Постановка и автоматизация системы управленческого учета и бюджетирования

Справка о компании-заказчике

ЗАО «Агро-Фин» (Коченевская птицефабрика) является управляющей компанией по отношению к ряду предприятий, расположенных в городе Новосибирске и на территории Новосибирской области.

ЗАО «Коченевская птицефабрика» занимается выращиванием цыплят-бройлеров на мясо, переработкой выращенного мяса и производством полуфабрикатов из мяса цыплят-бройлеров для дальнейшей его реализации в магазинах города Новосибирска, Новосибирской области и других регионах. В настоящее время на птицефабрике производится 28 наименований различной мясной продукции. При этом постоянно ведутся работы по увеличению ассортимента выпускаемых изделий.

ЗАО «Коченевская птицефабрика», входит в тройку крупнейших предприятий этого профиля в Новосибирской области.

Цели проекта

• Получение оперативной финансовой информации о состоянии дел на птицефабрике;
• Оперативное сравнение бюджетных (плановых) и фактических данных;
• Получение адекватных и объективных данных о затратах отдельных подразделений;
• Точный контроль текущего состояния расходов денежных средств.

История взаимоотношений

Составление бюджетов предприятия проводилось с использованием таблиц Excel. При этом очень значимым недостатком разработки бюджетов в таблицах Excel была высокая трудоемкость их составления. Особенно это проявлялось при планировании процесса выращивания цыплят бройлеров.

Основным недостатком ведения бюджетирования в Excel была сложность сопоставления и контроля за исполнением бюджетных показателей при сравнении с фактическими данными.

Исходя из целей проекта, было принято решение о приобретении для бизнес-планирования и учета фактических результатов в ЗАО «Коченевская птицефабрика» программного продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004», работающего на платформе 1С: предприятие 7.7. Одновременно было принято решение о привлечении консультантов со стороны компании «ИНТАЛЕВ» для постановки бюджетирования и управленческого учета на предприятии.

По словам заместителя директора по экономике ЗАО «Агро-Фин» Мякшина Александра Викторовича, при принятии решения о привлечении консультантов учитывалось следующее: «хотя, внешне вариант самостоятельного внедрения дешевле, необходимо учитывать, что на освоение технологии работы в программе и собственно технологии планирования может уйти довольно много времени, сил и средств. Зачастую внедрения собственными силами длятся довольно долго, а результат руководству компании хотелось бы увидеть побыстрее.

Кроме того, стоит учитывать тот факт, что затраты труда сотрудников на само внедрение это тоже затраты. Привлекло то, что вариант с привлечением консультантов - это, во-первых, экономия времени, во-вторых, сторонние консультанты являются подготовленными экспертами в предметной области и обычно имеют четкую последовательность действий при внедрении. В-третьих, эти специалисты нацелены на проект и не отвлекаются на исполнение прочих обязанностей (как сотрудники, своими силами внедряющие систему планирования), в-четвертых, со стороны зачастую виднее слабые места в организации предприятия и проще преодолевать существующие организационные барьеры».

Работа по внедрению системы бюджетного управления и управленческого учета на базе ПП «ИНТАЛЕВ» была начата в 2004 году и полностью завершена в 2007 году на двух предприятиях холдинга:

• ЗАО «Коченевская птицефабрика»
• Ресторанный комплекс «Бир Хофф»

Особенности проекта

Опыт внедрения системы бюджетирования и управленческого учета на ЗАО «Коченевская птицефабрика», как пример, во многом интересен в связи со следующими особенностями данного предприятия:

• Большое число подразделений основного и вспомогательного производства.
• Продолжительность во времени основного технологического процесса от его начала до момента получения готовой товарной продукции, что приводит к необходимости планирования и учета результатов на различных этапах технологического цикла, как в конечных, так и в промежуточных показателях.
• Несовпадение периода производства от момента начала технологического процесса до его окончания с календарным отчетным периодом (месяц). При этом основной технологический процесс подразделяется на ряд «подциклов», которые протекают параллельно, частично начинаются до момента начала отчетного периода и частично заканчиваются в следующих отчетных периодах.
  • ЗАО «Коченевская птицефабрика» представляет собой классический центр затрат и не занимается реализацией произведенной продукции.

Содержание работ по проекту

1. Построение финансовой структуры
   На основании выделенных в организационно-производственной структуре внутрихозяйственных подразделений были образованы центры финансовой ответственности.
   
   
2. Создание бюджетной структуры, характеристика основных бюджетов
   После разработки финансовой структуры предприятия и определения типов ЦФО была разработана бюджетная структура предприятия, которую условно можно подразделить на три группы бюджетов:
   
   
   • Натуральные и натурально-стоимостные бюджеты;
   • Бюджеты доходов и расходов;
   • Бюджеты движения денежных средств.

Для каждого ЦФО в соответствии с его типом установлены соответствующие ему бюджеты и разработан набор планируемых показателей.


3. Применение управленческого плана счетов и двойной записи
   Управленческий план счетов, применяемый на ЗАО «Коченевская птицефабрика», сформирован на основе российского плана счетов и увязан с рабочим планом счетов, принятым в учетной политике бухгалтерского учета предприятия.
   
   Каждому счету присвоена аналитика ЦФО, что позволяет вести управленческий учет в разрезе ЦФО в соответствии с утвержденной финансовой структурой.
   
   Применение метода двойной записи позволяет обеспечивать в процессе составления бюджета соответствие планируемой величине активов, т.е. ресурсов предприятия, величины пассивов, т.е. источников и обязательств. В результате достигается балансовое обобщение планируемых хозяйственных операций, выражаемое в форме бюджета по балансовому листу.
   
   
4. Формализация процесса бюджетирования и разработка регламентов бюджетирования
   Для обеспечения процесса бюджетирования разработаны первичные документы планирования.
   
   Форма первичных документов планирования, порядок работы с ними, сроки подготовки и сдачи в плановый отдел предприятия предусматриваются в «Регламентах планирования» разрабатываемых на предприятии для каждого ЦФО.
   
   
5. Формализация и унификация бухгалтерского учета, установление правильных учетных схем
   Работа по формализации бухгалтерского учета заняла в общей сложности наибольшее время, что было связано с определенными внутренними проблемами предприятия в области бухгалтерии.
   
   Для того чтобы добиться поступления первичной информации в бухгалтерию предприятия в установленные сроки и регулярного отражения этой информации в учетных регистрах, пришлось доработать детальный документооборот первичных документов бухгалтерского учета.

Результаты проекта

• Создана автоматизированная система составления различных видов бюджетов, отражающих движение финансов предприятия, как по предприятию в целом, так и по его отдельным производственным подразделениям и видам деятельности.
• Создана автоматизированная система по составлению бюджетов (с периодичностью в 1 день), которые отражают основной технологический процесс, как в целом по предприятию, так и в отдельных производственных подразделениях, задействованных на различных этапах технологического процесса, что позволяет контролировать как конечные, так и промежуточные показатели деятельности.
• В результате использования возможностей заложенных в ПП «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004» по переносу данных из бухгалтерии налажено оперативное сопоставление фактических данных с планируемыми показателями бюджетов, достигнута высокая степень прозрачности данных управленческого учета.
• Разработана система оперативных отчетов для руководства предприятия и собственников в виде системы таблиц, графиков, диаграмм для целей принятия правильных управленческих решений.

Эффекты проекта

• Сокращение времени сотрудников на внесение плановых данных, вследствие автоматического планирования части показателей
• Исключение двойного ввода данных
• Сокращение времени сотрудников на составление отчетности
• Получение базы данных, в которой хранится вся информация о финансовом состоянии компании
• Планирование деятельности, производства, продаж и затрат на каждый день планируемого периода
• Составление планов производства готовой продукции на различных технологических этапах производственного цикла с разбивкой планируемых производственных показателей вплоть до дня. Например, очень важно было контролировать рост массы цыпленка в течение каждого дня его жизни. Возможности программы «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004» позволили решить эту проблему.
• Оперативность в получении достоверных отчетов о текущем состоянии компании
• Оперативность в предоставлении руководству и собственникам отчетов в удобном для них виде
• Оперативное и достоверное сравнение плановых данных с фактическими, в связи с чем, появилась реальная возможность принятия эффективных решений о стратегии и тактики действий компании на рынке

На сегодняшний день все основные показатели работы предприятия за прошедший месяц руководство получает через 2-3 дня после окончания месяца. Раньше этот срок составлял 15-20 дней.

Развитие проекта

Использование заложенных в программе возможностей оперативного сопоставления фактических и плановых данных позволили топ-менеджерам компании начать работу по организации внутреннего рыночного пространства на предприятии через механизм применения внутрихозяйственных (трансфертных) цен, что дало возможность по-новому подойти к организации оплаты труда специалистов и руководителей предприятия.