в регионах
РоссияМосква | тел: +7 (495) 223-27-93 | e-mail: [email protected] |
РоссияСанкт-Петербург | тел: +7 (812) 335-04-88 | e-mail: [email protected] |

ТЕЛРОС
Олег Брянцев, заместитель директора по экономике.
«......как следствие, это устойчивый рост выручки порядка 25-30% в год и качественные изменения структуры организации... »
ЧитатьТеряете информацию? Проблемы с документами? Используйте новейшие технологии
Согласно различным исследованиям сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не менее 60% своего рабочего времени. Причины ясны. Деловая документация в большинстве организаций хранится в различном виде: как электронном, так и бумажном и в разных местах. С ростом количества сотрудников и появлением удаленных офисов у многих компаний увеличиваются затраты на поиск и доступ к документам, а также появляются системные проблемы с надежностью хранения данных. Отсутствие электронного архива приводит к таким проблемам:
Отсутствие электронного архива приводит к таким проблемам:
- хранение файлов на централизованном сервере не позволяет вести историю изменений (версий) документов, а управление правами доступа ведется с затруднениями;
- доступ из удаленных офисов к централизованному серверу может быть временно блокирован снижением качества связи, и в этот момент деятельность такого офиса практически блокируется
- хранение документов, как в бумажном, так и электронном виде не позволяет быстро находить нужную документацию;
- доступ к бумажным оригиналам затруднен как в условиях единого «бэк-офиса», так и нескольких удаленных «фронт-офисов»;
- при передаче документов теряется время, и возрастают риски потерь самой документации.
ОСНОВНОЙ ПРИЧИНОЙ всех проблем является отсутствие единого централизованного автоматизированного хранилища документов в масштабе группы компаний.
Проект внедрения системы электронного архива «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» состоит из нескольких этапов:
- классификация и структуризация документов;
- разработка прав доступа для сотрудников;
- перенос начальных данных;
- обучение сотрудников;
- запуск системы и первоначальное сопровождение;
- вывод WEB -интерфейса для Архива;
- разработка и запуск бизнес-процесса корректировки прав доступа к архиву.
- настройка правил обмена и отладка системы обмена данными между удаленными офисами (Петербург, Москва, Киев, Нижний Новгород);
Благодаря системе электронного архива вся рабочая документация обрабатывается и хранится в едином месте, что приводит к тому, что информация не может потеряться, так как существует надежная система разграничений прав доступа и архивирования. Обеспечивается полная автоматическая синхронизация архива, позволяющая работать максимально мобильно. У сотрудников появляется возможность работать с документами всегда и везде: на работе, у клиента, дома или в дороге.
С помощью проекта «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» решаются следующие проблемы:
-
Необходимость и достаточность информации. Сотрудники заполняли только необходимые и достаточные данные;
-
Сокращение человеческих ошибок. Сотрудники даже не думают, куда передать информацию (документ) и от кого ее получить, за них это безошибочно и моментально делает система;
-
Избавление от рутины. Сложные проверки и условия выполняет автоматизированная система, избавляя сотрудников от рутины и гарантируя безошибочность;
-
Контроль сроков. Сотрудники знают сроки выполнения любой задачи и могут планировать свою деятельность;
-
Контроль дисциплины. Сотрудник не может забыть или не знать о задаче, т.к. она ему поставлена в журнал;
-
Прозрачность процессов. Любой сотрудник по интересующему документу или процессу может узнать, какой исполнитель сейчас рассматривает его задачу, и в каком состоянии находится документ;
-
Простота внесения изменений. Для внесения изменений в процесс или правил выполнения функций не нужно переучивать сотрудников, переписывать регламенты и вносить изменения в программные коды. Достаточно изменить параметры функций процессов – и АСУ БП «перестроена», а для всех сотрудников нет иного варианта работы, кроме как по новым правилам. Таким образом, новые сотрудники сразу не могут ошибиться с правилами выполнения задач, а для текущих – значительно упрощается работа в случае изменения процессов;
-
Статистика выполнения. АСУ БП хранит «след» выполнения каждой задачи, на основе чего можно сформировать любую статистику по дисциплине выполнения: по подразделениям и сотрудникам, по процессам и задачам, по срокам и т.д. Эта информация абсолютно объективна, и она может использоваться для: исходных данных для ABC -анализа (особенно полезно для финансовых организаций), факторов для системы мотивации.
Что касается технической составляющей, то в промышленной эксплуатации система в самой компании «ИНТАЛЕВ» работает уже 6 месяцев. Сейчас размер корпоративного Архива составляет 8+ Гб, в нём содержится более 27 000 документов. В каждом офисе обычно с Архивом работает около 15 пользователей одновременно, а общее количество пользователей превышает 100 человек. Система работает в режиме 24*7, с возможностью подключения из корпоративной сети и через терминал или по Интернет (WEB-интерфейс через HTTPS) из любой точки мира.
Удобство данного проекта в том, что система работает на платформе «1С: Предприятие 8.0», в которой ведут учет тысячи организаций. Благодаря интеграции не существует проблем с перегрузкой данных, повышается мобильность компании, что одновременно влияет и на снижение затрат, и повышает качество обслуживания клиентов.
Другие новости
27 дек 2021
5 мар 2021
19 фев 2021
29 дек 2020
|
Смотрите такжеСтатья Как создать бронебойную систему кибербезопасности в КМАвторы: А. Федосеев Статья 9 шагов к идеально работающей системе KPIАвторы: Александр Тыщенко Статья Как разработать KPI для финансового директораАвторы: Борис Карабанов Статья Как отразить в бюджетах специфику проектной организации работАвторы: Сергей Иванюсь Статья 6 правил создания идеальной воронки продажАвторы: Борис Карабанов |