Автоматизация систем управления. Насколько выиграют квалифицированные кадры?

Интервью с Алексеем Федосеевым, Генеральным директором компании «ИНТАЛЕВ»

В последние годы крупные и средние предприятия переходят на автоматизированные системы управления. Причин множество: стремление руководителей улучшить управляемость на предприятии, отслеживание поступлений и сбыта продукции, попытка сделать процессы управления максимально точными и прозрачными, повышение качества клиентского обслуживания, создание единого информационного пространства, а также повышение эффективности работы персонала. Автоматизация системы управления, бесспорно, важный этап развития современного бизнеса, но всегда ли подобные изменения положительно отражаются на деятельности персонала? Есть ли недостатки автоматизации? На эти и другие вопросы, связанные с автоматизацией систем управления, ответит Генеральный директор компании «ИНТАЛЕВ» Алексей Федосеев.

Алексей, как вы считаете, почему все-таки современным предприятиям нужно переходить на автоматизированные системы управления?

Современная мировая экономика диктует жесткие условия: конкуренция, повышение требований к продукции и услугам, стремление соответствовать европейскому уровню - все это непременно приводит к тому, что современным предприятиям, которые хотят расти и расширяться, не обойтись без автоматизации управления. Как показывает практика, в компаниях, где широко применяются информационные системы, добиться позитивных изменений гораздо проще.

Автоматизация помогает добиться максимальной управляемости своей компании, чувствовать изменения рынка и иметь возможность быстро на них реагировать, компания оказывается доступна для клиента и менеджера в любой точке планеты 24 часа в сутки. Если еще вчера предприятию было необходимо просто иметь свое лицо в Интернете, то сегодня та компания, которая хочет динамично развиваться, должна быть доступна для полноценного оперативного управления вне рамок офиса. В будущем процесс доступности компании для клиента перерастет в процесс управления бизнеса клиентом. Но это возможно лишь в условиях чуткого реагирования предприятия на потребности клиента в режиме реального времени!

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

На что нужно обратить внимание руководителю, когда он решает перейти на автоматизированные системы управления? Возможно ли выделить этапы автоматизации?

В первую очередь необходимо определить, готово ли предприятие или его фрагмент к автоматизации. Прежде всего, это определение «болевых точек» предприятия с точки зрения, во-первых, организации управления предприятия или его части, во-вторых, информационного обмена между подразделениями.

Далее следует изучить причины возникновения «болевых точек», определить и согласовать пути их устранения; подготовить предприятие или его фрагмент к автоматизации; построить необходимые информационные модели; произвести настройку корпоративной информационной системы.

И, наконец, по результатам работ производится настройка программного комплекса.

Какую роль в автоматизации управления предприятием играет персонал?

Персонал - основной ресурс каждой компании, который играет ведущую роль в любом направлении деятельности современного предприятия. Управление персоналом представляет собой гибкий и мощный инструмент, который позволяет автоматизировать и свести воедино все бизнес-процессы, связанные с управлением личным составом предприятия. Автоматизированная система управления предприятием дает возможность принятия оптимальных решений во всех процессах управления кадрами, которые в свою очередь основываются на полной, оперативной и достоверной информации о персонале. Внедрение автоматизированных технологий в систему управления персоналом – это своеобразное внедрение инструмента по учету и планированию трудовых ресурсов компании, позволяющего осуществлять проработанную политику привлечения, учета и удержания персонала на предприятии.

Преимуществом автоматизированной системы в управлении персоналом является оперативная и достоверная информация о структуре предприятия и трудовых ресурсах, доступная всем авторизованным пользователям, которая позволяет принимать оптимальные решения по рациональному использованию кадровых ресурсов. Своевременное обновление обобщенной информации о сотрудниках позволит в каждый момент времени иметь полное представление о готовности предприятия к решению текущих и перспективных задач.

Управление персоналом обеспечивает кадровый учет персонала предприятия, назначения, перемещения и увольнения сотрудников; позволяет управлять тарифной сеткой и системой надбавок и доплат, как по отношению к должностям, так и персонально к сотрудникам. Благодаря автоматизированной системе управления появляется возможность ведения неограниченного количества графиков рабочего времени и автоматизировано рассчитывать табель с учетом отпусков, командировок, больничных и временных переводов. Кроме того, может быть реализовано получение печатных документов согласно унифицированным формам, а также разнообразных аналитических и статистических отчетов.

Как при внедрении автоматизации работать с возможным сопротивлением персонала, какова роль Генерального Директора в этом процессе?

Возникновение проблемы сопротивления персонала вполне вероятно, поскольку внедрение новой системы неизбежно требует изменения правил и стереотипов. Ключ к решению проблемы прост: надо постараться сделать персонал союзником данной системы. Необходимо обучать сотрудников, а также делать разъяснения о преимуществах и правилах работы в новой системе. С другой стороны, генеральный директор должен суметь показать свою волю и донести до сотрудников факт необратимости внедрения новой технологии. При этом совершенно необязательно делать это жесткими методами. Важно именно продемонстрировать необратимость процесса. В этом случае такого факта будет достаточно, чтобы адекватные сотрудники смогли обучиться и принять новую систему.

Наконец, хорошим примером может стать тот факт, что сам директор, первое лицо компании (либо на уровне его секретаря референта) будет пользоваться внедряемой автоматизированной системой. Сотрудники увидят, что руководитель сам использует внедряемые технологии, а пример лидера всегда показателен.

Повышает ли всеобщая автоматизация взаимодействие между людьми, их производительность, и каким образом. Есть ли негативные моменты и как с ними работать?

Безусловно, производительность повышается. Чем крупнее организация, тем больше времени тратится на передачу информации между сотрудниками, что отражается на эффективности работы персонала.

Единственно возможным способом повышения эффективности является внедрение бизнес-процессов, а если мы говорим об автоматизации бизнес-процессов, то это технологии workflow, которые и предоставляют компании возможность организовать коллективную целенаправленную работу сотрудников. Коллективная работа предполагает взаимодействие с необходимыми коллегами, сотрудниками или внешними контрагентами. Целенаправленность означает проведение работы сотрудников по определенным правилам, стремление достигнуть конкретной цели. Для этого мы достаточно успешно применяем технологию workflow в «ИНТАЛЕВ», которая работает не просто на уровне одного офиса, но на уровне распределенных офисов.

Негативный момент заключается в том, что для творческих людей такие системы зачастую могут представляться как ограничение их возможностей. На самом деле это не так. Здесь необходимо разделять время, где ты творишь, а где ты следуешь определенным бизнес-процессам, т.е. рутине. Например, элементы творчества будут присутствовать собственно в работе, а не в том, каким образом и с кем согласовать результаты этой работы. Проблема состоит в том, чтобы показать такое разграничение, что не всегда просто сделать. И для тех людей, которым мы не можем это донести, это кажется достаточно сложной проблемой, вплоть до того, что они делают вывод о невозможности работы в «ИНТАЛЕВ». Надо понимать, что творчество и бизнес-процесс - это две отнюдь не взаимоисключающие части работы, они выполняются последовательно. Это проблема не автоматизации как таковой. Это проблема внедрения процессного подхода в целом.

Как генеральному директору оценить, какие процессы стоит автоматизировать именно в его компании?

Как и процессов обмена веществ в организме, бизнес-процессов в компании можно выделить множество. При выборе процессов для автоматизации нужно идти от стратегии, руководствуясь четким принципом от главного. Для компании существует карта ССП, где отражены главные цели, которых мы хотим добиваться. Под каждой целью есть следующие процессы: планирование (какие ресурсы необходимы для достижения этой цели), процесс учета достижения цели и, наконец, процесс собственно достижения цели. Заниматься нужно в первую очередь этими процессами. Успешно реализовав эти процессы, компания получит существенное повышение своей конкурентоспособности на рынке. Именно таким образом следует выделять процессы подлежащие автоматизации.