Внедрение системы KPI. Какие вопросы волнуют топ-менеджеров

Александр Тыщенко, эксперт и спикер мероприятий академии менеджмента ИНТАЛЕВ ответил на популярные вопросы, с которыми приходят руководители российских компаний на мастер-класс «5 шагов к работающим KPI. Как повысить эффективность бизнеса». 

Решит ли все проблемы в компании внедрение системы управления на базе KPI?

Система KPI - это лишь один из инструментов для построения эффективной системы управления. Можно ли одним топором построить дом? Да, можно. Но это будет долгий и неэффективный процесс. Для оптимизации строительства необходимо использовать и другие инструменты. Можно ли построить дом без топора? Да можно, но это тоже будет неэффективно. Необходимо использовать как можно больше инструментов для оптимизации процессов управления предприятием.

Можно ли построить эффективную систему стимулирования персонала без разработки системы KPI?

Построить можно, но будет ли она работать? Будет ли она стимулировать персонал выполнять поставленные перед ним задачи? Система стимулирования на базе KPI не раз доказала свою состоятельность и эффективность. Но нужно соблюдать осторожность, неумелые действия с топором могут привести к тому, что мы вместо того, чтобы построить дом, лишимся важной для нас части тела. При создании системы стимулирования важно соблюдать поэтапность и максимальное вовлечение сотрудников в разработку, обсуждение и утверждение новой системы стимулирования. Правильный подход позволяет не только снять эффект неприятия работников к нововведениям, но и настроить их на ожидание новой «справедливой» системы вознаграждения за труд. Поэтому важно участие в такого рода проектах не только экономистов, аналитиков, программистов, но и сотрудников HR подразделений.

Можно ли начинать проект по разработке KPI, если нет четко сформулированной цели?

Без четко сформулированной цели не должен начинаться ни один проект. В основе дерева KPI лежит интегральный результат - цель деятельности компании. Именно от интеграла начинается построение дерева показателей, «расшивка» целей для остальных сотрудников кмпании. Перед началом разработки системы управления по KPI следует провести стратегическую сессию, на которой необходимо:

• утвердить миссию компании;
• выработать/обновить цель на среднюю и дальнюю перспективу;
• определить стратегию достижения поставленных целей.

Как донести до собственника необходимость внедрения системы управления на базе KPI?

«Вода камень точит». В некоторых случаях переговоры по формированию технического задания для проекта затягивается на несколько лет. Важно понимать, в какой стадии развития находится компания, сколько трудовых и финансовых ресурсов потребуется на реализацию проекта и что это даст на выходе.

Необходимо признать и то, что из-за менталитета российский предприниматель скорее «наломает дров» и «набьет шишек» сам, чем обратиться к профессионалам/консультантам. В России тратится в 30 раз (!) меньше средств на консалтинг, чем в США. Не удивительно, что у них эффективность предприятий значительно выше, чем в России.

Почему не реализуются проекты по внедрению системы управления через KPI?

• Нет четко сформулированных целей, видения, миссии компании;
• Сопротивление менеджмента, который привык жить в условиях «мутной водицы», отсутствия плановых показателей и ответственности за их достижение;
• Отсутствие заинтересованности собственника в реализации проекта: «что то делать надо, попробуем, ну а там посмотрим…»
• «Мозаичность» в подходе к выработке KPI, когда идет описание ключевых показателей деятельности по подразделениям, а потом пытаются «слепить» это в единую систему. При таком подходе часто в зону ответственности конкретного исполнителя не попадают показатели, находящиеся на «стыках» между подразделениями, либо за один и тот же показатель назначают ответственным двух и более сотрудников (по факту никто не отвечает). Именно эти точки и являются «узкими горлышками» в компании и точками серьезных потерь. Важен комплексный подход к разработке системы KPI, от интеграла до показателя самого низшего уровня.

В течении какого срока можно разработать и внедрить систему KPI?

Ключевой этап проекта длится 4-12 недель. Правильно разработанная система KPI в привязке к системе материального стимулирования является самосовершенствующейся развивающейся системой. Если сотрудник заинтересован в выполнении плановых ключевых показателей, он старается разложить факторы на более низкие уровни, наладить за ними контроль, либо делегировать ответственность на подчиненных, сопряженные подразделения. Формируются регламенты, положения, приказы, позволяющие контролировать процессы. Дерево показателей «разрастается». Усилия сотрудников направляются на «узкие места», туда, где идут основные потери, после «расшивки» которых появляются новые, требующие очередных мероприятий по исправлению ситуации.