Удовольствие от эффективных процессов

Что такое процессная структура? Это совокупность бизнес-процессов, каждый из которых предназначен для получения какого-либо результата, используемого затем для получения следующего результата на дальнейших этапах и более высоких уровнях. Данная структура должна обеспечить, в конечном счете, достижение общих целей компании. Таким образом, структура процессов определяется структурой дерева целей предприятия.

Процессное управление сегодня — вероятно один из немногих способов для компании оставаться конкурентоспособной. Процессный подход заставляет менеджеров компании обратить внимание на взаимодействие (транзакции) участников процессов, так как в силу неопределенности процессов происходят наибольшие потери информации и времени, напрямую ведущие к финансовым потерям. Формализация и автоматизация процессной структуры даст возможность достижения общих целей компании, при этом самым эффективным способом. Не будем забывать и то, что наличие структурированной и формализированной управленческой системы — один из основополагающих элементов такого понятия, как корпоративная культура компании.

Для того чтобы проводить серьезную аналитическую работу по эффективности бизнес-процессов и его оптимизации, необходим материал для проведения такой аналитики. «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» — это тот программный продукт, который обеспечит решение этой задачи.

Создание этого программного продукта продиктовано жизненной необходимостью — потребностями сотнями наших клиентов. Основным предназначением «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» является автоматизация документооборота и бизнес-процессов. Продукт не имеет отраслевой специфики и может применяться в организациях различных направлений деятельности и форм собственности.

В основу построения программы положен принцип конструктора. Все настройки выполняются визуально без кодирования, поэтому внедрением могут заниматься предметные специалисты. Возможна разработка собственных схем выполнения бизнес-процессов, с автоматической проверкой корректности.

ФУНКЦИОНАЛ И АВТОМАТИЗИРУЕМЫЕ ЗАДАЧИ

Электронный архив

Строится корпоративное хранилище документов и информации. Есть возможность монопольного доступа к документам, чтобы избежать коллизий при многопользовательской работе с одним документом, при этом всегда можно узнать, кто именно редактирует документ. Все изменения документа сохраняются в виде его авторизированной версии, всегда можно понять кто, когда и какие изменения внес в документ.

Обеспечивается построение любой структуры хранимой информации с установлением ограничений на размеры и типы хранимых файлов.

Документооборот

• Обеспечивается автоматизация канцелярии и/или делопроизводства.
• Широкая система поиска по автору документа, дате, названию (либо какой-то известной его части), по содержанию, по установленным меткам или отдельно выделенным дополнительным свойствам документа и т. д.
• Разграничение прав доступа к папкам, документам и информации, прописанной в бизнес-процессах, что делает информационное пространство прозрачным и управляемым для собственника и топ-менеджмента.

Функциональная система безопасности

Существует несколько режимов безопасности,  реализованы «роли», которые присваиваются пользователям системы и дают возможность установить права на просмотр, редактирование и удаление документов. Пользователи включаются в группы или роли безопасности, а права на доступ даются уже ролям. По всем настройкам системы безопасности программный продукт позволяет формировать различную отчетность.

Управление бизнес-процессами

Реализовано Workflow — потоки задач и потоки информации. Отличительной особенностью продукта является то, что он позволяет не только проанализировать и настроить уже существующие бизнес-процессы, но и оптимизировать их. Настроенная таким образом система способна автоматически обеспечивать движение и обработку информации, контролировать исполнение поставленных задач, производить анализ эффективности бизнес-процессов. При проектировании процессов можно использовать объекты программы (документы, справочники, пользователей) или внешние файлы, «завязывая» их в схемы бизнес-процессов.

Автоматический контроль сроков

Автоматически выдается предупреждение о приближении срока выполнения задач. В свою очередь, владелец процесса автоматически получает информацию в том случае, если задача все-таки была просрочена.

Эффективность выполнения процессов

Программа обеспечивает полную статистическую отчетную информацию по разной степени детализации не только о протекающих, но и уже завершенных бизнес-процессах. Отчеты выводятся в табличном и графическом виде. Данные также представляются в гиперкубе, с формированием OLAP-отчетности.

Координация деятельности

Снижается время принятия и исполнения решений, потому что участники процесса обладают достаточным объемом корректной и своевременной информации. С помощью автоматизации бизнес-процессов можно описать в необходимом объеме задачу и контролировать срок ее выполнения. Таким образом, повышается дисциплину исполнения и минимизируется влияние человеческого фактора. А это уже как следствие позволяет добиться роста производительности труда.

В программе также предусмотрено большое количество дополнительных полезных функций, которые позволяют проводить глубинную детализацию и аналитику основного функционала, с использованием новейших технологий (OLAP-анализ данных, UML, XML).

«ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» функционирует на платформе «1С: Предприятие 8.0». При этом программный продукт может работать самостоятельно или в интеграции с контурами управленческого и бухгалтерского учетов. Также «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» может поставляться как самостоятельный продукт или как модуль в составе программно-методического комплекса «ИНТАЛЕВ 2005».

ПРЕИМУЩЕСТВА

Сегодня на рынке уже существуют программы, в которых сделаны шаги в направлении реализации названного функционала, но преимуществами «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» являются:

• отсутствие отраслевых ограничений;
• использование мировых стандартов проектирования бизнес-процессов (в формате UML) и обмена схемами бизнес-процессов (в формате XML);
• отсутствие двойного ввода данных за счет интеграции с учетной системой «1С: Предприятие 8.0» (программный продукт может работать в интеграции и с другими учетными системами);
• возможность обмена при помощи компоненты УРБД (управление распределенными базами данных);
• WEB- интерфейс;
• возможность интеграции документов с бизнес-процессами, системой бюджетирования и функционально-стоимостным анализом;
• наличие многофункциональной системы для поддержки информационной безопасности;
• программа построена как конструктор, имеет в себе мощные возможности настройки (проектирования) документов, отчетов, процедур под конкретные требования менеджмента компании;
• качественная поддержка внедрения, предоставление пользователям доступа к новым релизам ПО.

Модель компании можно сравнить с отпечатками пальцев: на всех есть линии, но рисунок каждого уникален. «ИНТАЛЕВ: Документооборот: 2005» - это та автоматизированная система процессного управления, которая позволит создать единственную и неповторимую схему ведения бизнеса отдельной компанией. Такая  гибкая  и динамичная структура обеспечит быстрое и качественное удовлетворения потребностей клиента, а это в свою очередь гарантирует успех компании.

Источник: Журнал «Корпоративные системы» №3, 2006