Постановка и автоматизация системы управления финансами в ООО «СтройМенеджмент»

Справка о компании-заказчике

ООО «СтройМенеджмент» – управляющая компания застройщика ООО «СтройЛюкс» – динамично развивающаяся, многопрофильная инвестиционно-девелоперская структура, осуществляющая полный комплекс услуг, связанных с девелопментом, строительством и реализацией крупных инвестиционных проектов на рынке недвижимости Московской области.

В структуру компании «СтройМенеджмент» входят подразделения, обеспечивающие полный цикл инвестиционно-строительного процесса: девелопмент, проектирование, инженерная подготовка территорий, услуги по продаже и покупке готовых объектов.

Основное направление деятельности ООО «СтройМенеджмент» – строительство малоэтажных жилых комплексов в Московской области. С мая 2010 года компания реализует уникальный проект «РУТАУН», включающий в себя 90 малоэтажных домов, объединенных единым архитектурным стилем.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

Планы развития компании фокусировались на значительном расширении, реализации сразу нескольких крупных проектов. Однако, скорость реализации планов была крайне низкой в связи с отсутствием необходимых элементов в системе управления:

• единое информационное пространство не существовало;
• система бюджетного планирования и управленческого учета не была сформирована полностью;
• формирование аналитической отчетности требовало больших временных затрат;
• отсутствовала автоматизированная система электронного документооборота договоров.

В результате, руководством компании было принято решение о старте проекта по автоматизации системы управления финансами. Был проведен внутренний конкурс, проанализированы несколько консалтинговых компаний.

Компания «ИНТАЛЕВ» оказалась победителем по следующим причинам:

• программный продукт собственной разработки «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»;
• фиксация конкретных сроков и стоимости проекта на основе эффективной технологии управления проектами – РОСТ-технологии;
• программный продукт настраивается на уровне пользователя, а не программиста;
• наличие опыта реализации проекта в девелопменте и строительстве.

Цель проекта и критерии успешности

Цель проекта -  постановка и автоматизация системы управления финансами, которая позволяет компании быть конкурентноспособной, принимать оперативные управленческие решения.

Исходя из текущей ситуации на предприятии были выделены 4 приоритетные области проработки задач:

• Бюджетное планирование;
• Управленческий учет и отчетность;
• Платежный календарь;
• Электронный документооборот.

Собственником были определены критерии успешности проекта, позволявшие по завершению проекта признать его успешным и достигшим поставленных целей.

Блок "Бюджетное планирование"

• Регламентация бюджетного планирования (разработка Финансовой и Бюджетной структуры).
• АСУ настроена в соответствии с регламентами для ввода плановых данных и формирования бюджетов (БДР, БДДС, Баланс).

Блок "Электронный документооборот договоров"

• Регламентация электронного движения договоров (согласование договоров).
• АСУ настроена в соответствии с регламентами и автоматизирован бизнес-процесс «Согласование договоров».

Ход проекта

В марте 2012 г. стартовал первый этап проекта – функциональная область «Бюджетное планирование».

Блок "Бюджетное планирование"

Были проведены этапы по методологии и автоматизации системы бюджетного управления. Разработка методологии включала создание регламентов бюджетного управления, было создано 3 положения:

• Положение о финансовой структуре;
• положение о бюджетах;
• положение об управленческой учетной политике.

По данным Положениям была настроена модель бюджетирования в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», то есть были настроены все необходимые инструменты бюджетного планирования компанией - отчеты, управленческий план счетов, классификаторы и регламентные процедуры для реформации управленческого баланса. Затем были настроены проформы – документы для ввода плановых данных, созданные для планирования определенных групп статей.

В ходе запуска были протестированы все инструменты бюджетного планирования, что позволило начать процесс планирования второго полугодия уже в новой системе.

Блок "Электронный документооборот"

Были проведены этапы по методологии и автоматизации процесса согласования договоров.

До старта проекта, процедура согласования договоров осуществлялась в бумажном виде. Отследить состояние согласования договора, найти необходимые сопроводительные документы к договору было сложно, а иногда и невозможно, вследствие утери. Автоматизация процесса позволила сделать действия сотрудников прозрачными, систематизировать постановку и выполнение задач в рамках согласования договора. Сканированные договора выкладывались в архив, что позволяло быстро найти документ, просмотреть или отредактировать черновую версию документа.

Результаты / Эффекты проекта

Результаты проекта:

• разработана методология и автоматизация системы бюджетного планирования;
• автоматическое формирование бюджетов: БДДС на основании БДР;
• автоматизирован процесс документооборота.

Автоматизированная система управления финансами позволяет:

• эффективно организовать процесс планирования компании;
• принимать управленческие решения в оперативном режиме;
• выстраивать оптимальный уровень доходов\расходов, цен на жилье;
• в срок подготавливать планы, и самое главное, снизить трудозатраты на подготовку бюджетов, высвободив временные ресурсы персонала на более важные задачи;
• контролировать процедуры работы с договорами.

Комментарий заказчика

Финансовый директор ООО «СтройМенеджмент»,
Костырина О.В.