+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
 

Избранные проекты

Компания «ИНТАЛЕВ»: внедрение корпоративного электронного документооборота в четырех офисах одновременно!

До реализации проекта деловая документация компании «ИНТАЛЕВ» хранилась, как и в большинстве организаций в различном виде (электронном или бумажном) и в разных местах. С появлением удаленных офисов и ростом количества сотрудников резко стали увеличиваться затраты на поиск и доступ к документам, а также проявились системные проблемы с надежностью хранения данных. Отсутствие электронного архива регулярно проявлялось в следующих проблемах:

  1. хранение файлов на рабочих местах могло привести к потерям данных в связи с действиями сотрудника или порче оборудования;
  2. хранение файлов на централизованном сервере не позволяло вести историю изменений (версий) документов, а управление правами доступа велось с затруднениями;
  3. доступ из удаленных офисов к централизованному серверу мог быть временно блокирован снижением качества связи, и в этот момент деятельность такого офиса практически блокировалась;
  4. исторически сложившиеся в разных подразделениях собственные структуры и способы хранения документов не позволяли быстро находить нужную документацию;
  5. доступ к бумажным оригиналам также была затруднен в условиях единого «бэк-офиса» и нескольких удаленных «фронт-офисов», а при передаче документов терялось время и были риски потерь самой документации.

Основной причиной всех перечисленных проблем было отсутствие единого централизованного автоматизированного хранилища документов в масштабе группы компаний.

Причины выбора «ИНТАЛЕВ»

После анализа рынка, руководство «ИНТАЛЕВ» остановило выбор на собственном продукте «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005», предназначенном для автоматизации процессов и документооборота. Дополнительной сложностью перед проектной командой встала задача обеспечения регулярной автоматической синхронизации документов Архива, причем с высокой частотой (24 раза в сутки).

Этапы проекта и их результаты

Проект внедрения состоял из нескольких этапов:

  1. классификация и структуризация документов;
  2. разработка прав доступа для сотрудников;
  3. перенос начальных данных;
  4. обучение сотрудников;
  5. запуск системы и первоначальное сопровождение;
  6. вывод WEB-интерфейса для Архива;
  7. разработка и запуск бизнес-процесса корректировки прав доступа к Архиву.
  8. настройка правил обмена и отладка системы обмена данными между удаленными офисами (Петербург, Москва, Киев, Нижний Новгород);

Первые семь этапов были выполнены за 3 месяца, развертывание новых баз происходило по мере открытия офисов и занимало в среднем 2 дня.

RTEmagicC_qwerty.gif.gif

Благодаря огромному проектному опыту внедрение Архива прошло без задержек и сбоев. Сразу же был запущен Архив по всем видам документов и во всех подразделениях. В организационной структуре был выделен ответственный менеджер по бизнес-процессам и информации, который отвечал за разработку требований предметной области и сбор экспертных мнений от пользователей. Поскольку использовалось типовое ПО, после обучения менеджер по бизнес-процессам и информации самостоятельно смог настроить все требования в системе и обучить пользователей. Технический персонал привлекался только для настройки синхронизации обмена данными между удаленными базами и вывода WEB-интерфейса.

Итого затраты на внедрение составили: оплата работы 3-х человек в течение месяца, а стоимость 4-х лицензий «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» составила 600 000 рублей.

Технические данные

В промышленной эксплуатации система находится 6 месяцев. Сейчас размер корпоративного Архива составляет 8+ Гб, в нём содержится более 27 000 документов. В каждом офисе обычно с Архивом работает около 15 пользователей одновременно, общее количество пользователей превышает 100 человек. Система работает в режиме 24*7, с возможностью подключения из корпоративной сети и через терминал или по Интернет (WEB-интерфейс через HTTPS) из любой точки мира. Для работы «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» необходимо наличие «1С: Предприятие 8.0».

Комментарий заказчика

«Мы получили единое место хранения всей информации - это раз. Все документы согласуются и хранятся только в нём, слово «Архив» в компании стало по-хорошему нарицательным, означающим порядок. Теперь я уверен, что данные не потеряются или не окажутся доступными несанкционированным пользователям - это два. И мы дали возможность сотрудникам всегда и отовсюду работать с документами: на работе, у клиента, дома или в дороге - это три. Удобно, что система работает на платформе «1С: Предприятие 8.0», в которой ведут учет тысячи организаций. Благодаря интеграции нет проблем с перегрузкой данных. Мы повысили мобильность компании, что одновременно влияет и на снижение затрат, и повышает качество обслуживания клиентов. Мы внедрили «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» у себя, и теперь можем показать его и рекомендовать нашим клиентам. Действительно, простые, по сути, вещи дают самый большой бизнес-эффект».

Генеральный директор ГК «ИНТАЛЕВ»,
Алексей Федосеев

Назад к списку проектов


Узнать больше
ИСТОРИЯ УСПЕХА

Пак-Экспо
Валерий Николаевич Савченко, Генеральный директор.

Смотреть

«У нас амбициозные планы развития, для их достижения нам необходима была помощь профессионалов. Именно поэтому мы обратились к экспертам компании «ИНТАЛЕВ». ... »

Смотреть все отзывы (476)
Новые предложения
Интернет-банкинг
Полнофункциональная, удобная и безопасная система дистанционного банковского обслуживания
Потребительский кредит
Не важно, для чего вам нужны деньги — мы доверяем вам и не тратим время на лишние процедуры
Мероприятия

Здесь Вы можете задать вопрос, оставить Ваше мнение, написать свое предложения и т.д. Заполняя форму, пожалуйста, точно укажите адрес электронной почты для связи с вами. Указывая номер контактного телефона, не забудьте указать код города.

Проверьте следующие поля:

ФИО *

Компания *

Город *

Должность

E-mail *

Телефон

Веб-сайт

Откуда Вы узнали о ГК ИНТАЛЕВ

Вопрос *

Введите указанный код: