Оптимизация системы продаж и разработка KPI в компании «Константа»
Группа компаний «Константа» работает на рынке с 2003 года, является одним из лидирующих партнеров компании «1С» по внедрению решений для производственных предприятий в Поволжье. Компания занимается комплексной автоматизацией и сопровождением передовых информационных технологий в области управления предприятиями на базе программных продуктов фирмы «1С».
В августе 2009 года в компании совместно с консультантами ГК «ИНТАЛЕВ» был реализован проект по постановке учета в области продаж. В компании существовала автоматизированная система продаж, но мы ощущали необходимость в ее совершенствовании. Необходимость назрела по следующим причинам:
- отсутствие прозрачности в детальных функциях работы отдела продаж не позволяло эффективно управлять процессом взаимоотношений с клиентами;
- из-за отсутствия комплексной системы оценки работы сотрудников, было невозможно выявить все факторы, влияющие на повышение эффективности процесса продаж;
- недостаточная формализация продуктовой линейки и конкурентных преимуществ снижала эффективность работы сотрудников отдела.
Главным условием было проведение проекта в максимально сжатые сроки. Благодаря технологичному подходу «ИНТАЛЕВ» до этапа запуска прошло всего 15 дней.
В результате проекта мы получили системное описание наших клиентов и продуктов. Это дало всем участникам процесса – от руководителя до менеджеров по продажам, общее понимание всей системы продаж. Как следствие, появилась гарантия того, что все остальные понимают это так же, как руководство компании.
В нашем случае процесс продаж был уже автоматизирован, но в результате проекта появилась новая карта маршрута – пошаговый план работы с клиентами, который лучше отражает то виденье процесса продаж, которое имеется у руководителя и коммерческого директора. Новый процесс продаж и в плане регламента и в плане автоматизированной системы дает гарантию того, что менеджер по продажам совершает именно те действия, которые должен совершать. Можно по отчетам понимать, какие действия они сделали за тот или иной период времени. Еще одно отличие состоит в том, что раньше анализировались только показатели активности менеджера, а не их результативности.
Хотя сейчас показатели активности для нас также имеют смысл, большую роль стали играть показатели перехода по «воронке продаж». Новые показатели отражают процесс движения к цели - совершению продажи или заключению договора. Появилась возможность, оперативно не участвуя в процессе продаж, оценивать его результативности и вносить управляющее воздействие.
До проекта у нас не было инструмента для анализа показателей отдела продаж, которые отражают состояние нашего текущего взаимодействия с клиентами, и потенциала в области продаж, который должен выливаться в заключение сделки. Сейчас мы получили удобный визуальный инструмент анализа – буквально в два клика мышки можно получить анализ любого показателя, который интересен, получить его аналитику в различных разрезах.
Хочется отметить систему отчетности: мы детализировали процесс взаимодействия с клиентом, разбив его на первоначальный контакт, сбор информации, анкетных данных, ее анализ и проверку. Этот элемент будет полезен для расчета зарплат и системы мотивации.
Появилась гибкость в планировании показателей для коммерческого отдела: если раньше показатель был прописан в положении об оплате, то теперь там прописаны только шаги, за которые начисляются бонусы при выполнении плана. Появился инструмент для оперативного назначения плана, исходя из текущей ситуации: не хватает первичных контактов, можно повысить показатель расширения воронки продаж на входе, есть проблема с проведением встреч, можно поменять этот показатель.
Еще хотелось бы подчеркнуть скорость получения результата: мы достигли его за счет повышения эффективности уже существующих ресурсов, а не за счет расширения сбыта с помощью рекламы, массированного маркетинга и т.д.
Результат, который мы планировали, достигнут. В будущем нам хотелось бы расширить систему элементами сервиса и дальнейшей работы с клиентами.
Систему взаимоотношений с клиентами от «ИНТАЛЕВ» стоит рекомендовать другим компаниям. Продукт позволяет повысить эффективность отдела продаж минимум в два раза. Менеджеры не всегда склонны воспринимать свою деятельность как технологию, и могут быть ориентированы только на внешний результат. Продукт дает им технологию работы. Эффективность повышается не только за счет технологии («как продавать»), но и с помощью понимания сути продукта («что продавать») и детализации портрета клиента («кому продавать»).