10 советов Финансовому директору о том, как выбрать решение для автоматизации финансов

Группа компаний «ИНТАЛЕВ» уже более 20 лет помогает российским компаниям создавать качественное финансовое управление. Секрет успеха сложился из трех главных составляющих: методология, программный продукт для автоматизации и обучение пользователей. Говорю я сейчас об этом не ради «красного словца». Рекомендации, которые вы прочтете далее, сложились из многолетнего проектного опыта компании и я надеюсь, что вы найдете для себя эту статью полезной.

Давайте начнем с небольшого примера. Крупная компания-ритейлер. Бюджетирование ведется в Excel , и несмотря на наличие самописной системы OLAP (из которой для планирования и формирования отчетности периодически выгружаются данные, для чего к финансовому отделу прикреплен отдельный программист), данные плана и факта встречаются в сложной системе сводных таблиц. При изменении формата отчетности (добавления какой-нибудь строки) необходимо обновлять таблицы и выверять все формулы. В один прекрасный момент количество строк и формул в таблицах зашкалило, и Excel просто не смог открыть очередную таблицу… Нет, все, конечно, починили, и все заработало. Но компания задумалась о качественно новом уровне автоматизации своих процессов.

Автоматизация финансового управления

Автоматизированное решение может охватывать различные аспекты системы управления финансами компании:

• Бюджетное планирование: отвечает за формирование финансовых планов компании на основе стоящих перед ней целей и контроль их выполнения.
• Управленческий учет и отёчность: отвечает за формирование фактических данных о хозяйственной деятельности компании, а также дает информацию для анализа выполнения плана и достижения компанией поставленных целей.
• Платежный календарь: предназначен для оперативного планирования денежных потоков и контроля ликвидности компании.
• Финансовая модель договоров: дает возможность планирования начислений и платежей в привязке к договорам с контрагентами и возможность контроля взаиморасчетов в привязке к договорам.
• Управление инвестиционной деятельностью: позволяет планировать и контролировать ход инвестиционных проектов самого разного уровня, от покупки отдельных объектов основных средств до приобретения компаний и целых групп.
• Учет и отчетность по международным стандартам (например, МСФО, ОПБУ США): позволяет получить прозрачную отчетность для подготовки компании к корпоративным сделкам и получению доступа к международным финансовым рынкам. Кроме того, соответствие отчетности требованиям МСФО предусматривается для некоторых компаний на законодательном уровне.

Многие современные информационные системы позволяют объединить все эти функциональные блоки в рамках одного интегрированного решения. Посмотрите, для примера, каким функционалом обладает «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7». В то же время, автоматизация отдельных аспектов деятельности может потребовать специфических решений и дальнейшей интеграции с автоматизированной системой управления компании.

Решение по управлению финансами обычно внедряется в форме проекта с определенными сроками, бюджетом и командой проекта. Для повышения управляемости проекта его рекомендуется разбить на блоки например, по функциональным областям:

• Бюджетное планирование;
• Управленческий учет;
• Оперативное управление финансами и платежный календарь;
• Учет и отчетность по МСФО;
• Управление договорами, и т. д., по всем блокам системы управления финансами, включенными в рамки проекта.

Сегодня на рынке представлены программные решения от различных производителей, способные удовлетворить потребности компаний разного размера, отраслей, с различными организационными структурами и самыми разными целями. Каким же образом подойти к выбору программного решения, подходящего именно вашей компании?

10 рекомендаций как выбрать решения для автоматизации управления финансами

Для выбора решения компания должна сопоставить предлагаемые на рынке варианты и выбрать из них оптимальный. И оптимальный вариант не всегда будет означать минимальную цену собственно программы. Ниже я приведу десять основных рекомендации, которые могут помочь при решении этой задачи.

1. В основе решения лежит методология, адаптированная под нужды компании. Часто можно встретить коробочные решения, предоставляющие возможность установить программный продукт и сразу начать работать в нем. Однако отражает ли заложенная в нем методология специфику деятельности и цели компании? Способность поставщика программного решения разработать либо адаптировать методологическое решение исходя из требований компании-клиента и автоматизировать его, таким образом, предоставляя клиенту законченное программно-методологическое решение, отвечающее всем его требованиям, может стать ключевым при выборе решения. Ведь автоматизация должна служить достижению целей компании, не так ли?
2. Соответствие функционала рассматриваемого решения задачам компании. Предоставляемые рассматриваемым решением технические возможности должны помогать компании решать ее задачи наиболее простым и эффективным путем, отражая при этом специфику ее деятельности. Возможность реализации нестандартных процессов, документов, отчетов под нужды компании – важный вопрос, на который стоит обратить внимание.
3. Прозрачная взаимосвязь компонентов решения и пользователей. В этом аспекте предпочтительны решения, предполагающие реализацию системы управления финансами при помощи автоматизированных процессов, ход выполнения которых можно централизованно контролировать.
4. Легкость настройки и внесения изменений. Получив настроенный программный продукт, компания должна иметь возможность легко вносить изменения в настроенную модель, поскольку трудоемкость изменений стоит денег (необходимость поддержания/привлечения штата программистов, длительные доработки), так и повышает риск возникновения ошибок. В этом смысле стоит обратить внимание на системы, позволяющие делать настройку без необходимости программирования.
5. Совместимость решения с другими автоматизированными системами компании. Внедряемое решение по управлению финансами должно уметь взаимодействовать с другими информационными системами компании, например, системой производственного планирования и учета или системой управления складом.
6. Аппаратные требования. Автоматизация системы управления может потребовать дополнительных вложений, связанных с обновлением парка компьютеров, приобретением серверов, налаживанием качественных каналов связи. В этой связи стоит также рассмотреть возможность альтернативных подходов, например, аутсорсинг ИТ функции или ее части, а также предлагаемые облачные решения.
7. Услуги квалифицированного обучения сотрудников компании – создание внутреннего центра компетенций. Болезнь или увольнение квалифицированного программиста, поддерживающего решение, может стать критичным для работоспособности системы управления в целом. В этой связи вопросы подготовки кадров и обучения не менее важны, чем вопросы простоты настройки и поддержки решения силами функциональных специалистов компании.
8. Стоимость внедрения решения. Стоимость решения, как правило, складывается из стоимости собственно программного «ядра», лицензий и настройки/доработки. При оценке требований к решению нужно учитывать, какое количество пользователей будет работать в созданной системе и какой функционал должен быть им доступен, а также комплекс вопросов, связанных с расходами на внедрение.
9. Каковы расходы поддержку решения? После внедрения решение нужно будет поддерживать и оперативно разрешать возникающие вопросы, а также обновлять программное обеспечение. Как правило, поставщик решения может предоставлять услуги по технической поддержке за дополнительную фиксированную плату. Обязательно озаботьтесь вопросом стоимости поддержки системы.
10. Поддержка мобильных решений. В современных условиях возможность работы «на ходу» получение информации и оперативное принятие решений становятся особенно актуальными. Поэтому возможность работы с решением удаленно (через интернет-браузер или с мобильного устройства при помощи специального приложения) может стать важным критерием при выборе решения.

Резюме

Когда компания сталкивается с необходимостью выбора информационной системы для автоматизации системы управления финансами, для нее важно оценивать все существенные аспекты предлагаемых решений, рассматривая их в комплексе, как программно-методологические решения, ориентированные достижение целей, которые компания ставит перед собой.

Посмотрите, как с помощью программно-методического комплекса «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7» можно создать прозрачное и эффективное управление финансами >>>