Ведущий лесопромышленный комплекс Томской области оптимизировал систему закупок вместе с «ИНТАЛЕВ»
В 2013 году завершились работы по оптимизации и автоматизации процесса движения материально-производственных запасов в ЛПК «Томлесдрев».
Консультанты Сибирского офиса «ИНТАЛЕВ» провели проект в максимально сжатые сроки — в общей сложности на его выполнение ушло чуть более месяца.
О компании. Лесопромышленный комплекс «Томлесдрев» — крупнейшее лесоперерабатывающее объединение Томской области. Занимается комплексной переработкой древесины: лесозаготовка, деревообработка, производство ДСП и ЛДСП. Объем производства ДСП в ЛПК «Томлесдрев» сегодня составляет 15 000 000 м2 в год, производство ЛДСП — 14 000 000 м2 в год.
В 2011 году руководством комплекса было принято решение о строительстве нового завода по производству древесностружечных плит. Мощность нового производства составит 250–300 тыс. кубометров в год.
Об отрасли. По общим запасам леса Томская область занимает 3-е место среди регионов СФО и 8-е место в РФ. Заготовкой и переработкой леса в Томской области занимаются около 500 предприятий. Перспективы отрасли связаны с вводом новых лесозаготовительных мощностей и созданием высокотехнологичных предприятий по глубокой переработке древесины.
Сотрудничество с «ИНТАЛЕВ». Работы в ЛПК «Томлесдрев» проходят в рамках комплексного проекта «Построение (постановка и автоматизация) системы управления», который распространяется на несколько функциональных областей, включая бюджетное планирование, управленческий учет, управление проектами и персоналом, а также управление бизнес-процессами.
Цель проекта. Существующие масштабы производства в ЛПК «Томлесдрев» и планы его развития требуют наличия в компании отлаженной системы управления, одной из ключевых составляющих которой является процесс закупки сырья. В структуре комплекса уже существует централизованная служба материально-технического снабжения, которая занимается поставками необходимых материалов.
Однако только факта наличия профильного подразделения недостаточно — в его распоряжении должен быть эффективный инструмент для работы. Для разработки и внедрения такого инструмента руководство компании обратилось к специалистам «ИНТАЛЕВ».
Задачи, которые решались путем оптимизации и автоматизации процесса закупки
- Упрощение и стандартизация процесса формирования, сбора и обработки заявок на закупку материально-производственных средств.
- Уменьшение влияние «человеческого фактора».
- Сокращение количества ошибок при планировании и реализации потребностей по закупкам.
- Создание инструмента оперативного контроля закупок на всех этапах, а также контроля эффективности и целесообразности закупок отдельных групп материалов.
- Повышение объективности при оценке эффективности закупочной деятельности.
Решение от экспертов «ИНТАЛЕВ». Несмотря на существование централизованной службы снабжения, оптимального подхода к организации закупочной деятельности внутри компании не было. Отсутствовали единые внутренние нормативные документы, регламентирующие приобретение материально-производственных запасов, а покупка отдельных категорий материалов могла осуществляться разными структурными подразделениями.
Поэтому одновременно с описанием процесса была выполнены постановка системы закупочной деятельности. Важным решением было определение лиц, ответственных за целесообразность и состав заявок, а также кураторов, распоряжающихся финансами.
Вместо заявок, заполненных вручную, ЛПК «Томлесдрев» получил автоматизированную систему постановки задач с удобным интерфейсом. Также были настроены отчеты, отражающие информацию о движении заявок на закупку, аналитические данные об эффективности закупочной деятельности и данные об исполнительской дисциплине всех участников процесса.
Результат и эффекты от выполненного проекта. В ЛПК «Томлесдрев» была создана целостная автоматизированная система управления закупочной деятельностью, которая позволяет:
- свести к минимуму количество «забытых» и «потерянных» заявок,
- упростить процесс согласования заявок и формирования заказов поставщикам,
- отслеживать статус поданной заявки в онлайн-режиме,
- использовать простой и эффективный инструмент контроля целесообразности закупки отдельных категорий материалов,
- оценивать эффективность закупочной деятельности.
Оптимизация процесса закупки и автоматизация системы закупочной деятельности позволила стандартизировать все процессы. Кроме того, создана основа для взаимосвязи с бюджетным планированием, управлением договорной деятельностью и управлением денежными средствами.
