Платежный календарь

Программно-методический комплекс "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы" + "ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005" предоставляет пользователям усовершенствованный инструмент управления денежными потоками "Платежный календарь".

Процесс управления денежными потоками в организации любого масштаба можно разделить на две важные составляющие – одна из них выражена простым афоризмом – "Время - Деньги", вторую составляющую этого процесса выразил А.Давидович – "Власть – от Бога, а иерархия – от власти". Программно-финансовый инструмент Платежный календарь позволяет решить эти важные задачи, связанные с процессом управления деньгами.

Процесс управления денежными потоками в средних компаниях или больших холдингах, не имеющих четкой финансовой структуры с жестко определенными центрами финансовой ответственности (ЦФО) и регламентированным документооборотом напоминает многорукого монстра, когда левая рука не ведает, что творит правая. Иначе обстоит дело в компаниях и холдингах с методически правильно построенной финансовой моделью, с четко распределенными ЦФО, их правами и обязанностями. Используя решение "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы" + "ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005" Платежный календарь такие компании, закрепят достигнутые результаты и создадут условия для дальнейшего роста своих экономических показателей.

В практических финансовых операциях суммы денег в зависимости от их назначения или происхождения всегда связываются с конкретными моментами или периодами времени. Инструменты платежного календаря позволяют связать их также с центрами финансовой ответственности. Ценность платежного календаря для практических финансовых операций в установлении связи между денежными потоками, конкретными моментами или периодами времени и назначением или происхождением денежных сумм. Функционал Платежного календаря может быть использован в различных областях управления финансами предприятия, например: заявки на использование денежных средств подотчетными лицами, планирование и контроль дебиторской и кредиторской задолженностей, внутрихолдинговые расчеты, лизинговые операции, инвестиционные проекты, ипотечное кредитование и другие операции.

Демонстрируя примеры использования Платежного календаря в управлении денежными потоками организации, будем рассматривать компанию или холдинг с двухуровневой финансовой структурой. На верхнем уровне финансовой структуры этой компании – Финансовая служба холдинга во главе с финансовым директором (далее – просто Финансовая служба), на нижнем уровне – компании-подразделения холдинга с ответственными по каждому подразделению (далее – просто ЦФО). На практике финансовые структуры имеют более сложное построение и решения финансовой службы могут утверждаться на более высоком уровне, например, Центра Инвестиций, также и подразделения-ЦФО могут иметь в своем составе ЦФО более низкого уровня. Для понимания практического использования Платежного календаря мы выбрали именно те уровни финансовой структуры, на которых могут приниматься и принимаются административные решения о движении денежных средств в организации и тех ответственных, которые принимают такие решения.

Рис. 1 Пример финансово-функциональной структуры

Рассмотрим простой процесс, существующий во многих компаниях - заявки на использование денежных средств от подотчетных лиц. Чтобы потратить деньги, например, на оборудование сначала надо их получить. Чтобы деньги получить, исполнитель сначала обращается к своему непосредственному начальнику, тот в свою очередь обращается к начальнику вышестоящему. Когда на всех уровнях получено согласие, выдаются деньги. Для структурно организованных компаний с налаженным документооборотом характерен такой поэтапный процесс движения документов: Заявка исполнителя – Утверждение Заявки непосредственным начальником – Утверждение Заявки финансовым директором. Такой процесс в различных вариантах существует в большинстве компаний. Первым инструментом Платежного календаря в данном случае выступит проформа "Заявка на использование денежных средств". Такой документ заполнит исполнитель, чтобы обозначить необходимость в деньгах. Ниже приведены реквизиты этого документа.

Табл. 1 Реквизиты проформы "Заявка на использование денежных средств"

Проведение проформы "Заявка на использование денежных средств" осуществляется по показателю "Платежный календарь". В данном случае используется не обычная проводка – Дебет – Кредит, а аналог проводки по забалансовому счету, когда указывается только либо Дебет, либо только Кредит. В роли забалансового счета выступает показатель "Платежный календарь", на котором будут учитываться суммы из проформы "Заявка на использование денежных средств".

Табл. 2 Реквизиты документа "Реестр утверждения заявок на денежные средства"

Рис. 2 Пример финансово-функциональной структуры

В результате процесс утверждения использования обозначенной суммы проходит три уровня – три сценария – "Заявка", "Утверждение заявок руководителем ЦФО", "Утверждение заявок финансовым директором".

Рис. 3 Процесс утверждения заявок

Рис. 4 Общая схема процесса утверждения заявок

Автоматизированные функции управления денежными потоками упрощают стандартизацию, интеграцию и контроль бизнес-процессов в масштабах и средней компании и большого холдинга. Управление текущими счетами на уровне финансовой службы холдинга дает более ясное представление о состоянии ликвидности его подразделений. Это помогает избежать одновременных операций привлечения денежных средств для покрытия дефицита средств одного подразделения и размещения избытка другого, что снижает издержки, связанные с транзакциями. Решение позволяет определять лимиты использования денежных средств и ставить эти лимиты в зависимость от других показателей деятельности компании. Концентрация операционной деятельности создает прямой доступ к информации о платежных операциях всего холдинга, а также обеспечивает оптимальный контроль ликвидности. Платежный календарь "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы" + "ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005" также позволяет избежать потерь, связанных со сроками перечисления денежных средств внешними контрагентами, сократить банковские комиссии при осуществлении внутренних расчетов. В случае дефицита денежных средств для покрытия текущих обязательств отдельными подразделениями, финансовая служба обеспечивает поддержание их платежеспособности. В то же время более высокая эффективность операций, полученная за счет централизованного управления, позволяет сократить затраты и получить преимущества, связанные с увеличением процентных ставок на внешних денежных рынках. Консолидированные остатки по подразделениям холдинга могут обеспечить реализацию ранее недоступных инвестиционных проектов, которые принесут больший процентный доход. Повышение эффективности денежных потоков будет способствовать улучшению финансовых показателей холдинга и его кредитного рейтинга на финансовом рынке. В современной глобальной экономике с высоким уровнем конкуренции решение "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы" + "ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005" создает условия для роста экономических показателей российских компаний.