Теряете информацию? Проблемы с документами? Используйте новейшие технологии

Согласно различным исследованиям сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не менее 60% своего рабочего времени. Причины ясны. Деловая документация в большинстве организаций хранится в различном виде: как электронном, так и бумажном и в разных местах. С ростом количества сотрудников и появлением удаленных офисов у многих компаний увеличиваются затраты на поиск и доступ к документам, а также появляются системные проблемы с надежностью хранения данных. Отсутствие электронного архива приводит к таким проблемам:  

Отсутствие электронного архива приводит к таким проблемам:

• хранение файлов на централизованном сервере не позволяет вести историю изменений (версий) документов, а управление правами доступа ведется с затруднениями;
• доступ из удаленных офисов к централизованному серверу может быть временно блокирован снижением качества связи, и в этот момент деятельность такого офиса практически блокируется
• хранение документов, как в бумажном, так и электронном виде не позволяет быстро находить нужную документацию;
• доступ к бумажным оригиналам затруднен как в условиях единого «бэк-офиса», так и нескольких удаленных «фронт-офисов»;
• при передаче документов теряется время, и возрастают риски потерь самой документации.

ОСНОВНОЙ ПРИЧИНОЙ всех проблем является отсутствие единого централизованного автоматизированного хранилища документов в масштабе группы компаний.

Проект внедрения системы электронного архива «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» состоит из нескольких этапов:

• классификация и структуризация документов;
• разработка прав доступа для сотрудников;
• перенос начальных данных;
• обучение сотрудников;
• запуск системы и первоначальное сопровождение;
• вывод WEB -интерфейса для Архива;
• разработка и запуск бизнес-процесса корректировки прав доступа к архиву.
• настройка правил обмена и отладка системы обмена данными между удаленными офисами (Петербург, Москва, Киев, Нижний Новгород);

Благодаря системе электронного архива вся рабочая документация обрабатывается и хранится в едином месте, что приводит к тому, что информация не может потеряться, так как существует надежная система разграничений прав доступа и архивирования. Обеспечивается полная автоматическая синхронизация архива, позволяющая работать максимально мобильно. У сотрудников появляется возможность работать с документами всегда и везде: на работе, у клиента, дома или в дороге.

С помощью проекта «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» решаются следующие проблемы:

• Необходимость и достаточность информации. Сотрудники заполняли только необходимые и достаточные данные;
  
  
• Сокращение человеческих ошибок. Сотрудники даже не думают, куда передать информацию (документ) и от кого ее получить, за них это безошибочно и моментально делает система;
  
  
• Избавление от рутины. Сложные проверки и условия выполняет автоматизированная система, избавляя сотрудников от рутины и гарантируя безошибочность;
  
  
• Контроль сроков. Сотрудники знают сроки выполнения любой задачи и могут планировать свою деятельность;
  
  
• Контроль дисциплины. Сотрудник не может забыть или не знать о задаче, т.к. она ему поставлена в журнал;
  
  
• Прозрачность процессов. Любой сотрудник по интересующему документу или процессу может узнать, какой исполнитель сейчас рассматривает его задачу, и в каком состоянии находится документ;
  
  
• Простота внесения изменений. Для внесения изменений в процесс или правил выполнения функций не нужно переучивать сотрудников, переписывать регламенты и вносить изменения в программные коды. Достаточно изменить параметры функций процессов – и АСУ БП «перестроена», а для всех сотрудников нет иного варианта работы, кроме как по новым правилам. Таким образом, новые сотрудники сразу не могут ошибиться с правилами выполнения задач, а для текущих – значительно упрощается работа в случае изменения процессов;
  
  
• Статистика выполнения. АСУ БП хранит «след» выполнения каждой задачи, на основе чего можно сформировать любую статистику по дисциплине выполнения: по подразделениям и сотрудникам, по процессам и задачам, по срокам и т.д. Эта информация абсолютно объективна, и она может использоваться для: исходных данных для ABC -анализа (особенно полезно для финансовых организаций), факторов для системы мотивации.
  
  

Что касается технической составляющей, то в промышленной эксплуатации система в самой компании «ИНТАЛЕВ» работает уже 6 месяцев. Сейчас размер корпоративного Архива составляет 8+ Гб, в нём содержится более 27 000 документов. В каждом офисе обычно с Архивом работает около 15 пользователей одновременно, а общее количество пользователей превышает 100 человек. Система работает в режиме 24*7, с возможностью подключения из корпоративной сети и через терминал или по Интернет (WEB-интерфейс через HTTPS) из любой точки мира.

Удобство данного проекта в том, что система работает на платформе «1С: Предприятие 8.0», в которой ведут учет тысячи организаций. Благодаря интеграции не существует проблем с перегрузкой данных, повышается мобильность компании, что одновременно влияет и на снижение затрат, и повышает качество обслуживания клиентов.