Проектирование системы денежных платежей и автоматизация процесса подачи, согласования и утверждения заявок на выплату денежных средств в компании «НОВЭКС»

Справка о компании-заказчике

Компания «НОВЭКС» – ведущее в Алтайском крае предприятие оптовой и розничной торговли хозяйственными товарами, основанное в сентябре 1990 года.

Аббревиатура «НОВЭКС» – НОВая ЭКономическая Структура, поскольку предприятие было одним из первых с частной формой собственности в г.Барнауле.

В 2000 году был открыт первый магазин, работающий по технологии самообслуживания с использованием системы штрих-кодирования, торговой площадью около 400 кв. метров. Это событие явилось началом стремительного развития основного направления бизнеса компании – розничной торговли.

На момент написания кейса розничная сеть «НОВЭКС» представлена более чем 80 магазинами на территории Алтайского края и республики Алтай, в Новосибирской, Кемеровской и Томской областях:

Сейчас «НОВЭКС» является вертикально-интегрированным холдингом, в который, помимо торгового бизнеса, входят направления:

• Транспортная компания;
• Логистический центр;
• Строительная компания;
• Управление недвижимостью.

В последние 3 года «НОВЭКС» прирастает высочайшими темпами. Только за 2008 год открыто 23 новых магазина, а количество сотрудников увеличилось с 1500 до 2000 человек.

Товарооборот розничной сети за последние 7 лет вырос в 16 раз, при этом прирост в последние 2 года составил 116%.

По итогам 2008 года компания «НОВЭКС» заняла 286 место в рейтинге TOP 400 крупнейших предприятий Сибири, по данным журнала "Эксперт-Сибирь" (№40-41 (258) от 26 октября 2009).

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

Компания «НОВЭКС» в последние годы развивалась столь стремительно, что существующая система управления оказалась не в состоянии обеспечивать растущие потребности руководства в информации.

Вот какие проблемы возникли в системе управления финансами:

• информация о текущем финансовом состоянии компании поступала несвоевременно и не являлась достоверной. Какие данные попали в управленческие отчеты, зависело от множества факторов, но только не от продуманной модели управленческого учета.
• имелись серьезные нарушения в области планирования деятельности – из существовавших планов руководство не могло получить информацию о том «финансовом будущем», которое ждет компанию;
• высокая зависимость от руководителей подразделений и отсутствие  инструментов для управления платежеспособностью приводили к нарушению финансовой дисциплины. То есть, заявки на оплату подавались с нарушением сроков и в обход регламента, соблюдение лимитов слабо контролировалось. И как результат – нарушение условий оплат или незапланированные переплаты.
• Основные инструменты - MS Excel и ручной труд сотрудников экономического отдела. Соответственно, очень высокая трудоемкость при подготовке отчетов и высокая степень влияния человеческого фактора.

Руководство «НОВЭКС» приняло решение о выполнении проекта, в рамках которого должна быть методологически грамотно выстроена система управления финансами и в дальнейшем автоматизирована. «Мы намерены сократить время получения финансовой отчетности, повысить производительность труда, вместо того чтобы увеличивать число работников пропорционально росту компании» - говорит Юлия Сергеевна Максимова, финансовый директор «НОВЭКС». Собственными силами проект выполнить было невозможно, поэтому начали изучать рынок консалтинговых услуг и услуг по автоматизации систем управления.

Выработали следующие критерии выбора исполнителя проекта:

• предоставление услуг по постановке/оптимизации системы управления финансами;
• предоставление услуг по автоматизации планирования, управленческого учета, платежного календаря;
• опыт успешных проектов в отрасли оптовой и розничной торговли;
• платформа для автоматизации должна быть хорошо масштабируема. Программная система должна легко интегрироваться с существующими системами оперативного и бухгалтерского учета.

Рассмотрев несколько вариантов, выбрали компанию «ИНТАЛЕВ». Причины:

• «ИНТАЛЕВ» является, в первую очередь, методологом, обладающим огромным опытом постановки систем управления в компаниях с самыми разнородными видами бизнеса;
• «ИНТАЛЕВ» выполняет комплексные проекты, включающие как постановочные этапы, так и этапы по автоматизации;
• «ИНТАЛЕВ» является разработчиком программных продуктов класса ERP для автоматизации систем управления. Продукты работают на платформе «1С:Предприятие 8» и могут быть легко интегрированы с существующими программными продуктами, т.е. данная платформа подходит для создания эффективно масштабируемой корпоративной информационной системы.

Была сформирована проектная команда из сотрудников компании «НОВЭКС» и ГК «ИНТАЛЕВ». После выполнения этапа «Концепция и дизайн проекта» был выработан детальный план мероприятий по преобразованию системы управления из текущего состояния в состояние «как надо». Один из блоков проекта – «Платежный календарь», его особенности, результаты и эффекты, и легли в основу данного кейса.

Цель проекта

По блоку «Платежный календарь» спонсор проекта выделил следующие цели:

• Снизить потери компании от нецелевого использования средств, контролируя расходование денежных средств;
• Обеспечить своевременность платежей, ускорить процесс подачи и прохождения заявок на оплату;
• Снизить трудоемкость работы казначейства;
• Профессиональный рост сотрудников и повышение финансовой дисциплины.

Очевидно, чтобы достичь этих целей, нужно не просто выполнить проект, но выполнить его успешно.

А что значит успешный проект? По мнению спонсора, проект можно считать таковым, если:

• В регламентных документах закреплены принципы, по которым осуществляются платежи в компании;
• Сотрудники подают заявки на оплату в автоматизированной системе и никак иначе;
• Система проверяет заявки на лимиты и проводит их через все этапы согласования, помещая согласованные заявки в реестр финансового директора;
• Существует «Платежный календарь» - отчет, в котором представлен план платежей в соответствии с утвержденными заявками на дату;

После утверждения реестра финансовым директором по заявкам автоматически генерируются платежные документы и передаются в банк для оплаты.

Особенности проекта

Проект изначально задумывали выполнить в сжатые сроки – он стартовал осенью 2009 года, а весну хотели встретить уже с работающей системой оперативного управления денежными средствами. Как и когда завершился проект – об этом позже. А сейчас поговорим о его содержании.

Проект по «Платежному календарю» обычно начинается с этапа под названием «Постановка системы денежных платежей». В компании «НОВЭКС» уже в ходе данного этапа стало очевидно, что требования к системе выдвигаются серьезные – одних только видов заявок на выплату денежных средств задумано 26 (!). И для каждого вида заявки – свой маршрут согласования. Почему же нельзя было ограничиться одним видом заявки? Дело в том, что была поставлена задача – обеспечить полностью автоматическую генерацию платежных документов. То есть, если заявка проходит все этапы согласования и утверждается финансовым директором, по такой заявке должно сформироваться «готовое» платежное поручение и без дополнительных корректировок уйти в банк для оплаты. А каждый вид платежного документа заполняется по-своему. Так вот, изучив требуемые виды платежных документов, проектная команда разработала необходимые виды заявок, которые затем были настроены в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы». Теперь при подаче заявки заявитель выбирает нужный вид заявки и заполняет только ту специфичную информацию, которая характеризует конкретный платеж и ничего лишнего.

Процесс согласования заявки со всеми возможными вариантами его развития реализовали с помощью модуля «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы». Сразу же после подачи заявки система начинает ставить задачи по согласованию ответственным исполнителям в необходимой последовательности. Причем кто-то из согласующих получает лишь уведомление о факте подачи заявки, а кто-то обладает полномочиями «завернуть», «зарезать», «передвинуть платеж на завтра» и т.д.

Вот еще один интересный факт. В ходе тестирования работы настроенной системы оказалось, что у заявителей, подавших заявку «не подумав», часто возникает соблазн отменить ее. Для корректной отмены заявок были выделены этапы, на которых заявку может отменить сам исполнитель с сохранением согласованности всех данных и этапы, на которых для отмены заявки нужно обратиться к контролеру бизнес-процесса по согласованию и в соответствии с этими этапами настроили систему.

Бывает и такое, что, по неосторожности или намеренно, подается повторно заявка на оплату по одному и тому же документу-основанию. За счет настройки механизма лимитирования по документам-основаниям эта ситуация была исключена.

Кстати – о документах-основаниях. При подаче заявки необходимо выложить в единый электронный архив отсканированный документ, подтверждающий необходимость платежа. При согласовании заявки каждый согласующий может моментально просмотреть этот документ, получив его по ссылке в заявке непосредственно из электронного архива – быстро и удобно.

Конечно, персонал адаптировался к новой системе постепенно. Но когда начальник службы безопасности, мужчина внушительного вида и 150 килограммов веса, на третий день промышленной эксплуатации системы выбегает из финансового отдела с возгласом: «Блин, так я же не подал заявку!!!» - становится понятно: система заработала!

Результаты и эффекты проекта

Итак, выполнены все этапы, проект «Платежный календарь» успешно завершен к началу весны, как и планировалось – точно в срок. Несмотря на трудности, благодаря эффективному управлению менеджеров проекта: со стороны «НОВЭКС» - финансовому директору Юлии Максимовой, со стороны «ИНТАЛЕВ» - руководителю службы консалтинга и автоматизации Сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ» Наталье Подоляк.

Основной результат – в компании «НОВЭКС» появился эффективный инструмент управления движением денежных средств – платежный календарь. Все принципы, которые легли в основу этого инструмента, четко прописаны и зафиксированы в регламентных документах – положениях. Функционирует платежный календарь в рамках единой автоматизированной системы управления финансами.

Тесная интеграция с контуром финансового планирования позволила исключить ситуации, когда подаются и «проходят» незапланированные заявки. Такие заявки всегда имеют признак «сверх лимита» и их утверждение определяется целесообразностью и приоритетностью, но никак не случайной удачей заинтересованного лица (заявителя).

Средний срок прохождения заявки от момента подачи до момента совершения платежа сократился с 3-х дней до 1 дня.

Число нецелевых заявок сократилось на 15%.

У сотрудников финансового отдела высвободилось 1/4 времени за счет автоматизации.

Ошибочные платежи исчезли практически полностью, а если и обнаружится единичный случай, то  скорость реагирования составляет 1 день, хотя раньше на это уходили недели.

Повысилась финансовая дисциплина – теперь ни один руководитель не может подать заявку «в обход» регламента. При этом всегда можно посмотреть историю каждой заявки – была ли она утверждена или отклонена и почему.

Для клиента был получен важнейший результат с точки зрения автоматизации – платежные поручения формируются автоматически по утвержденным заявкам, т.е. исключен человеческий фактор – снижена вероятность возникновения ошибок.

Комментарий заказчика

Финансовый директор ООО «НОВЭКС»,
Ю.С. Максимова