, а так же - для своевременного предоставления достаточно большого количества разнообразных отчетных форм в вышестоящие организации, возникла необходимость внедрения комплексной автоматизированной системы управления деятельностью компании. Приоритетными задачами в данном направлении стали разработка методологии и автоматизация бюджетного планирования, управленческого учета и отчетности, платежного календаря, настройка индикаторов ключевых показателей эффективности (KPI), а также сокращение времени на подготовку отчетности. Учитывая большой поток заключаемых договоров со своими контрагентами, руководство компании так же приняло обоснованное решение об оптимизации системы движения договоров, поскольку именно своевременно заключенные договоры обеспечивают ритмичную работу компаний, снижение издержек, стабильность финансовых потоков.
Мы искали партнера — консалтинговую компанию, которая бы не только обладала собственным программным решением и набором услуг по его внедрению, тем самым могла бы справиться с реализацией данных задач, но и была способна передать знания и технологии по дальнейшему самостоятельному обслуживанию созданной единой автоматизированной системы нашим сотрудникам.
Среди прочих, мы ознакомились с возможностями программного продукта «ИНТАЛЕВ. Корпоративный менеджмент» и сделали предварительное заключение, что его назначение и принципы настроек нам подходят. Для решения поставленных задач были выбраны модули «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы», «ИНТАЛЕВ: Корпоративная аналитика» и «ИНТАЛЕВ: Корпоративный контроллинг». Все этапы консультационных услуг составлялись применительно к этим программным продуктам.
Началом нашего сотрудничество явилось обследование текущего состояния компании в части поставленных задач, сформулированы цели и критерии успешности будущего проекта, состав, продолжительность и последовательность работ по каждому из направлений, которые были зафиксированы в Уставе проекта и служили ориентиром на протяжении всего времени его реализации.
В настоящее время мы завершили два крупных блока данного проекта, в результате которых мы получили следующие результаты:
В части постановки и автоматизации системы бюджетного планирования специалистами «ИНТАЛЕВ», совместно с нашими сотрудниками разработана методология бюджетного управления: финансовая структура (ЦФО), бюджетная структура, управленческая учетная политика, финансово-экономические коэффициенты, процесс бюджетного планирования. В результате этого мы получили набор нормативных документов, определяющих правила бюджетного управления в компании. На основании разработанных нормативов, в программном продукте были настроены соответствующие организационные процессы, облегчающие деятельность по составлению плановых бюджетов предприятия и формированию плановой отчетности. Операционные, функциональные и итоговые бюджеты формируются с любой периодичностью, и в разрезе необходимых нам аналитик, есть возможность разложить любую цифру бюджета до необходимого уровня детализации с целью анализа ее обоснованности. Также реализована возможность моментального формирования отчетов, которые подготавливаются для вышестоящих организаций. Данный процесс реализован посредством OLAP, что за счет снижения трудоемкости может значительно облегчить подготовку данных отчетов.
В части постановки и автоматизации системы согласования денежных платежей в программном продукте настроен организационный процесс согласования заявки на выплату денежных средств, позволяющий отказаться от традиционных «хождений с бумагами по кабинетам» и связанных с этим проблем. Настроена система лимитирования, позволяющая контролировать исполнение бюджета и не допускать превышения утвержденных бюджетных сумм, что снижает потери отнецелевого использования средств.
В результате проведенных работ в рамках этапов по согласованию и утверждению договоров были оптимизированы основные регламенты, отражающие единую методологию инициации, формирования, согласования и утверждения договоров. Далее процесс был автоматизирован в системе и настроен электронный архив. При этом документация может храниться, обновляться и совместно использоваться сотрудниками в электронном Архиве, что является очень удобныминструментом в части документооборота. Кроме того, появилась возможность контроля над движением договоров, что может позволить избежать задержек при их согласовании и утверждении, а это немаловажный фактор, влияющий на репутацию компании. Также достоинством, заслуживающим внимания, является возможность оперативного получения отчетности по движению договоров.
В ходе выполнения этапов данного проекта консультантами компании «ИНТАЛЕВ» было проведено обучение наших сотрудников, как настройкам программного обеспечения, так и работе в настроенной модели. Также подготовлены подробные инструкции по работе в автоматизированной системе и осуществлен успешный запуск автоматизированной системы в опытную эксплуатацию.
Впереди у нас остался завершающий блок проекта по передаче фактической информации в управленческий контур, что позволит нам значительно снизить трудозатраты по анализу план - фактных отклонений и в режиме on-line получать необходимую отчетность по фактическим операциям во всех нужных аналитических разрезах, что значительно облегчит принятие решений и сделает их более осознанными. Уверены, что данный этап пройдет без существенных сложностей, так как во время нашей совместной работы с консультантами, сформировалась сильная проектная команда, а это основополагающий критерий успешности нашего проекта.
Отдельно хотелось бы отметить высокий профессиональный уровень команды компании «ИНТАЛЕВ», которая принимала участие в реализации нашего совместного проекта, и поблагодарить всех участников за то, что они с пониманием относились ко всем корректировкам, которые возникали в процессе реализации проекта, и во всех случаях своевременно вносили соответствующие изменения в настройки и оперативно способствовали решению всех техническихи организационных проблем, возникающих в процессе взаимодействия программного продукта «ИНТАЛЕВ» и 1 С Бухгалтерия.
Спонсор проекта со стороны заказчика, главный менеджер по экономике ТОО «Каратау»
Панин Е.Е.
Свернуть
Считаю, проведенный проект успешным и достигшим поставленных целей. В наши руки передан удобный инструмент управления финансами, благодаря которому мы надеемся получить большой экономический эффект. Хочу поблагодарить проектную команду «ИНТАЛЕВ» и ТОО «Каратау» за слаженную работу и успешное достижение результата в заявленный нам срок.