Управление персоналом

Мониторинг удовлетворенности сотрудников

Отчет по принятым и уволенным сотрудникам

Ход выполнения процесса по оценке потребности в персонале и отчетность по открытым и закрытым вакансиям

Ход выполнения процесса приема на работу нового сотрудника

Мониторинг удовлетворенности сотрудников

Отчет по принятым и уволенным сотрудникам

Ход выполнения процесса по оценке потребности в персонале и отчетность по открытым и закрытым вакансиям

Ход выполнения процесса приема на работу нового сотрудника

Управление наймом и назначениями

Жизненный цикл сотрудника в компании начинается задолго до его появления в ней.

Автоматизация жизненного цикла работы сотрудника

Сначала формируется плановая потребность в персонале (кадровый план), которая учитывается в бюджетах на будущий период. После принятия решения об открытии вакансии, начинается этап подбора персонала. Если поиск персонала вовне бывает слабо формализуем, то этапы проверки и согласования кандидата внутри компании есть типичный бизнес-процесс. После утверждения кандидата следует этап вхождения его в должность, адаптации. Тут важно снова соблюсти бизнес-процесс: подготовка и предоставление рабочего места и инвентаря, инструктаж и обучение, собеседования и аттестации. Автоматически идет задач в отдел кадров по оформлению сотрудника, бухгалтерия должна учесть заработок нового сотрудника на прежнем месте для корректного исчисления налогов и т.д. В одном процессе участвуют многие сотрудники.

Итого компания получает четко налаженный процесс найма и адаптации персонала.

Управляемые назначения и перемещения

Назначения на новую должность и перемещения также проходят в рамках бизнес-процессов. Назначению может предшествовать аттестация. Если надо, то для неё из системы может быть автоматически сформирован отчет, показывающий исполнительскую дисциплину сотрудника, его показатели результативности и другие данные. Когда сотрудник увольняется из компании, также по процессу можно выполнить все необходимые действия (проверить начисления, удалить информацию из информационных систем, принять вверенные материальные ценности и т.д.).

Автоматизация штатного расписания

При необходимости можно запускать регулярный процесс корректировки штатного расписания.

Все эти задачи можно автоматизировать с помощью процессного подхода в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент». В системе формируется вся оперативная и аналитическая отчетность: о плановой потребности в персонале, открытых вакансиях, скорости закрытия вакансий, текучки и т.д.

Грейды, аттестации и квалификация

В программе можно настроить планирование и учет грейдов сотрудников (влияющих или не влияющих на материальное вознаграждение), проводить аттестации персонала. Удобно, что эти действия можно не просто учитывать, а после настройки процесса и его регулярности, программа сама будет подсказывать и не давать забыть сотрудникам о выполнении требуемых задач.

Отчет по учету рабочего времени сотрудников

Табель учета рабочего времени

Ход выполнения процесса по учету рабочего времени сотрудников

Отчет по учету рабочего времени сотрудников

Табель учета рабочего времени

Ход выполнения процесса по учету рабочего времени сотрудников

Управление рабочим временем

Чем выше вклад зарплаты в структуре себестоимости, тем важней правильно учитывать расходы времени сотрудников и соотносить их с получаемым продуктом. Сбор данных должен осуществляться на местах, в натуральных показателях во всех необходимых разрезах (сотрудник, проект, контрагент, вид работы, коэффициент доплаты и пр.).

Планирование рабочего времени

Сначала необходимо наладить планирование рабочего времени. Можно использовать проектный подход – когда делаются заявки на тех или иных сотрудников для тех или иных проектов (задач). Удобно это автоматизировать с помощью процессов, в рамках которого делается заявка, она согласуется с ответственными, можно настроить автоматическую проверку на соответствие ранее выделенным лимитам времени или иным условиям. Формируется календарь загрузки, с помощью которого руководитель или диспетчер могут оптимизировать распределение времени. Может существовать сколько угодно сотрудников (и иных планируемых по времени ресурсов), и множество центров их распределения по работам.

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно вести календари загрузки персонала и отслеживать загрузку по сотрудникам, группам, подразделениям и т.д.

Учет рабочего времени

В системе можно вводить отдельные табели (расчасовок, worksheet), получать на их основании сводные отчеты по расходу времени, в натуральном и стоимостном выражении. На основании этих данных предприятие может выставлять счета контрагентам, и/или управлять собственной структурой себестоимости. Если расходы на оплату рабочего времени занимают существенную часть в структуре себестоимости, то важно обеспечить максимально оперативный и точный учет затрат. Можно настроить учет и расчет вознаграждений таким образом, что введенные данные о расходе времени, если они не будут соответствовать корпоративным правилам, не учитывались для расчета или с понижающим коэффициентом.

Управление текущим присутствием на работе

С другой стороны, важно наладить процессы управления присутствия сотрудника на работе: заявки на отпуска, командировки, переносы рабочего времени. Все эти процессы можно наладить в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» и исключить человеческий фактор. Накопленные данные о рабочем времени автоматически учитываются для расчета будущих отпусков, а также влияют на размер текущего вознаграждения.

Если компания активно обучает свой персонал, то автоматизируется процесс согласования потребности в обучении, учет проведенных обучений и заключение ученических договоров. Автоматически формируется таблица проведенного обучения и компетенций персонала.

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» автоматически формируется отчетность по планам, факту и остатку рабочего времени (в т.ч. отпуска, отгулы и т.п.), командировкам, больничным и прочим пропускам.

Проформа и задача бизнес-процесса по расчету заработной платы

Расчетная ведомость

Ход выполнения процесса по расчету заработной платы и отчет по исполнительской дисциплине

Проформа и задача бизнес-процесса по расчету заработной платы

Расчетная ведомость

Ход выполнения процесса по расчету заработной платы и отчет по исполнительской дисциплине

Мотивация и расчет вознаграждения

Правильно разработанная система мотивации должна учитывать драйверы – факторы, за счет которых сотрудник на своей должности может влиять на расходы и/или доходы компании. Это первичные натуральные показатели, от которых в итоге будет зависеть общий результат бизнеса. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет автоматизировать сбор данных по таким драйверам. Хотя совсем по-правильному эти данные необходимо иметь еще на этапе планирования, внести их в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» и на основании их получить бюджеты на фонд оплаты труда.

Учет рабочего времени для расчета зарплаты

Первоначальные данные можно автоматически собирать из отчетов о расходе рабочего времени, которые можно собирать хоть ежедневно по каждому сотруднику, в разрезе нужных аналитик: вид и условия выполнения работ, проект/контрагент/заказ и пр. Накопленные данные за неделю, месяц и т.д. в натуральном выражении служат источником для начислений в денежном выражении. При необходимости для денежных расчетов учитываются ранее сделанные поощрения и взыскания.

Учет всех факторов для расчета вознаграждения

При необходимости в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно учитывать не только рабочее время, но и другие показатели выработки и результативности персонала для расчета вознаграждения. Например, объем личных продаж, или количество выполненных заказов, или %% успешных исков и т.д. Важно, что в расчет вознаграждения можно включать как финансовые, так и нефинансовые показатели. За счет автоматизации соответствующих операционных задач для каждой должности, можно автоматически получать расчет количества совершенных им важных действий и достигнутых результатов. Например, для юриста это может быть количество проверенных договоров, для бухгалтера – количество сформированных документов и т.д.

На основании этих данных можно настроить систему расчета вознаграждения персонала, вплоть до индивидуальных сложных схем для каждой должности, в зависимости от персональных, командных и корпоративных показателей.

Автоматизация расчета, интеграция с кадровым учетом

За счет интеграции с кадровыми системами и системами регламентированного учета исключается двойной ввод данных.

В итоге в конце отчетного периода на экране у руководителя автоматически формируется отчет по ключевым показателям, и ведомость на зарплату. Данные автоматически поступают в финансовый контур в единую систему управленческого учета.

Отчет по исполнительской дисциплине в разрезе сотрудников и поставленных задач

Ход выполнения процесса по исполнению поручений

Ход выполнения процесса по получению справок и форм сотрудником

Ход выполнения процесса по согласованию командировки

Отчет по исполнительской дисциплине в разрезе сотрудников и поставленных задач

Ход выполнения процесса по исполнению поручений

Ход выполнения процесса по получению справок и форм сотрудником

Ход выполнения процесса по согласованию командировки

Производительность труда

Для каждой компании важно отслеживать развитие и использование человеческих ресурсов, чтобы быть конкурентоспособной.

Расчет оптимальной численности персонала

С другой стороны, для повышения производительности труда нужно понимать текущие затраты на персонал, в разрезе видов начислений и видов выпускаемой продукции. Для этого поможет тесная интеграция системы управления персоналом с системой управления финансами в едином продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент». Благодаря это в продукте можно проводить полноценный анализ FTE (Full-time equivalent) для поиска мест низкой производительности труда как в натуральном, так и денежном выражениях.

Установление нормативов по расходу по количеству персонала

Для управления расходами на персонал и их увязкой с итоговым результатом, согласно концепции Бюджетирования, ориентированного на результат, разрабатываются драйверы – факторы формирования себестоимости и доходов (персонал влияет и на размер получаемых доходов!). Обычно таким драйвером управления расходами на персонал является условная полная штатная единица – FTE (full time equivalent). Для каждого вида должности устанавливается норматив по объему выполняемой работы (количество отгруженных накладных, изготовленных изделий, выполненных заказов и т.п.) в расчете на 1 FTE. И далее определяется нормальный показатель загрузки. С учетом сезонности потребность в FTE изменяется. Задавая показатели по объему выпуска (в т.ч. для каждой должности по её продукту), мы получаем необходимое количество персонала на каждой должности в зависимости от периода года. На каждую должность можно установить целевой уровень дохода и ставку налогов. В итоге получается стройная модель управления производительностью. Модель одинаково применима как для производственных, так и для офисных работников, деятельность которых кажется, что сложно замерить.

Автоматизация для повышения производительности

Производительность труда офисных сотрудников очень сильно зависит от двух факторов: степень (глубина) автоматизации собственно выполняемых ими процедур, и автоматизация процессов передачи информации и задач от одного сотрудника к другому. Поэтому в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» были разработаны очень продвинутые средства workflow, с помощью которого можно сильно автоматизировать работу на каждом участке, где есть счетные показатели или формирование отчетности. С помощью автоматизированных процессов передачи информации и поручений можно быть уверенным, что все они моментально перейдут от одного исполнителя к следующему. Затраты персонала сократятся на 10-40%, а потери времени сократятся в разы.

Самообслуживание персонала

Еще одной возможностью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» является создание для персонала киосков (модулей) самообслуживания. Можно на часто встречающиеся вопросы и задачи персонала настроить типовые бизнес-процессы: например, получение и подтверждение справки о зарплате для банковского кредита. В этом случае сотрудник запускает процесс, задачи подготовить и проверить данные идут в другие службы, и сотрудник может быть уверен, что через положенный срок он получит необходимый документ.

Благодаря реализованному в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» полноценному WEB-интерфейсу работы с данными возможна из любого места, что сокращает затраты персонала на перемещения и повышает комфортность их работы.