Внутренние взаиморасчеты на предприятии

Внутреннее движение денежных средств в холдинге

Денис Голуб, консультант компании "ИНТАЛЕВ"

1. Нужна ли Вам эта статья.

Материал, изложенный в статье, есть ни что иное, как результат моего опыта внедрений программных продуктов группы компаний "ИНТАЛЕВ" на крупных предприятиях и в холдингах. Выполняя работы по внедрению и сопровождению программных продуктов уже в течение нескольких лет, теперь, я хотел бы поделиться своим опытом с вами, и надеюсь, что он окажется для вас полезен. Статья предназначена для специалистов, занимающихся финансовым планированием учетом и анализом внутренних взаиморасчетов на предприятии. В ней рассматриваются вопросы учета движения денежных средств между структурными подразделениями предприятия. Причем, движение денежных средств может быть как реальным, так и виртуальным. Мы будем рассматривать данный вопрос с тем предположением, что на предприятии уже существует система бюджетирования, то есть все планирование, и учет движения денежных средств ведется в рамках финансовой структуры по определенным статьям.
Заранее оговорюсь, что в статье не будут присутствовать вопросы, связанные с учетом доходов, расходов и прибыли с учетом внутренних взаиморасчетов, как для холдинга в целом, так и для каждого ЦФО (центра финансовой ответственности).

2. Классификация движений денежных средств

Ранее уже упоминалось понятие реального движения денежных средств и виртуального движения денежных средств. Давайте, определим, что означают данные понятия в контексте статьи.
Реальное движение денежных средств - перемещение денежных средств между расчетными счетами и кассами отдельных юридических лиц, входящих в холдинг.
Виртуальное движение денежных средств - смена владельца суммы денежных средств с соблюдением двух условий:

• Под владельцем понимается структурное подразделение, либо ЦФО, не являющееся юридическим лицом
• Денежные средства не перемещаются с одного расчетного счета на другие.

Кроме двух указанных выше видов движения существует и третий - перемещение денежных средств. Суть его заключается в том, что денежные средства перемещаются между расчетными счетами одного юридического лица.

На Рисунок 1 отражено выделение из полного движения денежных средств между двумя ЦФО (подразделениями, юр. лицами) реальных и виртуальных денежных потоков по каждому отдельному ЦФО.

3. Особенности видов движения денежных средств

3.1. Реальное движение денежных средств.

Итак, начнем с описания более простого варианта - реального движения денежных средств между подразделениями холдинга. Простой он по той причине, что в данном случае каждое подразделение является юридическим лицом и имеет свой расчетный счет (счета) и кассу. И все движение денег осуществляется через привычные, для бухгалтеров, операции по расчетам с контрагентами. Для того чтобы осуществлять планирования и учет реального движения денежных средств в рамках холдинга необходимо в справочник "Контрагенты" внести предприятия входящие в его состав. Зачастую удобно сделать две группы контрагентов и назвать их, например, "Внутренние контрагенты" и "Внешние контрагенты". В данном случае получение отчетности можно проводить по следующим двум разрезам: ЦФО и Контрагентам.

3.2. Виртуальное движение денежных средств.

Этот вариант более сложен, так как реальное движение денег, в принципе, отсутствует, но для правильной оценки работы отдельных подразделений компании необходимо иметь сведения об их взаимоотношениях с другими подразделениями холдинга.
Таким образом, если при реальном движении денежных средств их принадлежность к тому или иному ЦФО можно определить по расчетным счетам, то в данном случае, такая возможность отсутствует. Для учета внутреннего движения денежных средств между подразделениями холдинга можно использовать как отдельные счета (субсчета), так и дополнительные субконто на счетах отражающих реальное движение денежных средств. Например, в качестве субконто может служить справочник "Места хранения денежных средств".

Пример:

Крупное предприятие, включающее в себя производство, оптовую и розничную торговлю, причем оптовики могут реализовывать продукцию не только своим подразделениям, занимающимся оптовой торговлей, но и сторонним контрагентам.
Предприятие является одним юридическим лицом. Соответственно все операции с денежными средствами проходят через расчетный счет всего холдинга.
Теперь вопрос заключается в том, как сделать так, чтобы получать достоверные сведенья о работе, а точнее, об эффективности работы, каждого из направлений (будем их условно называть Производство, Опт и Розница) холдинга.

1. производство работает в убыток, долг составляет 100 руб.
2. чистый поток по опту 150 руб.
3. чистый поток по рознице 50 руб.

Суммарный денежный поток 100 руб. Но реально, одно их подразделений холдинга - Производство получило негативный результат. Увидеть это можно только в том случае если, во-первых, разделить реальное движение денежных средств от виртуального, а, во-вторых, получить возможность получения отчетности по ЦФО, подразделениям.
А теперь, давайте перейдем непосредственно к тому, как это можно организовать. Сначала давайте определим, какие сведенья можно использовать для анализа. По сравнению с отчетом о прибылях и убытках, где для расчета прибыли учитываются различные виды расходов и доходов, а также, определяется прочие промежуточные расчетные показатели, например, такие как себестоимость и маржинальный доход, отчет о движении денежных средств в общем случае состоит из четырех основных показателей:

• Остатки денежных средств на начало периода
• Поступления
• Выплаты
• Остатки денежных средств на конец периода

Надо ли учитывать остатки в разрезе направлений? Наверно нет, так как никакого особого смысла эти данные не несут, по той простой причине, что расчетный счет один и деньги никуда не перемещаются. А вот обороты за отчетный период как раз и покажут, сколько предприятие выплатило денежных средств, а сколько получило. Таким образом, для виртуального движения денег в разрезе подразделений нужно анализировать обороты.
Теперь возникает другой вопрос, как сделать так, чтобы одно и тоже движение денег отражалось сразу по двум ЦФО. Допустим, Производство реализовало готовой продукции Опту на сумму 400 руб., в этом случае операция по сути одна, но она должна отразиться и по отчетности производства и по отчетности опта. Для производства видом операции будет поступление, а для опта - выплаты. В том случае если используется управленческий план счетов, то выполняются две проводки (корреспонденция счетов приводятся по аналогии с российским бух. учетом):

• Дт 51 Кр62 по ЦФО Производство
• Дт 60 Кр51 по ЦФО Опт

причем, указанные ЦФО относятся и к счету дебета и к счету кредита. Но есть два момента, которые должны быть обязательно учтены. На счетах взаиморасчетов следует указывать в качестве субконто и второе ЦФО, то есть, для п.1 это будет ЦФО Опт, а для п. 2 - ЦФО Производство. Это связано со следующими причинами:

• для получения отчетности, в том случае, когда необходимо расшифровывать данные в отчетности не только по ЦФО - владельцу операции, но еще и интересно узнать, какое еще ЦФО принимало участие в данной операции
• если при автоматизации существует возможность на основании одной операции для одного ЦФО формировать операции для второго ЦФО с перенесением значений субконто.

По каждому ЦФО возможны реальные выплаты денежных средств. Для того чтобы отделить реальное движение денежных средств от виртуального необходимо либо ввести дополнительное субконто, либо соответствующие счета (субсчета). В результате в отчетности можно будет построить показатели, показывающие чистый денежный поток как по ЦФО, так и по виду движения.

3.3. Перемещение денежных средств

Суть данного движения заключается в том, что денежные средства перемещаются непосредственно между расчетными счетами и кассами подразделений предприятия. В общем случае учитывается только три вида движения:

• С расчетного счета на расчетный счет
• С расчетного счета в кассу
• С расчетного счета в кассу

Однако, в некоторых организациях требуется более детальный учет. Это связано с тем, что денежные средства перемещаются не мгновенно, а в течение определенного времени. Например, между расчетными счетами денежные средства могут перемещаться в течение 3 дней. Поэтому вводится дополнительный разделитель учета, который определяет денежные средства, находящиеся в пути.

4. Учет внутреннего движения денежных средств в холдинге с использованием программного продукта "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004".

Выше был рассмотрен пример виртуального движения денежных средств. Теперь давайте рассмотрим реализацию данного примера с помощью программного продукта "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы" (далее ИКФ). Итак, предварительно указываем, что у нас имеется следующая финансовая структура холдинга:
В ИКФ заполняем справочник "ЦФО" следующим образом:

1. ЦИ Управление холдингом
1.1. ЦЗ Производство
1.2. ЦД Опт
1.3. ЦД Розница

Следующим шагом необходимо определить структуру бюджета движения денежных средств (БДДС). Как было указано в примере, структура БДДС выглядит следующим образом:

1. Остатки денежных средств на начало периода
2. Поступления
3. Выплаты
4. Остатки денежных средств на конец периода

Следующим шагом производится настройка управленческого плана счетов. Как уже говорилось ранее, для разделения виртуального движения денежных средств от реального можно использовать как счета (субсчета), так и субконто. При использовании ИКФ разница в использовании этих двух подходов заключается в том, что при использовании субконто заполнение их значений при вводе бюджетной операции не является обязательным. Если использовать счета (субсчета), то в бюджетной операции будет невозможно выбрать счет, имеющий субсчета, по которым ведется учет как реального, так и виртуального движения денежных средств. В нашем случае мы будем использовать субконто. Для простоты, мы будем рассматривать настройку применительно к тому случаю, когда в качестве управленческого плана счетов берется российский бухгалтерский план счетов с некоторыми изменениями. К ним в первую очередь относятся следующие:

• Счета для движения денежных средств имеющие субсчета преобразовываются в счета без субсчетов.
• Аналогичные изменения производятся со счетами взаиморасчетов.

В этом случае настройка счетов в ИКФ будет выглядеть следующим образом:

На Рисунок 2 на счетах 50 и 51 введено субконто "Аналитика 1". Это один из справочников ИКФ, который можно использовать для задания значений собственного разделителя учета. В нашем случае, он будет содержать всего два элемента:

• виртуальное движение денежных средств
• реальное движение денежных средств

В ИКФ заполнение справочника Аналитика 1 будет выглядеть следующим образом:
Основные настройки выполнены. Теперь остается разобраться с тем, как вводить плановые и фактические данные в программу. В ИКФ существует несколько способов ввода плановых и фактических данных, но все они в конечном итоге формируют так называемые бюджетные операции.
Разберем следующие виды операций:
1. Производство реализует готовую продукцию Опту

Как говорилось в примере, вслед за данной операцией должна быть сформирована еще одна для ЦФО Опт. Для этого при помощи функционала ИКФ на основании данной основной операции настраивается подчиненная Дт 60 Кр 51 с переносом всех необходимых значений субконто. На Рисунок 3 видно, что у счета 62 значением второго субконто является ЦФО расчетов Опт. Соответственно, если получать отчетность по данной операции, то можно будет определить оба ЦФО участвующих в операции.
Если операция производится между подразделениями, выделенными в самостоятельные юридические лица, то вместо ЦФО расчетов на счете взаиморасчетов указывается контрагент.
На предприятиях где юридические лица не соответствуют подразделениям, и ни один из них не соответствует ЦФО, каждую из указанных аналитик следует предусмотреть на счетах управленческого плана счетов. Только в этом случае будет возможно формирование показателей управленческой отчетности в разрезах юридических лиц, подразделений и ЦФО.
Последним видом движения, который мы рассмотрим, будет перемещение денежных средств между расчетными счетами и кассами. В общем случае настраивается три корреспонденции счетов:

1. Дт 50 Кр 51 - перемещение ДС из банка в кассу
2. Дт 51 Кр 51 - перемещение ДС из банка в банк
3. Дт 51 Кр 50 - перемещение ДС из кассы в банк

Для формирования показателей относящихся к перемещению денежных средств, в статьях ДДС создается отдельная папка, содержащая три статьи. Назвать их можно, например, аналогично названиям содержания операции.
Если перемещение денежных средств происходит в течение нескольких дней, то для учета денежных средств находящихся в движении создается отдельный счет, который можно назвать "Деньги в пути". Соответственно каждая из вышеуказанных операций может разбиться на две. Например, если взять операцию "перемещение ДС" из кассы в банк", то она разобьется на две следующие:
Дт 57 Кр 50 - инкассация
Дт 50 Кр 51 - поступление от инкассации
Для этих операций, также как и в предыдущем случае необходимо задать статьи ДДС.
Резюмируя изложенный материал статьи можно сказать, что основная идея учета внутреннего движения денежных средств на предприятии заключается в выделении реальных и виртуальный потоков. Произвести это можно при помощи введения дополнительных счетов (субсчетов), либо субконто. Для учета уже выделенных потоков по ЦФО, подразделениям и юридическим лицам необходимо на счетах плана счетов вводить соответствующие аналитики.