Постановка и автоматизация системы управленческого учета и бюджетирования

Справка о компании-заказчике

Сибирский филиал «Березовгеология» входит в состав крупного унитарного предприятия ФГУГП «Урангеологразведка», который включает в себя 8 филиалов, расположенных в различных регионах Российской федерации.

Предприятие ведет свою историю с 1965 г., с момента создания в геологоразведочной отрасли уранового направления. В течение 60-ти лет предприятие занималось поисками, разведкой и оценкой объектов уранового минерального сырья на всей территории бывшего СССР и СНГ, проводило серьезные научно-исследовательские работы по изучению различных факторов, определяющих условия локализации оруденения в фациально-разнородных вмещающих породах, в том числе, генезис объектов, их геохимическая и минералогическая зональность и т.д.

В хозяйственной деятельности филиала выделяются следующие направления:

• Геолого-разведочные работы
• Аналитические исследования пород и руд
• Производство и реализация специального геофизического оборудования
• Услуги содержания помещений, переданных в аренду
• Оздоровительные услуги пансионата, находящегося на балансе предприятия.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

В течении 90-х годов предприятие перенесло серьезный финансовый кризис. Основным заказчиком выполняемых работ предприятия являлось и до сих пор является государство в лице министерства природных ресурсов (ранее министерства геологии). В начале 90-х годов были нарушены практически все обязательства по финансированию проектов (государственных заказов) и экономика предприятия существенно пострадала. Были утеряны основные ресурсы предприятия - трудовые и материальные. Таким образом, предприятие, как и вся геолого-разведочная отрасль в целом, оказалось заложником политической ситуации в стране.

В 2003 году на предприятии была произведена серьезная реорганизация. Произошло техническое перевооружение производственных служб, существенно обновился административно-управленческий персонал, была автоматизирована бухгалтерская учетная система с использованием ПП «1С: Предприятие 7.7».

В 2004 г руководство Сибирского филиала предприятия, расположенного в г Новосибирске, проконсультировавшись со специалистами ООО «МАИР Групп» - компании-партнера «ИНТАЛЕВ», приняло решение внедрить систему автоматизированного управленческого учета и бюджетного управления с целью получения оперативной и достоверной информации в разрезе необходимых управленческому персоналу аналитик.

Для автоматизации системы бюджетного управления руководство филиала выбрало предложенный консультантами программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004», совместимый с «1С: Предприятие 7.7».

Основные факторы, повлиявшие на выбор данного ПП:

• совместимость с широко распространенной автоматизированной учетной системой «1С: Предприятие».
• хорошо организованная сервисная поддержка специалистами разработчика.

Так же, из-за дефицита квалифицированных кадров и большой занятостью имеющихся сотрудников финансовой службы, для выполнения проекта было принято решение о привлечении специалистов компании-партнера.

Цель проекта

Обеспечить руководство филиала оперативной и достоверной информацией по доходам и расходам по каждому из выполняемых государственных контрактов и в разрезе отдельных служб, участвующих в процессе выполнения работ.

Решение

При постановке системы была разработана ее методологическая основа применительно к специфике деятельности филиала, а именно:

• Разработана финансовая структура филиала на основе существующей организационной структуры.
• Разработана бюджетная модель, включающая в себя основные финансовые бюджеты БДР, БДДС.
• Разработана учетная политика управленческого учета и управленческий план счетов с необходимыми аналитиками: ЦФО (Проекты), Виды деятельности, Статьи БДР, Статьи БДДС.
• Разработана система планирования.
• Составлен регламентный документ «Положение о системе бюджетного управления»

Отчетность и сроки ее предоставления

	Отчет	Срок предоставления
1.	Кэш-фло	Ежедневно до 9:30
2.	БДДС	Еженедельно по пятницам
3.	БДР	Ежемесячно до 10-го числа
4.	Бюджет дебиторской задолженности	Еженедельно
5.	Пакет отчетности и анализ финансово-экономических показателей для Совета директоров	Ежеквартально до 15 числа. Отчетность формируется в разрезах: «госбюджет» и «договорные».

Классификация статей доходов предприятия

1. Доходы по основной деятельности
   1. Доходы от реализации услуг (госбюджет)
      1. Геологическое задание №1
      2. …..
   2. Доходы от реализации услуг (договорные)
      1. Аренда помещений
      2. Доходы от геологических работ
      3. Доходы по изготовлению геофизического оборудования
      4. Доходы от санитарно-оздоровительных услуг
      5. …
   3. Доходы от реализации услуг (прочие)
2. Доходы по прочей деятельности

Классификация расходов

1. Расходы по основной деятельности
   1. Расходы на производство и обеспечение
   2. Расходы по управлению
2. Расходы по прочей деятельности

В компании реализован смешанный тип планирования (коллективное планирование). План составляется раз в год с разбивкой по месяцам. Дальнейшие корректировки плана осуществляются только в части «госбюджета» в случае существенных изменений госзаказа. Планы по договорным работам не корректируются.

За отдельными статьями расходов закреплены ответственные сотрудники, которые предоставляют по ним плановые данные. Данные о расходах по Проектам предоставляют руководители ЦФО в виде доли (%%) от дохода.

В программном продукте работают кадровая и финансовая службы предприятия. Кроме этого весь топ-менеджмент предприятия имеет доступ к программе для формирования и анализа отчетности.

Особенности проекта

Спецификой деятельности филиала является выполнение геолого-разведочных работ по долгосрочным (3-5 лет) государственным контрактам в соответствии с утвержденными министерством природных ресурсов сметами. При этом, при выполнении данных работ задействованы практически все службы филиала.

Руководство филиала нуждалось в оперативной и достоверной информация по доходам и расходам по каждому из выполняемых государственных контрактов и в разрезе отдельных служб, участвующих в процессе выполнения работ.

Особенностью организационной структуры компании, является то, что она является проектно-ориентированной. Под вновь появившиеся госзаказы создается отдельное подразделение. В свою очередь, через 3-5 лет, после выполнения госзаказа, соответствующее оргзвено ликвидируется. Все эти изменения отражаются и на финансовой структуре предприятия. Финансовый результат формируется как в разрезе ЦФО, так и в разрезе Проекта.

Основным заказчиком предприятия является государство, в соответствии с госзаказами в компанию поступают целевые средства. Целевое финансирование оказывает существенное влияние на принципы планирования и осуществление расходования денежных средств.

В процессе выполнения проекта были сформированы требования к системе бухгалтерского учета, а именно к группировке справочников «1С: Предприятие 7.7».

Группировка справочника «1С: Предприятие» «Движение денежных средств»

1. Подразделение №1
   1. Статья Дв. Ден. Средств 1
   2. ….
2. Подразделение №2
   1. ….
3. …..

Группировка справочника «1С: Предприятие» «Материалы»

1. Субсчет 10.1
   1. Подразделение №1
      1. Материал 1
      2. …..
   2. Подразделение №2
      1. ….
   3. …..
2. Субсчет 10.2
3. ……

Результаты/эффекты проекта

Процесс внедрения и автоматизации системы продолжался в течении 3-х месяцев (с августа по октябрь 2004г). Уже весь 2005г. руководство филиала имело возможность оперативно отслеживать выполнение запланированных показателей (доходов, расходов, прибыли, рентабельности, выработки и т.д.), вовремя принимать управленческие решения, регулировать финансовые потоки, материальные и трудовые ресурсы предприятия.

Необходимо отметить, что успех проекта во многом зависел от слаженной работы единой реорганизованной финансовой службы под единым руководством.

К реальным результатам внедрения системы можно отнести:

• Выполнение запланированных показателей прибыли и рентабельности по предприятию в целом уже в 2004г и в 2005г. До этого в течении нескольких лет филиал получал убытки и был на грани банкротства и закрытия.
• Выявление нерентабельных государственных контрактов и возможность обоснованно скорректировать условия выполнения работ по этим контрактам.
• Несмотря на остающиеся проблемы с регламентом финансирования, у руководства появилась возможность оперативно корректировать бюджет движения денежных средств и постоянно контролировать дебиторско-кредиторскую задолженность.
• У филиала исчезла задолженность перед сотрудниками по заработной плате и полностью была погашена достаточно крупная задолженность во внебюджетные фонды. В данный момент филиал является дисциплинированным и одним из крупных налогоплательщиков центрального района г Новосибирска.
• У сотрудников филиала появилась уверенность в завтрашнем дне, стали возвращаться опытные специалисты и приходить молодые кадры производственников. До 2004г возрастной интервал работающих сотрудников укладывался в рамки 45-70 лет. Большая часть сотрудников относилась к категории пенсионеров.

Развитие проекта

Ввиду специфики деятельности предприятия, организационная и соответственно финансовая структуры компании подвержены изменениям (один раз в пол года). Появляются новые ЦФО (Проекты). В результате возникает необходимость поддержания ПО в актуальном состоянии. Эта обязанность лежит на финансовом аналитике компании, который, участвуя в проекте автоматизации полностью перенял знания и навыки работы в ПО.

В 2006 г. финансовая служба предприятия (головной офис находится в Москве) начала внедрение методологической основы системы бюджетного управления во всем холдинге. Процесс планирования 2006 года был выполнен в форматах бюджетов, разработанных для Сибирского филиала.

На настоящий момент аналогичный проект по постановке и автоматизации системы бюджетирования и управленческого учета реализован еще в двух филиалах холдинга.

В текущем году планируется автоматизация всей учетной системы холдинга в едином контуре «1С: Предприятие + ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004».