Оперативное управление денежными потоками
Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками
При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:
-
состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;
-
участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;
-
обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;
-
временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.
В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.
Личный опыт
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
По моему мнению, четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня.
Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу - свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.
Личный опыт
Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО "Российские железные дороги"
В настоящее время на базе филиалов ОАО "РЖД" создаются дочерние и зависимые общества, которые пока не имеют опыта самостоятельной хозяйственной деятельности в рыночных условиях. С целью минимизации риска утраты активов при их передаче дочерним обществам в качестве временной меры на период их становления предполагается в ближайшее время перевести на казначейский принцип исполнения платежей дочерние и зависимые общества, стратегически важные для компании. Что касается системы казначейского контроля непосредственно в материнской компании ОАО "РЖД', то благодаря прямому подчинению казначейства топ-менеджменту компании мы исключили внеплановые платежи, приостановили финансирование расходных статей при невыполнении доходных, а также обеспечили точное соответствие движения денежных средств установленному плану и возможность построения достоверного отчета о движении денежных средств прямым методом.
Андрей Кленин, финансовый директор сети универсамов "Патэрсон" (Москва) Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:
- злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или "искусственным" завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;
- ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от "человеческого фактора" процессу подачи заявки на оплату;
- расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.
Регламент платежей
Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в "Порядке прохождения платежей в компании". Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.
Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 1).
Личный опытАндрей Кленин, финансовый директор сети универсамов "Патэрсон" (Москва)
Заявка проходит три уровня контроля. Руководитель ЦФО проверяет целесообразность и обоснованность данного расхода, сотрудник отдела планирования и бюджетирования - наличие лимитов в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде, а сотрудник бухгалтерии - правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам и представлению документов по данному контрагенту и сотруднику. На все проверки по внеочередным заявкам отводится два часа, по очередным - до двух рабочих дней. После этого заявка в зависимости от суммы и кодировки бюджета попадает к руководителю казначейства, финансовому или генеральному директору которые принимают решение об оплате. Затем заявка направляется в казначейство, которое в зависимости от времени поступления и очередности оплачивает ее в тот же день либо на следующий.
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
В нашей компании разработан следующий график прохождения платежей. Все счета на оплату и хозяйственные договоры попадают в бухгалтерию, где проводится подготовительная "черновая" работа по проверке платежных реквизитов, сроков оплаты и др. После этого данные заносятся в реестр платежей, который направляется в казначейство, где платежи проверяются на соответствие утвержденному бюджету. При отсутствии денежных средств, достаточных для удовлетворения всех поступивших заявок, казначейство готовит предложения по перераспределению денег либо отменяет тот или иной платеж. Итоговый вариант реестра вместе с предложениями казначейства и платежными документами передается финансовому директору, который и принимает окончательное решение по оплате счетов.
Таблица 1. График прохождения платежей
| Операция | Комментарий | Рабочие (банковские) дни | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| Формирование инициатором платежа заявки в электронной платежной системе. Акцепт заявки руководителем ЦФО | Акцептованная руководителем ЦФО заявка автоматически поступает финансовому менеджеру | До 16 часов 1 | ||||
| Акцепт заявки финансовым менеджером | До 18 часов | |||||
| Акцепт заявки финансовым директором (для заявок, требующих акцепта финансовым директором) | До 10 часов | |||||
| Акцепт заявки генеральным директором (для заявок, требующих акцепта генеральным директором) | До 11 часов | |||||
| Регистрация финансовым менеджером состояния заявок в электронной платежной системе | До 12 часов | |||||
| Выдача по заявкам наличных денежных средств | Заявка, по которой денежные средства не были получены в течение трех дней, аннулируется | С 11 часов | В течение дня | В течение дня | ||
| Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "1" | В случае целесообразности и наличия свободных денежных средств заявка может быть оплачена в более ранние сроки | До 14 часов | ||||
| Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "2" | До 14 часов | |||||
| Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "3" | Дата оплаты определяется финансовым директором | До 14 часов | ||||
| 1 Гарантированный срок выполнения операции. | ||||||
Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу. Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.
Личный опыт
Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО "Аэрофлот"
Бизнес-процессы оперативного управления денежными потоками и формирования платежных документов в компании определены в Регламенте осуществления платежей. Этот документ описывает все этапы движения денежных средств - от инициации платежа бюджетодержателем до отправки платежных документов в банк. Инициатором платежа является структурное подразделение, в рамках бюджета расходов которого заключен соответствующий договор. На базе утвержденных финансовым директором бюджетов структурных подразделений на текущий год формируется ежемесячный план финансирования их расходов, что является основой для составления платежного календаря. Каждая заявка к оплате акцептуется руководителями структурных подразделений и утверждается "распорядителями кредитов" в соответствии с лимитами, установленными в их доверенностях. Функции составления и контроля исполнения платежного календаря и бюджета движения денежных средств возложены на департамент казначейских операций. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку (либо избыток) денежных средств.
Михаил Булушев, финансовый директор ГК "Автомир" (Москва)
В нашей компании существует несколько регламентных документов, детально определяющих полномочия руководителей по инициированию платежей и процедуру визирования заявок на оплату. По всем платежам в зависимости от суммы ответственность закреплена либо за начальником дирекции, к которой относится ЦФО, либо за нижестоящим менеджером. Виза генерального директора нужна для некоторых видов платежей и только в случае превышения установленных при ежемесячном планировании ограничений. За выполнением регламентов следит финансовая дирекция. Платежный календарь составляется на календарный месяц по дням и еженедельно уточняется на ближайшую неделю.
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО "Кулебакский металлургический завод"
Инициаторами платежей являются менеджеры служб предприятия, ведущие договоры. Они составляют поручение на платеж (утвержденной формы), которое акцептуется руководителем данного ЦФО, проверяется ответственным исполнителем казначейства, подписывается главным бухгалтером и руководителем казначейства и окончательно согласовывается с распорядителем кредитов (обычно финансовым директором, в особых случаях - генеральным). У нас это достаточно простая процедура, которая подробно прописана в специальном регламенте, утвержденном генеральным директором.
Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании
Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:
- приоритет первой очереди - платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;
- приоритет второй очереди - платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);
- приоритет третьей очереди - платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.
Приоритет платежей
На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом - при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90% (см. "Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании").
По мнению Антона Ходарева, финансового директора компании "Сапсан", в условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).
Личный опыт
Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО "Аэрофлот"
Приоритетность платежей в нашей компании определяется сроками оплаты счетов и договоров, учитываемыми при составлении платежного календаря, который и устанавливает внутреннюю очередность платежей. Статьи расходов, позволяющие при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при временном недостатке средств
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
Очередность платежей в нашей компании определяется согласно текущему исполнению месячного бюджета движения денежных средств, в котором выплаты привязаны к соответствующим поступлениям. При этом учитываются условия расчетов по договорам и требования законодательства относительно крайних сроков уплаты налогов (например НДС).
Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.
Например, финансовый руководитель может поставить в "первую" очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.
Формирование платежного календаря
Основная цель платежного календаря - формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.
Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).
При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.
Таблица 2. Пример платежного календаря, тыс. у.е.
| Статья | Дата/план-факт | Итого за месяц | Прогноз отклонений от бюджета | |||||||
| 1 июня | 2 июня | 4 июня | 5 июня | 6 июня | 9 июня | : | 30 июня | |||
| факт | факт | факт | план | план | план | : | план | |||
| Текущая деятельность | ||||||||||
| Поступления от клиентов | 120 | 100 | 90 | 100 | 100 | 100 | 100 | 918 | -82 | |
| Прочие поступления | 28 | 78 | -2 | |||||||
| Итого поступления | 148 | 100 | 90 | 100 | 100 | 100 | 100 | 996 | -84 | |
| Оплата основным поставщикам | -50 | -90 | -100 | -150 | -500 | -50 | ||||
| Заработная плата | -98 | -98 | 2 | |||||||
| Премии | -30 | 0 | ||||||||
| НДС | -40 | 0 | ||||||||
| Налог на прибыль | -20 | 0 | ||||||||
| Расходы на рекламу | -10 | -5 | -15 | 0 | ||||||
| Аренда | -20 | -20 | -20 | |||||||
| Хозрасходы | -9 | -10 | -10 | -29 | 1 | |||||
| ... | ||||||||||
| Итого выбытия | -98 | -9 | -50 | -10 | -90 | -110 | ... | -185 | -752 | -67 |
| Сальдо по текущей деятельности | 50 | 91 | 40 | 90 | 10 | -10 | ... | -85 | 304 | -246 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| Сальдо на конец периода | 6 | 2 | 2 | 2 | 22 | 22 | 22 | 22 | 12 | |
Таблица 3. Пример распределения платежей, тыс. у.е.
| Статья | Способ распределения | Итого за месяц | Неделя/кол-во рабочих дней | |||
| 1/5 | 2/4 | 3/5 | 4/6 | |||
| Поступления от клиента | Пропорционально количеству рабочих дней | 1000 | 250 | 200 | 250 | 300 |
| Налоги с ФОТ | 2-я неделя; до 15-го календарного дня месяца | -6 | -6 | |||
| НДС | 3-я неделя; до 20-го календарного дня месяца | -30 | -30 | |||
| Аренда офиса | 4-я неделя; до конца месяца | -8 | -8 | |||
| Реклама, оплата за выставку | 2-я неделя; до 10-го календарного дня месяца | -10 | -10 | |||
| Реклама, оплата буклетов | 4-я неделя (в соответствии с договором) | -4 | -4 | |||
| Оплата основным поставщикам | В соответствии с графиком закупок и договором (50% - предоплата за 2 недели до поставки, 50% - в течение трех дней с даты поставки) | -800 | -200 | -150 | -200 | -250 |
| Хозяйственные расходы | Еженедельно равными долями | -2 | -0,5 | -0,5 | -0,5 | -0,5 |
| Заработная плата | 1-я неделя; 2-й рабочий день месяца | -20 | -20 | |||
| Непредвиденные расходы | Еженедельно равными долями | -2 | -0,5 | -0,5 | -0,5 | -0,5 |
Платежный календарь составляется на основании заявок на оплату, поданных и утвержденных в соответствии с регламентом прохождения платежей в компании. Все заявки регистрируются в реестре, в котором отражается необходимая информация о ходе согласования и оплате каждой из них (см. табл. 4).
Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.
Личный опыт
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО "Кулебакский металлургический завод"
Основным документом, определяющим величину и структуру платежей в текущем периоде, является платежный баланс предприятия. Он формируется на каждый календарный месяц плановым отделом на основании представленных соответствующими службами данных о планируемых объемах и условиях продаж продукции, закупок сырья и материалов, об объемах основного и вспомогательного производств, о фонде оплаты труда, начислении налогов и т.д. Платежный баланс предусматривает как суммы первоочередных платежей, так и выплат, относящихся ко второй очереди
Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО "Российские железные дороги"
В ОАО "РЖД" бюджет движения денежных средств (БДДС) представляет собой детализированный план, который строится в разрезе функциональных статей.
БДДС состоит из доходной и расходной частей, причем возможность финансирования ключевых расходных статей увязана с выполнением плана взыскания денежных средств по доходным статьям. Плановый БДДС формируется департаментом корпоративных финансов и доводится до филиалов компании до начала планируемого периода (квартал с разбивкой по месяцам). Контролирует исполнение БДДС департамент "Казначейство", к региональным представительствам которого "привязан" каждый филиал компании. За счет прямого подчинения аппарату управления ОАО "РЖД" этот контрольный орган не зависит от руководства региональных филиалов, что практически полностью исключает влияние "человеческого фактора". Департамент "Казначейство" контролирует исполнение БДДС и выявляет причины отклонений, а также предварительно анализирует каждую заявку на платеж на предмет соответствия бюджетам. Кроме того, между ОАО "РЖД" и банками, обслуживающими счета компании, заключены договоры банковского счета, предусматривающие невозможность приемки банком платежного поручения подразделения ОАО "РЖД" без его предварительного акцепта региональным казначеем.
Автоматизация бизнес-процессов финансового управления
Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:
- создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
- формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;
- реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;
- разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.
До сих пор достаточно много предприятий используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства "1С".
Личный опыт
Денис Яклаков, начальник управления финансового планирования и контроля ЗАО "ТД "Перекресток" (Москва)
Используемая в нашей компании автоматизированная система бюджетного учета, в которой реализована функция управления расходами, позволяет решить сразу две основные задачи. С одной стороны, проводится автоматический контроль заявок на соответствие бюджетным лимитам, с другой - утвержденные заявки формируют фактические данные об исполнении бюджета и операционного плана компании
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО "Кулебакский металлургический завод"
В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятиях, где я работал, для этих целей использовался в основном Excel. Замечу, что само по себе это не мешало системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность при оборотах порядка 200-250 млн руб. в месяц. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
Автоматизация процесса управления денежными средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений. У нас данный процесс реализован в программе Excel и, надо отметить, что проблем с использованием не возникает. Форматы и регламент заполнения таблиц создавались постепенно исходя из потребностей заинтересованных пользователей. В настоящее время параллельно с использованием Excel разрабатывается система управления денежными потоками на базе "1С:Предприятие", в которой мы стараемся учесть все наработки по управлению денежными средствами с помощью электронных таблиц.
Андрей Кленин, финансовый директор компании "Патэрсон" (Москва)
В нашей компании используется программное обеспечение на базе электронной почты, позволяющее участникам процесса работать в нем независимо от своего местоположения. Это очень удобно, если взаимодействуешь с 14 филиалами в трех часовых поясах. При этом, если человек уходит в отпуск, достаточно переадресовать его почту на заместителя, чтобы тот смог исполнять временно возложенные на него функции в платежной системе.
Таблица 4. Реестр заявок на 6 июня 2006 года
| № | Оплатить до | Исполнение | Назначение платежа | Тип оплаты | Статья БДДС | Сумма, руб. | Согласование | |||
| Руководитель ЦФО | ФМ | ФД | ГД | |||||||
| 1201 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ООО "Нилит" | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 20 000 | + | + | + | 0 |
| 1202 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ЗАО "ЭМИ" | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 10 000 | + | + | + | 0 |
| 1203 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ЗАО "Авангард" | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 10 000 | + | + | + | 0 |
| 1204 | 2 июня | Оплачено | Заработная плата за январь | Нал. | Заработная плата | 98 000 | + | + | 0 | 0 |
| 1205 | 6 июня | К оплате | Покупка канцтоваров | Нал. | Хозяйственные расходы | 9400 | + | + | 0 | 0 |
| 1206 | 6 июня | К оплате | Оплата поставщику ЗАО "Авангард" | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 50 000 | + | + | + | 0 |
| 1207 | 7 июня | К оплате | Оплата за упаковочную линию | Б/нал. | Производственное оборудование | 10 000 | + | + | + | + |
| 1208 | 8 июня | К оплате | Оплата поставщику ЗАО "ЭМИ" | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 50 000 | + | + | - | 0 |
Условные обозначения: Б/нал. - безналичный расчет; Нал. - наличный расчет; ФМ - финансовый менеджер; ФД - финансовый директор; ГД - генеральный директор; "+" - заявка согласована; "-" - заявка не согласована; "0" - согласование не требуется. |
||||||||||
Внедрение системы управления денежными потоками
В заключение хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное - их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.
Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.
Личный опыт
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО "Кулебакский металлургический завод"
В нашей компании, конечно, возникали небольшие трудности с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они были в основном изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет. А для преодоления сознательного сопротивления, особенно вызванного корыстными интересами, у финансового директора должно хватать "административного ресурса".
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании "АГРИКО" (Москва)
При внедрении системы управления денежными потоками в первое время возникали конфликты с линейными службами, которым было достаточно трудно оценить ее пользу. Заручившись поддержкой руководства, финансовая служба проводила постоянную разъяснительную работу с коллегами, благодаря чему ситуацию удалось изменить. Уже через пару месяцев даже ярые противники признали, что после запуска системы прогнозируемость и скорость оплаты заявок возросли, что положительно сказалось на взаимоотношениях с контрагентами.
Автоматизация управления платежами в холдинге
Виктор Шапкин, начальник отдела управленческой отчетности и ПЭО L'Etoile, Sephora ООО "Алькор и Ко", канд. экон. наук (Москва)
Нужно отметить, что управление денежными потоками будет результативным, если внутренние регламенты соблюдают все сотрудники. Если в компании сохранится ситуация, когда, например, генеральный директор или собственник может расходовать денежные средства в обход внутренних положений (например, на представительские расходы либо в качестве изъятия капитала из компании), то финансовый директор не сможет выполнять обязательства по обеспечению своевременности оплаты по заявкам, поданным в соответствии с регламентами. И наоборот, правильно организованные бизнес-процессы прохождения платежей позволяют финансовому директору гарантировать, что все заявленные платежи будут произведены в установленные сроки.
Для компании, имеющей несколько региональных филиалов, можно реализовать следующую модель бизнес-процессов управления денежными потоками. Инициатор платежа готовит бумажную заявку, в которой указывает параметры платежа: контрагент, срок, номер счета, статья бюджетного классификатора и т.д.
Заявка, подписанная владельцем бюджета, передается в финансовый департамент и вводится в учетную систему в качестве документа "Заявка на платеж". В филиалах компании заявка вводится сотрудником финансового департамента и автоматически передается в Москву.
Учетная система, в которой ведется управление денежными потоками, интегрирована с системой учета товарно-материальных ценностей, что позволяет автоматически формировать заявки на оплату товаров и материалов по данным счетов-фактур.
Все введенные заявки получают статус "Новая", который позволяет рассматривать их, но не дает возможности совершить платеж. Заявка имеет плановую дату оплаты. Далее она должна пройти два этапа: бюджетный контроль и постановку на оплату.
На первом этапе сотрудник, ответственный за бюджетный контроль, проверяет соответствие заявки лимиту, установленному в бюджете. Если заявка не проходит бюджетный контроль, то она приобретает статус "Недостаточно лимита" и требует дополнительного согласования и определения источников финансирования.
Следующий этап - рассмотрение заявки казначейством и постановка ее в график платежей. Для этого ей присваивается статус "К оплате". Это можно сделать как вручную, так и автоматически. Сотрудник казначейства может отклонить заявку либо приостановить ее, присвоив ей соответствующий статус, если у него возникают сомнения в правильности платежа. На основании заявок, которым присвоен статус "К оплате", строится график платежей на ближайшую неделю и утверждается финансовым директором. При рассмотрении графика платежей могут быть выявлены кассовые разрывы. В этой ситуации ответственный сотрудник принимает решение о возможности переноса отдельных заявок на другую дату. Платежи осуществляются через систему "банк-клиент" и только на основании заявки со статусом "К оплате". В филиалах, где нет возможности организовать автоматическую выгрузку платежных поручений в систему "банк-клиент", контроль исполнения заявки осуществляется на уровне разнесения выписки: все заявки поступают в систему, в которой ведется бухгалтерский учет, и при разнесении выписки платежи должны быть сопоставлены с заявками, по которым осуществлялся платеж. Если платеж не сопоставлен или совершен без заявки, то невозможно будет провести выписку в бухгалтерской учетной системе. Разнесенная выписка автоматически выгружается в Москву на следующий день после осуществления платежа. Казначейство, используя эту информацию, может проанализировать все произведенные компанией оплаты. Владельцы бюджета имеют доступ к заявкам в рамках своего ЦФО и могут оперативно отслеживать изменение статуса своей заявки.