Госучреждения, ФГУПы
Помимо отраслевых особенностей государственные предприятия имеют свою специфику в силу формы собственности.
Необходимо четко соблюдать требования законодателей в части обеспечения закупок — закон №223-ФЗ. Многие учреждения также подпадают под закон №94-ФЗ. Это требует налаживания процедур внутреннего документооборота при организации тендеров, выборе поставщиков. Организациям нужно наладить внутренние бизнес-процессы и документы для формирования программы закупок, организации тендеров, выбора поставщиков.
Договорная деятельность оказывает сильное влияние на процессы бюджетного планирования и платежного календаря.
Результаты внедрения Инталев: Корпоративный менеджмент (КМ7)
Многие организации осуществляют или контролируют большие инвестиции. Крупными инвестициями необходимо тщательно управлять в течение всего жизненного цикла. Долгосрочные договоры необходимо четко контролировать на предмет выполнения и недопущения рисков.
Отдельной задачей является ведение управленческого учета. С одной стороны, законом и вышестоящими организациями определены свои правила ведения бухгалтерского учета, а с другой стороны — для целей управления информация может быть нужна в другом виде.
Вместе с этим госорганизации созданы для совершенно конкретных целей. Поэтому остро стоит задача повышения эффективности; и не только в части сокращения государственных расходов, но и в целом достижения поставленных целей.
- Повышение эффективности деятельности. Это управление результативностью и экономичностью деятельности.
- Отчетность по эффективности: менеджеров, подразделений, проектов, бизнес-единиц, предприятий и холдингов.
- Формализованная с помощью конкретных показателей стратегия деятельности, доведенная до каждого сотрудника.
- Слаженная взаимоувязанная система оплаты труда по всем уровням управления: топ-менеджмент, менеджеры среднего звена, линейные менеджеры и рядовые сотрудники. Она построена на базе ключевых показателей эффективности, детализированных и доведенных до каждого сотрудника.
- Экономически обоснованная система премирования: доходы сотрудников тем выше, чем выше их вклад в единый интегральный результат организации. Экономическая модель системы оплаты со ставками и формулами расчета премий. Увязка расходов на ФОТ с результатами бизнеса.
- Оперативная и достоверная план-фактная управленческая отчетность по финансовым и нефинансовым результатам.
- Налаженные бизнес-процессы, позволяющие персоналу слаженно работать и достигать поставленных целей.
Отзыв клиента
Наши клиенты
Группа компаний «ИНТАЛЕВ» — один из лидеров на рынке систем автоматизации финансового и процессного управления. Множество отечественных компаний уже выбрали «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» для автоматизации своей деятельности.
Решаем важные задачи Госучреждений, ФГУПов
Автоматизация бюджетов и тарифообразования
Для обоснования и защиты бюджетов и тарифов в регулирующих органах многим государственным организациям необходимо предоставлять максимально информативный пакет документов, в который обязательно включаются все плановые бюджеты компании с приложением обосновывающих документов. Обоснование должно быть адекватным рынку, поэтому процесс формирования бюджетов должен быть максимально точным, иначе при защите тарифа и недостаточном обосновании компания рискует недополучить необходимых средств. Но сбор и обработка информации вручную множеством отделов становится титаническим трудом как при разработке, так и при консолидации или проверке данных.
Поэтому встает вопрос о бюджетном планировании на базе адаптированного программного обеспечения, способного облегчить процесс планирования и контроля, а после формирования таких бюджетов раскрыть информацию об источниках первичной информации, используемых в этих бюджетах (первичных документах прошлых периодов, договорах, ссылках на официальные интернет-источники и т.д.).
Бюджеты и тарифы в натуральных и стоимостных показателях
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет полностью автоматизировать этот процесс и сделать его комфортным и предсказуемым. В программе вводятся все плановые данные, в натуральном и стоимостном выражении. Формируются операционные и функциональные бюджеты, а также другие управленческие отчеты. В отдельном (или том же) сценарии делаются расчеты для тарифов. Они могут частично копироваться из плановых данных, с необходимыми поправками. Автоматизируются трудоемкие расчеты (индексное планирование, оценка влияния отдельных факторов, распределение накладных расходов и пр.). Можно осуществить финансовое моделирование по ключевым показателям экономики предприятия.
Итоговые формы отчетов для тарифообразования можно также настроить в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Гибкая настройка отчетности позволяет сделать индивидуальные формы отчетов, без кодирования. Если они имеют очень нестандартный и часто меняющийся вид, то отчетность из системы можно сохранить в формате MS Excel.
Выполнение и контроль по всем этапам жизненного цикла работы с дебиторами
Для ряда госорганизаций жизненный цикл взаимоотношений с постоянными потребителями описывается так: регулярное начисление сумм и выставление счетов → регулярный контроль сбора платежей → периодический контроль соответствия фактического состояния объема потребления заявленному → регулярный контроль состояния задолженности и применение мер к неплательщикам → реклассификация задолженности.
В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно вести весь архив договоров с потребителями, а также автоматически получать информацию о взаиморасчетах. Можно автоматизировать процесс формирования и выставления счетов на оплату, с расшифровкой объемов и видов предоставленных услуг. Удобно, что в единой системе можно решать сразу несколько задач: по ведению документооборота с потребителями, по ведению бухгалтерского и управленческого учета, по управлению взаимоотношениями с клиентами и бизнес-анализу.
Помимо постоянных отношений с потребителями, компания может оказывать разовые услуги по подключению, сервису и т.д.
Слаженная работа всех служб для удовлетворения потребителя
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предлагает процессный подход. Для всех этих взаимоотношений нужно описать и автоматизировать бизнес-процесс, начиная с заявки покупателя и завершая сбором и предоставлением всей документации в бухгалтерию. В рамках автоматизированного бизнес-процесса автоматически могут быть проверены остатки денежных средств по счетам потребителей, списаны согласно тарифам и заявленным показателям, сформирован весь пакет документов (счет, акт, счет-фактура и пр.) для покупателя.
Начиная с отдела реализации и бухгалтерии, заканчивая юристами и специалистами по работе с проблемной задолженности, процесс проходит через всю организацию. Процесс работы с клиентом пронизывает всю компанию: принятый заказ сразу по процессу отправляется в другие службы, оттуда передается в производство и т.д. Каждый может отследить состояние заказов, нарядов и сделок, не только в финансовом выражении, но и на уровне действий: кто, что и когда сделал, и какой внес вклад в общий результат.
Передовые компании внедряют лучшие практики сервиса: сначала идет внедрения кол-центров (служб "единого окна"), следующим этапом идет внедрение средств самообслуживания покупателей (личный кабинет, работа через Интернет). Эти службы сервиса также можно автоматизировать в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Управлять продажами, а не учитывать их
Вы описываете лучшие практики взаимоотношений с клиентами, закрепляя их в виде бизнес-процессов: как работать с новым клиентом, как выполнять заказ клиента, как контролировать оплаты, как замерять продвижение сделок с клиентами, как управлять собираемостью задолженности. Эти бизнес-процессы автоматизируются с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» поможет грамотно построить и автоматизировать весь процесс, позволит сэкономить расходы компании, связанные с взысканием просрочки, и уменьшить дебиторскую задолженность.
Комплексная информация о потребителях
Анализ финансового состояния в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» показывает собираемость задолженности, рейтинг лучших/худших плательщиков, средний размер счета и другие контрольные показатели. На основании этих данных можно проводить сегментацию клиентов, и выделять сегменты наиболее прибыльных и лояльных дебиторов.
Сегментация проводится не просто так. На основании этих данных могут быть внесены коррективы в выполнение бизнес-процессов взаимоотношений с потребителями.
Управление претензиями и рекламациями
Потребители могут подавать претензии и рекламации. Должен существовать единый порядок работы с претензиями и рекламациями. Хорошо, когда создана единая точка взаимодействия для регистрации и отслеживания обращений дебиторов. Идеально, если это делается через личный кабинет пользователя, который также можно автоматизировать в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». При необходимости потребитель должен видеть все свои зарегистрированные обращения и статус каждого из них.
На основании этих регистраций автоматически запускаются процессы разбора и выполнения рекламаций и претензий. Сквозные бизнес-процессы автоматически могут передать информацию ответственному лицу и поставить ему задачу для выполнения или контроля. А ответственный сотрудник получает четкую задачу, и видит при необходимости всю дополнительную информацию о клиенте, товаре или услуге. Например, в зависимости от уровня предоставляемого сервиса конкретному клиенту, могут устанавливаться различные сроки и приоритеты обработки обращений.
Регулярно можно собирать статистику, и оптимизировать узкие места в компании, улучшая клиентский сервис. По этой же логике можно автоматизировать взаимодействие с внутрикорпоративными службами.
Контроль тендерной документации
После формирования тарифа и предварительного бюджета на следующий год компания может приступать к тендерной кампании. Формируется годовая комплексная программа закупок (ГКПЗ), начинает активную деятельность закупочная комиссия. Открываются тендеры.
Для менеджеров проектов и исполнителей важно выполнять и отслеживать текущие задачи, из которых складывается программа закупок. Здесь важно четко соблюсти все процедуры, а именно: своевременно иметь на руках соответствующие документы и отправить сообщения участникам тендеров. Механизм бизнес-процессов в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет описать все существенные параметры тендера или договора (сроки, суммы, контрольные точки и ключевые показатели) и автоматически ставить сотрудникам задачи: выполни, проверь, проанализируй. В случае возникновения отклонений информацию можно эскалировать по вертикали управления. Можно разработать разные схемы бизнес-процессов для закупки без конкурсных процедур, запроса котировок цен, конкурсной процедуры.
В системе можно формировать реестр договоров, соглашений и спецификаций к ним.
Для особо продвинутых компаний можно проводить автоматические тендеры напрямую в электронном варианте, вовлекая в бизнес-процессы организации — поставщики товаров и услуг.
.jpg)
.jpg)
Контроль выполнения договоров
После того как решение о выборе поставщика принято, нужен контроль за его выполнением. Нужно следить за процессами расходования денежных средств, потоками доходов и образования стоимости. Чтобы понимать, насколько соответствует плану выполнение договора, или нужно согласовать отклонения. При необходимости в контур автоматизации процессов включается претензионная работа, работа с исками.
В обычной системе сложностью является выделение программы закупок в общей системе учета и состояния по каждому лоту. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет без особых проблем организовать такой учет и отчетность.
В итоге компания получает:
- четкие сроки электронного согласования бюджета, закупочной программы, тендеров и договоров;
- повышение дисциплины на протяжении согласования договора: страхование от потери договора, постоянное информирование о состоянии договора и пр.;
- четкий мониторинг всего состояния дел по договору: взаиморасчеты, акты, внутренняя документация;
- повышение ответственности сотрудников и исполнителей за конечный результат.
Отчетность для исполнителей и контролеров
Для всех участников процесса управления инвестициями разрабатываются ключевые показатели по отдельным тендерам/лотам и всей программе закупок: освоенный объем, отклонение, плановая и текущая потребность в финансировании и любые другие показатели для принятия управленческих решений. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет полностью автоматизировать процессы управления тендерами, закупками и контроль выполнения договоров.
После успешного завершения тендеров компания переходит к этапу управления основными средствами.
Каждому пользователю — своя отчетность из единой базы
Руководителей подразделений, проектов, ЦФО интересует финансирование своей деятельности. С коммерческой службы спрашивают за доходы и дебиторскую задолженность.
Финансовую службу обычно интересует выполнение сводного плана (бюджета) компании за год и отсутствие кассовых разрывов.
Высшее руководство, акционеров и инвесторов интересует рентабельность всей компании, портфель заказов/проектов и управление стоимостью компании. И в этом смысле — чистый денежный поток от портфеля заказов.
Зачастую требуется разработать и специальную управленческую отчетность для заказчиков. Эта отчетность должна готовиться внутренними сотрудниками, или формироваться автоматически (по запросу) самими заказчиками, если им будет предоставлен ограниченный доступ в систему.
Но в случае возникновения отклонений всем хочется докопаться до исходной причины невыполнения плана.
Конечно, можно наладить несколько контуров систем операционного управления и отчетности для разных задач. Но как синхронизировать данные между ними? Оптимально, когда отчетность для всех служб формируется прямо из единой системы управления. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести планирование и первичный учет, загружать данные из внешних систем, а также формировать всю управленческую отчетность и проводить бизнес-анализ.
Контроль эффективности
Но одной финансовой отчетности недостаточно. Нужно видеть, как действия сотрудников ведут компанию к единому интегральному результату: как работники выполняют свои ежедневные и еженедельные нормативы деятельности и как они потом складываются в итоговые результаты работы сотрудника, подразделения, бизнес-единицы.
Идея состоит в том, чтобы связать достижение целей, выполнение работы и расход бюджета в единую систему, ориентированную на результат. Эксперты ИНТАЛЕВ разрабатывают факторы реализации стратегии и определяют для них ключевые показатели эффективности, детализированные вплоть до каждого сотрудника. Подробнее о данной методологии.
Проверка полноты и достоверности отчетности
Благодаря развитым механизмам внутреннего контроля в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно с разных сторон проверить сформированную отчетность и убедиться в ее достоверности.
Гибкость отчетов — 0% кодирования
Разные пользователи предъявляют разные требования к вроде бы схожей по названию отчетности. По одним и тем же отчетам бывает необходимо разработать множество различных отчетных форм: для менеджеров, для финансовой службы, для совета директоров, для инвесторов и пр. При этом требования получателей отчетности бывает сложно предсказать. Необходим инструмент разработки отчетности на лету.
С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» вы можете без привлечения программистов быстро настроить требуемый отчет. Функциональные возможности позволяют настроить вид отчета (список, кросс-таблица, диаграмма), установить группировки, сортировки, условное форматирование и пр.
Из любого отчета можно расшифровать данные, вплоть до первичных.
Отчетность по МСФО
Современным трендом является подготовка управленческой отчетности по стандартам МСФО (или GAAP) или приближенным к ним. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести весь < a href="/services/finance/msfo/">комплекс отчетности по международным стандартам с минимальными трудозатратами. Компания получает отчетность, понятную кредиторам и инвесторам.
С другой стороны, может существовать потребность в управленческих отчетах, формируемых по корпоративным стандартам, отличным от международных. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести отчетность по нескольким стандартам параллельно: массив документов может быть единым, а отчетность разной (в силу различных принципов ее формирования).