Решения для управления проектами
Как разработать такую систему, которая позволит менеджменту синхронизировать данные обо всех составляющих управления проектом? Как течение проекта сделать ровным и поступательным? Как не допустить перерасхода ресурсов? Как своевременно выполнять все работы? Как своевременно получать информацию об отклонениях? Как упреждающе реагировать на эти отклонения? Как автоматизировать проектное управление? Постепенно отечественные компании подходят к внедрению стандартов типа PMBOK для повышения качества проектной деятельности.
Эксперты «ИНТАЛЕВ» создают корпоративную систему управления из нескольких блоков, состав которых зависит от целесообразности и специфики проектной деятельности в конкретной организации:
- Управление работами и их сроками
- Управление ресурсами и подрядчиками
- Управление финансами в проектной деятельности
- Управление документацией, контрактами
- Управление рисками
- Управление процессами проектной деятельности
- Ключевые показатели эффективности проектной деятельности
- Управление стимулированием персонала, занятого в проектной деятельности
Посмотрите, как эксперты «ИНТАЛЕВ» решают важные задачи по управлению проектами (project management). Для автоматизации применяется флагманский продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Составление и корректировка планов
Чтобы выполнять проекты в срок, необходимо управлять сроками проектов по циклу: планирование → оперативный контроль → корректировка сроков. В компании должны быть формализованы процессы планирования, контроля и корректировки планов. Важно, чтобы имеющиеся в системе сроки не были оторваны от реальности (вводились туда с опозданием, без связи с первичными документами), а опирались на конкретные хозяйственные операции.
Управление сроками
Перед тем как организация подпишется выполнять тот или иной проект (заказ), необходимо тщательно проанализировать все прямые расходы на него. Удобно сформировать шаблоны типовых проектов (заказов) со сформированными актуальными нормативами расходов на них. Да, трудно сделать шаблоны на уникальные проекты; но ведь каждый уникальный проект зачастую состоит из нескольких типовых этапов, типового оборудования, типовых работ по его проектированию и монтажу и т.д. Поэтому если коммерческая или сметная служба будут набирать проекты из таких «кирпичиков», то их работа значительно упростится, а точность смет повысится. В дальнейшем может происходить детализация планов и смет проекта. В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно вести нормативы операций для этапов, работ, оборудования и других ресурсов, можно вести типовые шаблоны проектов. И как раз наличие нормативной сметы позволит понять обоснованность конкретной индивидуальной сметы, потому как иной базы для сравнения зачастую просто нет.
В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно вести календари загрузки: персонала, техники, оборудования, — и отслеживать их загрузку.
Ресурсное планирование
Планирование в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» может проводиться в финансовом выражении, а также в натуральном.
Можно осуществлять ресурсное планирование. Тогда в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» вводится календарный план проекта (этап/задача, дата начала, связь с предшественниками, физический объем работ, его распределение по периодам, график предъявления доходов). Как и в других информационных системах управления проектами, формируется полноценный календарный план проекта.
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет интегрировать в себе данные из оперативного и бухгалтерского учета (например, из накладных, актов КС-2, КС-3), а там, где это необходимо, дополнять их в управленческом контуре управленческими данными. Эти данные также могут использоваться для составления или уточнения планов.
Процессы управления составлением и корректировкой сроков
За счет реализации в том же продукте мощной системы электронного документооборота и бизнес-процессов он становится не только формой внесения и базой для сохранения данных. Сотрудники выполняют задачи, которые приходят им в рамках автоматизированных бизнес-процессов. Благодаря этому повышается исполнительская дисциплина и прозрачность по всей вертикали управления проектами. Видны не только итоговые отклонения, а каждые действия, вызвавшие в итоге их. Это также позволяет существенно повысить уровень управления рисками проектов: решать не наступившие авралы, а получать упреждающие сигналы.
Руководитель всегда может получить актуальную информацию о статусе проекта и при желании детализировать его вплоть до первичных документов.
Интеграция ресурсного и финансового планирования
Какие недостатки у традиционно раздельного управления финансами и проектами?
В современной практике управления бизнесом существуют две важные, но при этом абсолютно разрозненные дисциплины: управление финансами и управление проектами. Подавляющее большинство руководителей и специалистов предприятий не используют возможности интеграции данных дисциплин.
В результате этого руководство многих компаний сталкивается с рядом серьезных проблем:
- никоим образом не согласованы методики управления финансами компании и project-менеджмента;
- использование разных программных продуктов для бизнес-планирования, управления работами, сроками и ресурсами проекта и финансового управления — возникает потеря данных и их аналитичности, при увеличении трудоемкости и сроков обработки информации;
- специалисты финансовых служб не понимают язык сотрудников, занятых в проектах, и наоборот;
- высшее руководство компании не может добиться от менеджеров проектов реальной ответственности за показатели окупаемости и эффективности проектов.
Планирование работ и денежных средств в единой системе
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет создать единую систему управления проектами и систему управления финансами. Обычно проект начинается с финансового моделирования основных параметров. Прямо с самого начала эту деятельность можно автоматизировать в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
В случае принятия решения о старте проекта составляется календарный график работ. Для работ указываются ресурсы, их стоимость и требуемое количество.
Полезно, что список требуемых ресурсов (материалов, машин и оборудования, трудовых ресурсов и пр.) для каждого проекта составляется не просто общим списком, как в смете, а в привязке к каждой задаче проекта. Изменение плановых сроков задач сразу отражается на графике потребности в ресурсах. Это называется «объемно-календарное планирование». Сам список ресурсов и их расценки также удобно делать единым классификатором для всей компании.
Стоимость ресурсов по проекту автоматически попадает в систему бюджетирования компании, составляя бюджет прямых (производственных) расходов. Для каждого ресурса могут указываться нормативные или плановые расценки. Также может формироваться график признания доходов по проекту.Итого экономисты автоматически получают план доходов и расходов по проекту, а финансисты — потребность в денежных средствах.
Любые сдвиги «внизу», на уровне натурального планирование, сразу отражаются на изменениях в бюджетах проекта и в целом компании. Когда по проекту начинаются сдвиги сроков, то изменение старта задач автоматически отразится на финансовых бюджетах компании. С другой стороны, можно оптимизировать задачу выполнения проекта, имея фиксированный финансовый план.
Информация по планам обычно вводится напрямую в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», а также может загружаться из сметных и иных программ. В случае корректировки планов бюджеты обновляются автоматически.
В любой момент можно получить отчетность по базовому или текущему плану проекта, объем освоенных средств и выполненных работ.
Попроектный учет и контроль
Необходимо обеспечить полный учет и прослеживаемость всех проектных затрат, вне зависимости от способа их начисления: рабочее время, накладные расходы, себестоимость материалов, включая фиксированные и начисленные расходы, и прочие расходы. Нужно учесть все прогнозируемые и ожидаемые затраты. Для этого могут требоваться многократные пересмотры ранее утвержденных планов.
Вся аналитика затрат должна иметь связь с проектами, фазами и этапами работ, вплоть до декомпозиции на отдельные операции (WBS).
Автоматизация первичного учета на местах, в т.ч. удаленных площадках
Важно организовать и автоматизировать первичный учет прямо на местах, где возникает информация. Для крупных проектно-ориентированных компаний актуальной тенденцией является вовлечение в единую систему собственных подрядных организаций независимо от того, где физически они находятся. Также полезным является перенос точек ввода информации на места возникновения затрат: вовлечение в систему строительных площадок, складов и других мест, где собственно и происходит потребление ресурсов и где нужно осуществлять контроль. Оперативный контроль над потоками ресурсов сводит возможность злоупотреблений и избыточного потребления материалов и трудозатрат к минимуму.
Фактические данные, типа накладных, актов КС-2, КС-3 и т.д., могут загружаться из первичных систем учета (допустим, из систем бухгалтерского учета или файлов MS Excel для удаленных филиалов) или вводиться напрямую. Например, учет рабочего времени обычно автоматизируется напрямую в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Автоматизация проектной бухгалтерии
Создание проектной бухгалтерии может потребовать многих усилий и вызвать отторжение персонала, если собственно учетные операции будут занимать много времени и выполняться неудобным образом. Для этого в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно по возможности автоматизировать напоминания и сам ввод данных. А благодаря веб-интерфейсу ввод возможен из любого места: например, прорабы могут вносить данные со строительных площадок, а творческие работники — из дома или иного места.
Не всегда вся требуемая аналитика есть в бухгалтерском учете. В таком случае гибкие механизмы расширения аналитических признаков и трансляций данных в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяют с минимально возможными дополнительными затратами на учет добавить нужную управленческую аналитику. Отдельной задачей является последующая сверка управленческих и бухгалтерских данных, особенно если в бухгалтерии они еще долго изменяются после завершения отчетного периода.
Лимитирование расходов
Для современных компаний актуальной тенденцией является вовлечение в единую систему собственных удаленных цехов, ферм и предприятий независимо от того, где физически они находятся. Также полезным является включение в систему сотрудников с мест возникновения информации и затрат, прямо с рабочих мест в цехах и на площадках, где собственно и происходит потребление ресурсов и где нужно осуществлять контроль. Оперативный контроль над потоками ресурсов сводит возможность злоупотреблений и избыточного потребления кормов, ветпрепаратов и трудозатрат к минимуму. Но можно наладить не просто контроль, а запретно-разрешительную систему, когда выдача и списание ресурсов (например, корма) осуществляются по нормативам или планам и не больше. В этом случае возможность нецелевого использования практически исключается. Ее можно наладить, только имея сквозной процессный подход: нормирование → планирование → лимитирование → выдача и списание ресурсов. На каждом этапе можно автоматизировать действия сотрудников с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Интеграция с традиционным бухгалтерским учетом
Фактические данные для контроля рентабельности могут поступать в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» из оперативного и бухгалтерского учета (например, из накладных, актов КС-2, КС-3), а там, где это необходимо, их можно дополнять в управленческом контуре управленческими данными. Например, внутренний отдел технадзора может выпускать внутренние акты, фиксирующие объем выполненных и принятых работ в физическом объеме. Таким образом, данные между бухгалтерским учетом и управленческим могут различаться, особенно в части объемов (сумм) и сроков признания доходов и расходов. Также в группах могут существовать внутренние акты о выполнении объемов между структурными подразделениями или юрлицами и особые внутренние (трансфертные) цены.
Гибкие расчеты себестоимости и рентабельности проектов
Следующим этапом расчета себестоимости проекта может быть гибкое многоступенчатое отнесение накладных расходов (аллокация), а также перераспределение расходов с проектов одного вида (внутренних) на другие (внешние, оплачиваемые заказчиками). Важно, что в результате всех этих преобразований не теряется связь между отчетностью и первичным документом. Сами управленческие данные и методы расчета управленческой себестоимости могут отличаться от бухгалтерских или совпадать (полностью или частично).
В итоге в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» формируется оперативная и достоверная информация обо всех затратах, себестоимости каждого проекта и всей проектной деятельности.
Управление стоимостью проектов и портфеля проектов
Для проектных организаций важно контролировать стоимость портфеля. И не столько по оценочным данным внешних компаний, сколько исходя из внутреннего видения будущих финансовых потоков, например, на базе free cash flow.
Планирование стоимости проекта и портфеля проектов
Довольно несложно оценить финансовую модель проекта через показатели NPV — Net Present Value (чистая дисконтированная стоимость), IRR — Internal Rate of Return (внутренняя ставка доходности) и период окупаемости (PP — Payback Period), валовой доход (gross revenue) от проекта и другие показатели. Все эти параметры используются для оценки инвестиционной привлекательности проектов. Это можно реализовать в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Сложнее бывает оценить весь портфель проектов и смоделировать его изменение во времени.
Гибкий анализ стоимости «что если»
Портфель проектов обычно должен принести запланированный объем чистого денежного потока к такому-то периоду. Управление его стоимостью в регулярном режиме показывает, насколько компания идет в рамках заданных финансовых параметров или срок получения поставленной суммы прибыли отдаляется. А может, становится недостижимым. Можно провести корректировку планов: смоделировать, как изменится будущий денежный поток в случае дополнительных инвестиций. Нужно оценить эффективность дополнительных инвестиций в тот или иной проект и возможность их осуществления с учетом общего финансового состояния компании. Помимо финансового моделирования, важно иметь связь с системой ресурсного планирования, которая также реализуется в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», чтобы понимать реальные сроки освоения инвестиций и отдачи от них.
Интеграция проектных данных в единой системе управленческого учета
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет строить финансовые прогнозы и модели, интегрируя детальные проектные планы с менее подробными финансовыми планами и еще менее детальными финансовыми прогнозами. Фактически в компании возникает несколько бюджетов: на несколько лет вперед укрупненный и более детальный (обычно на год).
Отчетность для руководства может быть настроена в нескольких видах: как контрольные показатели (KPI, КПЭ) или в виде более детальных табличных форм.
Говорит начальник управления ИТ ООО «СМХ» (строительство буровых установок) В. А. Качало: «Особенности нашей деятельности таковы, что планирование и учет мы осуществляем в разрезе объектов выполненных работ. До момента внедрения "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент" мы не могли оперативно получать плановые и фактические данные по выручке, а главное — по себестоимости выполняемых работ, что существенно ослабляло контроль затрат и зачастую приводило к росту цен на выполняемые работы. К счастью, эта проблема для нас решена. Мы получили эффективный инструмент для управления рентабельностью как компаний-дочек, так и холдинга в целом».