+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
 

Оптимизация документооборота и бизнес-процессов

В каждой компании осуществляется документооборот, поскольку все время идет хозяйственная деятельность, и документы несут информацию об этом для отражения в учетной системе. И поэтому все компании стремятся управлять своим документооборотом. Но не все обращают внимание на то, что документы «движутся» не сами по себе – они возникают и двигаются вследствие действий персонала, которые происходят в порядке, заданном бизнес-процессами. Т.е. документы – это информационный поток этих процессов, и потому управление ими – это управление процессами, т.е. потоком работ. И автоматизация этого потока работ осуществляется по методологии Workflow.

Как разработать такую систему управления потоком работ и связанных с ними документов? Как связать документы процесса с учетной системой? Как осуществлять автоматизированный контроль за выполнением работ каждым сотрудником? Как учесть выполнение персоналом показателей и нормативов? Как добиться того, чтобы выполнение процесса вело компанию к достижению поставленной цели? Как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот одновременно?

Для решения этой задачи эксперты «ИНТАЛЕВ» используют уникальную методологию БОР (бюджетирование, ориентированное на результат), которая обеспечивает разработку «целевой воронки» - Target funnel, или воронки управления результатом, через которую осуществляется управление деятельностью, т.е. процессами, направленными на достижение целей.

«В результате бизнес-процесс стал прозрачен, а время на согласование договора сократилось в 2 раза», комментирует генеральный директор группы компаний «ДРУЖБА» Игорь Палочкин.

  • Прозрачность.
  • Сокращение сроков выполнения работ.
  • Снижение трудозатрат.
  • Предсказуемость результата.
  • Оперативные и достоверные аргументы для принятия решений.

Вот перечень эффектов, которые получает компания при внедрении электронного документооборота с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент».

Посмотрите, как «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет автоматизировать и решить важные задачи по управлению документооборотом и процессами (enterprise content management & business process & workflow management) в вашей организации. Благодаря реализации в продукте не только узкой функциональной задачи, вы сможете автоматизировать и все смежные управленческие задачи и получать комплексную, оперативную и достоверную отчетность. Отпадает необходимость тратить время и деньги на внедрение, стыковку и поддержку разнообразных систем.

  • Электронный документооборот
  • Интеграция документооборота с финансами
  • Стандартизация и оптимизация процессов
Внешний виж журнала задачВнешний вид журнала задач
Задача процесса по регистрации входящей_исходящей документацииЗадача процесса по регистрации входящей_исходящей документации
Отчет по входящей корреспонденцииОтчет по входящей корреспонденции
Электронный архив документов. Карточка документаЭлектронный архив документов. Карточка документа
Электронный архив документов. Отчет по карточке документаЭлектронный архив документов. Отчет по карточке документа

Электронный документооборот

Чтобы иметь полный порядок с документами, минимизировать риски потери документов при работе и проверках, и сократить трудозатраты, все организации внедряют электронный документооборот. Происходит автоматизация исполнения описанных бизнес-процессов. Настраивается электронный архив для хранения в удобном виде текстовых версий и скан-копий документов в рамках бизнес-процессов.

В электронном архиве документ не утеряется, и при разграничении доступа не попадет к нежелательным читателям. Обычно начинают с автоматизации работы с входящими и исходящими письмами, протоколами и служебными записками. Следующим этапом часто бывает автоматизация претензионной работы: претензии, иски, рекламации и заявки. Формируется отчетность по работе с документами, выполнению документов и поручений.

Жизненный цикл работы с документами

Помимо централизованного хранения документов обеспечивается весь цикл работы с документами. Важно, что на основании введенных формализованных данных в тех же документах можно настроить выполнение бизнес-процессов. Например, бизнес-процесс контроля выполнения договора на основании его условий и спецификации стартует автоматически после заключения договора. А в случае регистрации входящего письма идет поручение по его выполнению ответственным лицам, с контролем и эскалацией ответственных в случае невыполнения. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет настроить нужный вам порядок обработки документов, а главное – нужный порядок выполнения работ в организации.

Процессный подход к документообороту

Преимуществом реализации документооборота в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» является подход не от документа, а от процесса. Конечно, и документ может быть помещен в центр управления в системе. Но документы возникают не сами по себе, а как факт фиксации наступления того или иного события внутри бизнес-процесса. Поэтому правильно наладить управление процессами в компании, связав их с документооборотом. В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно автоматизировать движение поручений и информации в компании. После описания кто, когда и что должен сделать и кому передать – программа сама начинает по этой логике ставить задачи и контролировать выполнение. В таком случае может быть налажен контроль любых важных действий, причем необязательно сопровождаемых формированием привычных документов.

Электронный архив для территориально распределенных компаний

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» поддерживается создание единого хранилища документов, или в виде распределенного архива для компаний с филиальной сетью. А благодаря WEB-интерфейсу ввод возможен из любого места: например, сотрудники могут читать и редактировать документы, находясь в командировках, а творческие работники – из дома или иного места.

Электронная цифровая подпись

Поддержка электронной цифровой подписи (реализуется благодаря интеграции с внешними средствами криптографической защиты информации, СКЗИ) позволяет организовать надежный и юридически значимый документооборот.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет автоматизировать полный цикл управления документами в организации, и все основные бизнес-процессы планирования, учета, контроля и анализа.

Карточка документа в электронном архивеКарточка документа в электронном архиве
Отчет об исполнении договора с поставщикомОтчет об исполнении договора с поставщиком
Ход выполнения процесса заключения договора с поставщикомХод выполнения процесса заключения договора с поставщиком

Интеграция документооборота с финансами

Движение денежных средств происходит не само по себе, а в результате заключения каких-то сделок, параметры которых фиксируются в договорах.

Заключенные договоры влияют на бюджеты

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» есть модуль электронного документооборота, позволяющий организациям сохранять весь архив договорной работы. И это будут не просто версии файлов и отсканированные копии. Для каждого договора можно указать финансовую аналитику – принадлежность к ЦФО, лимит расхода на период, график погашения и пр. В этом случае заключение договора автоматически будет формировать проводки в бюджетах организации. Например, заключение договора аренды позволит автоматически спланировать расходы на аренду. Можно назвать это «финансовым документооборотом».

Хозяйственный и финансовый контроль в разрезе договоров

С другой стороны, после того как договор заключен и помещен в электронный архив, он сам может являться важной управленческой аналитикой. В разрезе договоров можно контролировать выплаты контрагентам, контролировать задолженность, управлять начислениями. Из управленческой отчетности можно получить не только № и реквизиты договора, но и открыть саму копию договора. Это особенно удобно для крупных компаний, когда из заявки или бюджета контролер, находящийся вдалеке от первичной операции, может увидеть не просто безликую сумму, а сразу открыть размещенный в электронном архиве договор или акт выполненных работ.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» объединяет в себе функциональные возможности систем для управления документами (Enterprise Content Management) с системами управленческого учета и бюджетирования (Business Performance Management).

Отчет по исполнительской дисциплине в разрезе сотрудников и поставленныз задачОтчет по исполнительской дисциплине в разрезе сотрудников и поставленныз задач
Ход выполнения процесса исполнения порученийХод выполнения процесса исполнения поручений
Ход выполнения процесса по запросу документов из архиваХод выполнения процесса по запросу документов из архива
Ход выполнения процесса по инвентаризации документовХод выполнения процесса по инвентаризации документов
Ход выполнения процесса по согласованию заявки на приобретение билетовХод выполнения процесса по согласованию заявки на приобретение билетов

Стандартизация и оптимизация процессов

Автоматизация рутинных процедур

Сократить сроки выполнения задач можно, переложив рутинные операции с человека на компьютер. С другой стороны, проведя анализ бизнес-процессов, можно увидеть, как много задач в процессе выполняется последовательно. И если поставить их параллельно, то будет достигнуто большое ускорение.

Минимизация человеческого фактора

Другой проблемой является человеческий фактор. Человеческий фактор – это неуверенность руководителя, что задача будет выполнена в срок и с надлежащим качеством. Как исключить его? Компьютер хорош тем, что четко и надежно выполняет заданную ему программу. Поэтому надо по возможности переложить выполнение рутинных операций с человека на машину. Сегодня очень многие задачи, которые выполняют сотрудники, работающие в офисах, могут выполняться автоматическими системами, которые наделены высоким интеллектом.

С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» организации сами могут настроить нужную логику выполнения процессов в компании и запускать их. В итоге программа сама может за человека выполнять нужные действия, считать и обрабатывать данные, передавать их следующему исполнителю. Человеку остается более творческая работа, которую нельзя возложить на современные компьютеры.

Стандартизация бизнес-процессов

Как обеспечить  высокую эффективность работы компании вне зависимости от территориального расположения, корпоративной культуры и прочих факторов?  Поставленную задачу призваны решить регламенты и положения, закрепляющие стандарты работы фирмы или холдинга. 

На основе этих документов в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» автоматизируются процессы работы фирмы. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» поддерживает любой уровень детализации бизнес-процессов: от работы холдинга в целом  до действия конкретного сотрудника. Для каждого из бизнес-процессов устанавливаются критерии эффективности. Работая в автоматизированных бизнес-процессах, сотрудники выполняют общекорпоративные стандарты на 100 %, так как работать иначе они просто не смогут. 

Удобно, что эти процессы живут не отдельной жизнью, а интегрированы в учетную и финансовую системы, предлагая единую среду автоматизации.

Оптимизация: исключить, упростить, объединить, автоматизировать

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, нужно понять, как он выполняется сейчас и что в нём нужно изменить. С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» описывается правильная логика выполнения процесса. Автоматизируя процессы, логично сразу исключить дублирование функций, упростить выполнение сложных операций, и автоматизировать рутинные действия.

Например, значительную оптимизацию процессов даёт распараллеливание выполнения задач вместо прежнего порядка, когда задачи выполнялись преимущественно последовательно. Это позволяет сократить сроки рассмотрения и согласования документов: договоров, заявок и пр.

Удобно сразу из программы получить список должностных инструкций. Это будет не абстрактный перечень пожеланий на бумаге, а список конкретных действий в системе, которые должен выполнять тот или иной сотрудник.

Оптимизация бизнес-процессов на деле

В современном конкурентном мире, в  условиях мгновенного информационного обмена и глобализации рынков гибкость является основным фактором, определяющим успех компании. Имея вместо бумажных корпоративных стандартов автоматизированные бизнес-процессы в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», компания сможет меняться на порядок быстрее. Достаточно внести изменения в настройки системы и уже на следующий день все дочерние компании начнут работать по новому стандарту! 

Кроме этого «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» содержит в себе внутренние механизмы оптимизации процессов. Статистика исполнения бизнес-процессов накапливается в базе данных в различных разрезах. Удобные средства анализа позволяет оценить эффективность отдельных действий, сотрудников, подразделений или целых процессов по временным, качественным, количественным и стоимостным показателям. Статистические отчеты дают возможность выявить «узкие места» того или иного процесса, и могут являться основанием для проведения оптимизации.

Автоматизация контроля

Зачастую оптимизация процесса состоит в том, чтобы повысить качество выходного из процесса продукта. Например, по концепции «6 сигм» даётся определенная статистическая погрешность на получение некачественного результата. Для многих офисных задач всегда возникает вопрос – как проверить, что функция выполнена и результат получен? Для ключевых функций указывается последующая задача, выполняемая другим исполнителем (контролером), который может проверять выполнение предыдущей задачи и отмечать результат проверки. Таких точек контроля в каждом процессе можно установить сколько угодно, исходя из бизнес-задач. Ряд контрольных задач можно полностью автоматизировать, чтобы система сама проверяла корректность и актуальность введенных данных.

Автоматизация для системы менеджмента качества

Если в компании используется система менеджмента качества ISO 9000, то для неё можно не просто подготовить все описания и процессы, но и собрать статистику реального выполнения процессов для задач внутреннего или внешнего аудита системы менеджмента качества (СМК).

Минимизация зависимости от отдельных личностей

Описание и автоматизация бизнес-процессов существенно помогают решить вопросы преемственности знаний и отсутствия зависимости от отдельных сотрудников. Важно, что с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно не просто обучить новый персонал, но и сделать саму систему незаменимым и очень полезным «сотрудником», который автоматизирует многие задачи управления.

Удобно, что система управления обращениями является частью общей системы выполнения задач и процессов в компании, и тесно интегрирована с модулями финансов, CRM и другими, реализуемыми в той же системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент».


Узнать больше

Проконсультируйтесь с нашим специалистом

Проверьте следующие поля:

ФИО *

E-mail *

Должность *

Веб-сайт

Компания *

Телефон *

C кодом города. Например: +8 (987) 654-32-10

Комментарий

Введите указанный код:

ИСТОРИЯ УСПЕХА

Алиса Энтерпрайзис
Юрий Луценко, финансовый директор.

Смотреть

«...мы достаточно успешно выжили в кризис не только погасили долги, но даже накопили инвестиционный ресурс и собираемся дальше активно развиваться ... »

Смотреть все отзывы (467)

Запросить
стоимостьПрайс-лист на продукты и услуги
Мероприятия

Здесь Вы можете задать вопрос, оставить Ваше мнение, написать свое предложения и т.д. Заполняя форму, пожалуйста, точно укажите адрес электронной почты для связи с вами. Указывая номер контактного телефона, не забудьте указать код города.

Проверьте следующие поля:

ФИО *

Компания *

Город *

Должность

E-mail *

Телефон

Веб-сайт

Откуда Вы узнали о ГК ИНТАЛЕВ

Вопрос *

Введите указанный код: