+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
 

Управление денежными средствами

Всем компаниям приходится управлять денежными средствами, поскольку деньги обслуживают хозяйственный оборот. Но не всем компаниям при этом удается решить основную задачу – иметь денег в том объеме, в том месте, и в то время, чтобы обеспечить необходимый уровень платежеспособности, и оборачиваемости.

Как разработать правильную систему управления финансовыми ресурсами? Как сбалансировать входящий и исходящий денежные потоки? Как обеспечить своевременность платежей и целевое расходование средств? Как автоматизировать этот процесс?

Для решения этой задачи эксперты ИНТАЛЕВ используют уникальную методологию БОР (бюджетирование, ориентированное на результат), которая обеспечивает постановку целей и разработку системы бюджета движения денежных средств. Таким образом, этот бюджет становится целеориентированным, поскольку он расходуется на оплату тех операций, и выполнение тех работ, которые ведут компанию к достижению поставленных целей. В итоге применения методологии БОР компания получает требуемый уровень платежеспособности, и целевое использование денежных средств.

Грамотные постановка и автоматизация управления денежными средствами (cash & treasury management) позволяет:

  • Автоматизировать достоверный учет полученных и уплаченных средств;
  • Предоставить своевременную отчетность по движению денежных средств;
  • Ввести автоматический контроль над расходованием средств, в соответствии с принятым бюджетом и лимитами;
  • Вести автоматическое составление кассовых планов;
  • Снизить потери организации от нецелевого использования средств, контролируя расходование денежных средств.
  • Обеспечить своевременность платежей, ускорить процесс подачи и прохождения заявок на оплату.
  • Снизить трудоемкость работы казначейства.
  • Обеспечить профессиональный рост сотрудников и повысить финансовую дисциплину.

Говорит финансовый директор ООО «НОВЭКС» (ведущее в Алтайском крае предприятие оптовой и розничной торговли хозяйственными товарами), Ю.С. Максимов: «Высокая зависимость от руководителей подразделений и отсутствие инструментов для управления платежеспособностью приводили к нарушению финансовой дисциплины. То есть, заявки на оплату подавались с нарушением сроков и в обход регламента, соблюдение лимитов слабо контролировалось. И как результат — нарушение условий оплат или незапланированные переплаты… Качественное улучшение системы управления отразилось и на финансовых результатах компании…». В марте 2010 года в ООО «НОВЭКС» была внедрена система управления финансами на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».Товарооборот «НОВЭКС» в 2010 году вырос на 30 % по сравнению с предыдущим. Был открыт 21 новый магазин, в том числе первые торговые точки в Томской области. На сегодняшний день сеть состоит из 91 магазина. Количество сотрудников в 2010 году увеличилось с 1500 до 1900 человек.

Посмотрите, как «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет автоматизировать и решить важные задачи по управлению денежными средствами и в целом оборотным капиталом (cash & treasury management) в вашей организации. Благодаря реализации в продукте не только узкой функциональной задачи, вы сможете автоматизировать и все смежные управленческие задачи и получать комплексную, оперативную и достоверную отчетность. Отпадает необходимость тратить время и деньги на внедрение, стыковку и поддержку разнообразных систем.

  • Платежный календарь
  • Интеграция с договорной работой
  • Управление задолженностью
Автоматическое формирование реестра платежей на основании согласованных заявок Автоматическое формирование реестра платежей на основании согласованных заявок
Формат представления заявки на выплату денежных средств Формат представления заявки на выплату денежных средств
Ход выполнения процесса утверждения заявки на выплату денежных средств Ход выполнения процесса утверждения заявки на выплату денежных средств
Отчет Платежный календарь Отчет Платежный календарь

Согласование заявок

Для более крупных компаний важно автоматизировать коллективную процедуру (бизнес-процесс) подачи, согласования и утверждения к оплате заявок на денежные средства. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет автоматизировать эту деятельность. С его помощью можно автоматически осуществлять все эти операции, а также всевозможные проверки на лимиты (возможность оплаты) заявок по множеству признаков: бюджеты, договоры, контрагенты, центры ответственности, проекты и любым другим.

Сразу же после подачи заявки система начинает ставить задачи по согласованию ответственным исполнителям в необходимой последовательности. Причем кто-то из согласующих получает лишь уведомление о факте подачи заявки, а кто-то обладает полномочиями «передвинуть платеж на завтра» и т.д. Настраиваются правила корректной отмены заявок.

Автоматический контроль лимитов: враг не пройдёт

Бывает и такое, что, по неосторожности или намеренно, подается повторно заявка на оплату по одному и тому же документу-основанию. За счет настройки механизма лимитирования по документам-основаниям эта ситуация исключается. Клиенты сами могут установить, по каким аналитикам и с какой периодичностью нужно контролировать или пропускать лимиты.

Данные из управленческого контура благодаря настройкам трансляции в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» могут автоматически поступать в бухгалтерский учет.

Основание для платежа – отсканированный документ

Кстати, при подаче заявки необходимо выложить в единый электронный архив отсканированный документ, подтверждающий необходимость платежа. При согласовании заявки каждый согласующий может моментально просмотреть этот документ, получив его по ссылке в заявке непосредственно из электронного архива – быстро и удобно.

Реестр платежей

Для исполнителей, финансовых контролеров и казначеев настраиваются удобные электронные формы заявок, сводных реестров платежей и отчетности о ликвидности. Иногда их называют еще оперативный план выплат.

Перед выполнением платежа требуется решать задачи выбора банка и расчетного счета, с учетом наличия денежных средств на счете, параметров платежа и условий кредитования в банке. Казначей видит перед собой фактический и прогнозный остаток денежных средств, и определяет приоритеты заявок и расчетный счет. Программа может подсказать оптимальные банки и расчетные счета для выплат, исходя из параметров кредитов/овердрафта в этих банках, а также требований по оборотам и остаткам на счетах.

Можно настроить правила прохождения внебюджетных платежей. Из реестра видно текущее и плановое состояние остатков денежных средств в разрезе счетов (мест хранения денежных средств), юрлиц и других аналитик. Можно управлять приоритетами и сроками оплат.

Централизация денежных средств филиалов и внутренний расчетно-кассовый центр

Холдинги могут создавать де-факто внутренний централизованный расчетно-кассовый центр (почти банк) для управления денежными средствами во всей группе компаний. В управляющей компании централизуют все заявки и видят все остатки денежных средств. Утвержденные в программе заявки и реестры автоматически передаются на оплату в банки всех юрлиц и филиалов холдинга.

На административном уровне можно создать право второй первой подписи, которая будет у центрального казначея.

Входящие в состав холдинга бизнесы могут пользоваться внешними или внутренними финансовыми ресурсами на платной основе. Даже если бизнес привлекает внутренние ресурсы, они могут принадлежать другому бизнесу в составе холдинга, и нужно корректно рассчитывать внутреннюю стоимость денег, чтобы оценивать чистую прибыль каждого направления. Такая отчетность формируется в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

В задачи внутреннего расчетно-кассового центра входит оптимизация стоимости привлеченного капитала, а также корректный учет и разнесение расходов по кредитам на бизнесы и проекты холдинга.

Взаимоотношения с банками

Ряд платежей может списываться безакцептно: зарплата, налоги, %% по кредитам, РКО и др. По ним нужно делать «искусственные» заявки, или сразу же отражать такие платежи в выплатах на основании договорных условий с банками и требований законодательства.

Платежи: исключить человеческий фактор

Утвержденный реестр может автоматически сформировать платежные документы, которые также автоматически будут выгружены в банк-клиент. На этом этапе нужно минимизировать человеческий фактор.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет полностью автоматизировать весь процесс управления денежными средствами: формирование заявки → процессы согласования, утверждения → формирование платежных документов → получение банковских выписок → проверка и уточнение управленческих аналитик. Человеческий фактор – исключён.

В итоге собственники и руководство могут быть спокойны, что компания не потратит ни рубля средств больше, чем допустимо.

Управленческий факт на основании утвержденных заявок

Для целей оперативной управленческой отчетности данные по движению денежных средств могут поступать не только на основании точно совершенных выписок, но и на основании утвержденных заявок (и/или платежек).

Процесс не заканчивается осуществлением платежа

Осуществлением выплаты процесс заявки на денежные средства не завершается. Заявителю ставится задача предоставить в бухгалтерию оправдательные документы (накладная, акт, счет-фактура). Далее, бухгалтеру ставится задача проверить и правильно учесть данные в бухгалтерском учете. Можно автоматически подготовить авансовый отчет, и подсчитать сумму подотчетных средств на руках у сотрудника. Для повышения финансовой дисциплины можно настроить дополнительные правила: например, что заявителю не выдаются деньги по следующей заявке, пока он не предоставил отчет по предыдущей. Итого получается сквозной процесс, в рамках которого организация полностью контролирует целесообразность и эффективность расхода ресурсов. Введенные данные автоматически доступны для контроля выполнения договоров.

Архив документовАрхив документов
Ход выполнения процесса заключения договора с поставщикамиХод выполнения процесса заключения договора с поставщиками
Контроль исполнения договора c поставщикомКонтроль исполнения договора c поставщиком
Отчет об исполнении договора с поставщикомОтчет об исполнении договора с поставщиком

Движение денежных средств происходит не само по себе, а в результате заключения каких-то сделок, параметры которых фиксируются в договорах. В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» есть модуль электронного документооборота, позволяющий организациям сохранять весь архив договорной работы. И это будут не просто версии файлов и отсканированные копии.

Сегодня договор – завтра выплата денег

Для каждого договора можно указать финансовую аналитику – принадлежность к ЦФО, лимит расхода на период, график погашения и пр. В этом случае заключение договора автоматически будет формировать проводки в бюджетах организации. Например, заключение договора аренды позволит автоматически спланировать расходы на аренду. Можно назвать это «финансовым документооборотом». В единой системе происходит согласование и последующее хранение договоров, а также всё управление финансами.

Проверка и лимит выплат в разрезе договоров

С другой стороны, после того как договор заключен и помещен в электронный архив, он сам может являться важной управленческой аналитикой. В разрезе договоров можно контролировать выплаты контрагентам, контролировать задолженность, управлять начислениями.

Значения из договоров могут являться «лимитообразующими» - можно контролировать проведение выплат компанией в разрезе заключенных договоров, с контролем сроков оплат и оплачиваемой спецификации. Вообще же лимитообразующими могут быть любые аналитики управленческого учета.

Можно настроить бизнес-процесс выполнения договора, и контролировать совершение оплат по нему (как выполняемых нами, так и в пользу нас).

Автоматическое проведение процедуры реклассификации задолжденности Автоматическое проведение процедуры реклассификации задолженности
Ход выполения процесса сверки задолженности с контрагентамиХод выполнения процесса сверки задолженности с контрагентами
Отчет по расчету с контрагентамиОтчет по расчету с контрагентами
Отчет по видам и структуре задолженностиОтчет по видам и структуре задолженности

Ускорение среднего срока сбора дебиторской задолженности позволяет компании сократить потребность в кредитных ресурсах, а это сокращение расходов на их обслуживание и высвобождение залогов. Необходимо постоянно мониторить состояние дебиторской задолженности и выявлять критические группы контрагентов и отдельных дебиторов, ухудшающих средние показатели.

Контроль дебиторской и кредиторской задолженности

С другой стороны, компания должна регулярно контролировать состояние кредиторской задолженности, чтобы не допустить просрочки с погашением %% и тела кредита.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволит вам получить такую отчетность автоматически. Ежедневно в продукте можно формировать баланс оборотных средств компании, для оперативного контроля и предотвращения негативных тенденций (например, вымывание оборотного капитала или замещение собственных средств – заёмными).

Если для погашения задолженности используются не только денежные средства, но и векселя и другие ценные бумаги, взаимозачеты и сессии, то их также можно автоматизировать в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». При этом можно учитывать номинальный и фактический дисконт.

Сбор задолженности

Можно настроить процессы регулярного сбора (напоминания о просроченной задолженности), а также процессы реклассификации задолженности (например, обычная → просроченная → безнадежная → списанная в убытки или за счет резервов).

Если в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» реализуются задачи автоматизации клиентской работы, то информация по договорам и счетам, поступающая оттуда, сразу же может отражаться в плановых и фактических бюджетах.

В случае привлечения факторинговых и иных схем управления задолженностью с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно рассчитать их эффективность для принятия обоснованных решений.


Узнать больше

Проконсультируйтесь с нашим специалистом

Проверьте следующие поля:

ФИО *

E-mail *

Должность *

Веб-сайт

Компания *

Телефон *

C кодом города. Например: +8 (987) 654-32-10

Комментарий

Введите указанный код:

ИСТОРИЯ УСПЕХА

РКБ №3
Альмир Абашев, главврач.

Смотреть

«Мы приобрели большой объем знаний в области менеджмента здравоохранения. Сейчас мы способны мыслить одинаково ... »

Смотреть все отзывы (468)

Запросить
стоимостьПрайс-лист на продукты и услуги

Здесь Вы можете задать вопрос, оставить Ваше мнение, написать свое предложения и т.д. Заполняя форму, пожалуйста, точно укажите адрес электронной почты для связи с вами. Указывая номер контактного телефона, не забудьте указать код города.

Проверьте следующие поля:

ФИО *

Компания *

Город *

Должность

E-mail *

Телефон

Веб-сайт

Откуда Вы узнали о ГК ИНТАЛЕВ

Вопрос *

Введите указанный код: