Внедрение «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» в компании «Холидэй-Инвест»

Компания «Холидэй-Инвест» была создана в 2006 году с целью централизованного финансового, юридического и методологического управления инвестиционными проектами и рентабельными бизнесами одной группы собственников. Основными потребителями услуг являлись члены группы компаний. Результатом работы послужила функционирующая система финансового управления среди участников холдинга.

Изначально учет в каждом отдельном предприятии холдинга велся с использованием программных средств 1С 7.7, и причин отказываться от продуктов компании 1С не было. Однако планирование и обобщение финансовых результатов проводилось вручную в Excel. Во-первых, это занимало много времени для формирования отчетов; во-вторых, было сложно отследить изменения на конкретную дату; в-третьих, каждый отчет формировался отдельно. Итог: система слабо помогала в оперативном управлении. Кроме того методика планирования была директивной «сверху вниз», что не позволяло учитывать специфику деятельности каждого отдельного предприятия, подразделения.

Для решения проблем со структурированием и объединением всего свода информации, как известно, существует много методов, один из которых – управление с помощью бюджетов. Однако теоретические знания имеют мало общего с конкретным воплощением. Поэтому, не обладая должными навыками практического использования какого-либо метода, мы обратились к услугам консультативно–внедренческой фирмы «ИНТАЛЕВ», в первую очередь, за реальной методикой.

Следующим этапом стал выбор программного обеспечения, на котором будет реализованная методика. Наши требования к нему были несложными, но емкими:

• близость ПО к современным бухгалтерским программам;
• оперативность отражения информации;
• возможность построения произвольных систем учета;
• легкость адаптации ПО.

Наиболее полно удовлетворил этим требованиям «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» серии «Стандарт». На момент приобретения наличие функционала электронного архива документов и построения бюджетных моделей было исчерпывающим решением наших проблем. Этим ПО мы пользуемся и в настоящий момент.

Внедрение программного продукта осуществлялось нами самостоятельно с сентября 2008 года неразрывно с введением методики бюджетного управления в 3 этапа.

• Первый этап – сбор фактической информации, построение бюджетной модели.
• Второй этап – настройка программного продукта (настройка способов сбора фактических данных, разработка стандартных отчетов руководителей, а также способов отражения плановых данных)
• Третий этап – обучение сотрудников работе в программе и объяснение новых функциональных обязанностей.

К слову сказать, каждый этап сопровождался своими трудностями. В первую очередь, они касались изменения сознания руководящих сотрудников, поскольку от их адекватного восприятия полезности и необходимости бюджетного управления зависел успех внедрения. Для устранения этого препятствия были разработаны внутренние методические материалы и проводился ряд семинаров с объяснением сути методики внедрения и преимуществ, которые получит каждый руководитель, когда будет получать информацию в необходимом ему ключе.

Возникающие технические сложности не вызывали проблем – у компании «ИНТАЛЕВ» слаженная служба технической поддержки, которая позволяет оперативно устранять возникающие вопросы.

На сегодняшний день число лиц, использующих модули «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», достигает двух десятков человек. Это рядовые бухгалтеры общества, экономисты и руководители. В ближайших целях есть желание вовлечь в процесс управления и сотрудников – источников плановой и фактической управленческой информации, чтобы разгрузить административную часть компаний.

По итогам работы прошедшего полугодия можно назвать основные преимущества ПО «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», по сравнению с предшествующими методами:

• многомерность информации – все хозяйственные операции представлены в таком количестве аналитических разрезов, в каком нам требовалось;
• оперативность – позволяет отслеживать движение финансовых потоков от момента создания заявки на использование средств до их оплаты;
• простота в использовании – продукт настолько эргономичен и согласован со стандартами 1С, что позволяет производить настройки даже плохо подготовленному пользователю.

В дальнейшем нами планируется вовлечение всего объема предлагаемого функционала ПО «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Это, в первую очередь, реализация средствами ПО бизнес-процессов, что потребует автоматизации дополнительных рабочих мест.