58
Array ( )
Контакты
в регионах
Контакты в регионах
Свернуть
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz
+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
Услуги
Мероприятия

Все мероприятия
История успеха

Единая Европа-Холдинг
Михаил Кудрявцев, Директор по экономике и финансам.

«...Финансовый контроль поднялся на новый качественный уровень, возникла реальная экономия затрат... »

Читать
Все отзывы

Подготовка процессно-ориентированного бюджета



Автор(ы): Д.Бримсон, Д.Антос
Источник: «Процессно-ориентированное бюджетирование»
Автор: Джеймс Бримсон, Джон Антос
  • Иерархия бизнес-процесса и видов деятельности.
  • Бизнес-процессы и виды деятельности — базис управления стоимостью с использованием процессно-ориентированного бюджетирования с учетом особенностей продуктов и услуг.
  • Определения бизнес-процессов и способы их организации и усовершенствования с помощью процессно-ориентированного бюджета.
  • Пошаговый анализ процессно-ориентированного бюджетного плана.

Иерархическая организация бизнес-процессов и видов деятельности: определение единиц измерения работы

Виды деятельности и бизнес-процессы формируют основу любой организации. Бизнес-процессы и виды деятельности описывают то, как организация расходует свое время и ресурсы для достижения организационных целей. Задачей является получение конечного результата. В качестве конечного результата можно рассматривать, например, удовлетворенного клиента; поставщика, чьи услуги были оплачены; безопасность близлежащих кварталов; пациента, которому был вправлен вывих головки бедра и который теперь может ходить. Для достижения этих конечных результатов организация должна произвести определенные выходные результаты (выходы) (табл. 1).

Таблица 1. Соответствие выходных результатов организации конечным результатам
Конечный результат Выходной результат (выходы)
Удовлетворенный клиент Продукт/услуга, удовлетворяющий потребностям клиента
Поставщик, чьи услуги были оплачены Оплата услуг поставщика (чек, электронный платеж)
Пациент с вправленным вывихом Посещение пациента физиотерапевтом
    Для получения отдачи необходимы выходные результаты бизнес-процессов и видов деятельности, которые потребляют ресурсы.

Выходные результаты являются продуктами видов деятельности, которые потребляют ресурсы (материалы, рабочую силу, технологии). Основной функцией вида деятельности является превращение ресурсов в выходной результат (продукты и услуги). Например, первичные виды деятельности производственно-инженерного отдела могут включать в себя разработку и обновление списков материалов, проведение исследования функциональных возможностей, выработку рекомендаций по совершенствованию процессов и разработку конструкции инструментов.

Функции — это комбинации видов деятельности, связанных друг с другом навыками и общим опытом. Такие виды деятельности будут связаны общей целью или задачей, такой, например, как закупка материалов, охрана или качество. Большая часть организаций уже организована на функциональной основе. Такая функциональная структура служит помехой связям между всеми переплетенными видами деятельности различных отделов. Например, в прошлом ответственность за виды деятельности по контролю качества зачастую закреплялась за отделом по контролю качества. Тем не менее многие другие виды деятельности, связанные с качеством, осуществлялись до того, как продукт попадал в отдел контроля качества (например, планирование качества на уровне разработки, внутрипроцессная проверка качества, доводка, деятельность по обслуживанию клиента и т. д.). Нет никакой гарантии того, что взаимозависимость между видами деятельности, относящимися к общей цели, будет осознана и упорядочена, если управление организацией основано исключительно на функциях.

Бизнес-процесс — это ряд взаимосвязанных и взаимозависимых видов деятельности, связанных посредством обмена своими выходными результатами. Виды деятельности связаны друг с другом в силу того, что имеется потребность в специфическом результате. Для достижения этого результата необходимы определенные продукты и услуги, которые инициируют первый вид деятельности в рамках процесса, который, в свою очередь, является спусковым механизмом для последующих видов деятельности. Выходной результат или поток информации возникает при взаимодействии двух видов деятельности. Обмен выходным результатом или информационным потоком проводит границу между различными видами деятельности в рамках одного и того же бизнес-процесса и устанавливает между ними сильные причинно-следственные отношения.

Задача — это комбинация элементов работы, или операций, которые составляют вид деятельности. Организации могут осуществлять одни и те же виды деятельности, используя различные задачи и операции.

Например, в банке есть такой вид деятельности, как оценка кредитных заявок. Это может быть заявка на кредит на покупку автомобиля, стандартную ипотеку (на сумму до 227 тыс. долл.) или на ипотеку в крупных размерах (на сумму свыше 227 тыс. долл.). В случае стандартной ипотеки и ипотеки в крупных размерах задачи одни и те же. Изучается кредитная история заявителя, экспертный отчет, документы, подтверждающие право собственности, и отчеты об оценке стоимости активов. Кредитные ставки по ипотечным кредитам в крупных размерах выше, чем по стандартной ипотеке, потому что такие кредиты сложнее продать, а не потому, что имеются различия в обработке заявок на стандартную ипотеку и ипотеку в крупных размерах или потому что для таких клиентов требуются более высокие ставки.

В то же время при рассмотрении кредитной заявки на кредит на покупку автомобиля есть и другие задачи, которые могут включать в себя рассмотрение кредитной истории и справки об автотранспортном средстве. Эти задачи отличаются от задач при стандартной ипотеке и ипотеке в крупном размере. Однако оба комплекса задач составляют вид деятельности по оценке кредитной заявки.

В прошлом некоторые организации фактически создавали подвиды деятельности: оценку стандартной ипотеки, оценку ипотеки в крупных размерах и оценку кредитов на покупку автомобилей. С теоретической точки зрения нет ничего страшного в том, чтобы создавать подвиды деятельности. Однако использование подвидов деятельности усложняет исчисление затрат по продукту и услуге.

Мы предлагаем, чтобы организации рассмотрели вариант выделения одного вида деятельности — «Заказ отчетов» — и использовали понятие особенностей продуктов и услуг. Использование понятия особенности является еще одним шагом, необходимым виду деятельности. Например, в таком виде деятельности, как «Заказ отчетов», особенности заказа отчета по ипотеке включают в себя оценку четырех отчетов: экспертной оценки, оценки стоимости активов, кредитной истории и документов, подтверждающих право собственности на активы. Особенности заказа отчетов по автокредитованию затрагивают два отчета: кредитную историю и справку об автотранспортном средстве.

Если разница во времени при заказе отчетов по автокредитованию и ипотеке значительна, то идея учета особенностей оказывается очень полезной. Для определения разницы во времени, требующемся для заказа отчетов по этим двум разным типам кредитов можно воспользоваться средневзвешенными величинами исходя из объемов ипотечного и автомобильного кредитования.

Некоторые виды деятельности отличаются своими характеристиками. Понятие характеристики предполагает, что выполнение задач и/или операций занимает больше или меньше времени. Например, если банк решит продавать ипотечные кредиты, у него появится вид деятельности «Продажа ипотечных кредитов». Независимо от того, будут ли это кредиты на условиях стандартной ипотеки или ипотеки в крупных размерах, банк все равно может принять решение продать их. Однако появится разница в затратах времени при продаже этих двух типов ипотеки. Стандартную ипотеку обычно продают двум крупным покупателям: Freddie Mac и Fannie Mae. Они представляют собой квазифедеральные агентства, покупающие ипотеку на жилую недвижимость. Продажи происходят по большей части автоматически и требования являются простыми.

Ипотеку в крупных размерах продают частным инвесторам. Так как для покупки ипотеки в крупных размерах имеется меньшее число частных инвесторов, банк должен искать дополнительных инвесторов. Это занимает больше времени, чем поиск покупателей стандартной ипотеки. У каждого покупателя могут быть свои требования. Поэтому, несмотря на то что банк должен подготовить документы для продажи как по стандартной ипотеке, так и по ипотеке в крупных размерах, на подготовку документов по ипотеке в крупных размерах уходит больше времени, чем на подготовку документов по стандартной ипотеке.

И, наконец, рынок ипотеки в крупных размерах может иметь или не иметь средства и/или желание покупать ипотеку в крупных размерах в тот момент, когда банк хочет их продать. Продажа ипотеки в крупных размерах имеет ряд характеристик, требующих большего количества ресурсов по сравнению со стандартной ипотекой. Задачи те же, но на их выполнение уходит больше времени.

Таким образом, особенности — это концепция, заключающаяся в использовании различных задач или операций для выполнения вида деятельности. Характеристики — это концепция, заключающаяся в том, что на выполнение одних и тех же видов деятельности требуется разное количество времени. Использование концепций особенностей и характеристик вместо подвидов деятельности сделает процесс планирования и бюджетную модель более легкими в понимании и менее громоздкими.

Операция — это самая маленькая единица измерения работы. Операции — самые детализированные элементы работ. На этом уровне детализации организации обычно не производят исчисления затрат, за исключением случаев, когда это является частью процесса совершенствования. Использование шагов действительно помогает организации понять выполняемые ею процедуры. Они являются важным инструментом анализа. Однако они являются слишком детализированными для ежемесячного или ежеквартального исчисления затрат и бюджетного планирования.

Почему виды деятельности?

Виды деятельности и бизнес-процессы формируют базис управления стоимостью. Они имеют требующуюся для управления стоимостью степень детализации. Они поддерживают непрерывный процесс процессно-ориентированного бюджетного планирования, нацеленный на управление созданием стоимости. Примеры видов деятельности, осуществляемых различными отделами, приведены в табл. 2.

Таблица 2. Примеры видов деятельности отделов
Отдел Вид деятельности
Маркетинг

Исследование рынка

Инженерно-технический Разработка концепции
Маркетинг Разработка концепции
Инженерно-технический Создание опытного образца
Производственный Создание опытного образца
Отдел согласований и разрешительной документации Получение необходимых разрешений

Вид деятельности — это то, что организация делает для выполнения работы. Например, продажа продавцом продукта — это вид деятельности в рамках функции по продаже и маркетингу. Вид деятельности по продаже продукта отличается от вида деятельности по исследованию рынка для поиска идей по созданию новых продуктов. Оба эти вида деятельности являются частью функции по продаже и маркетингу. Продавец может выполнять несколько видов деятельности, в том числе продавать продукт, устанавливать на него цену и обрабатывать заказ.

Бизнес-процесс по продаже продукта может состоять из таких видов деятельности, как выезд к клиенту, общая презентация деятельности организации, подготовка специального предложения, презентация специального предложения и обработка заказов. Весь этот бизнес-процесс находится в пределах функции по продаже и маркетингу.

Таким образом, бизнес-процесс «Продажа продукта» (Все в пределах функции по продаже и маркетингу) включает в себя: выезд к клиенту, презентацию организации, подготовку специального предложения; презентацию специального предложения, обработку заказа.

Многие виды бизнес-процессов пересекают границы функций. Например, бизнес-процесс по разработке новых продуктов включает в себя исследование рынка (маркетинг), разработку концепции (инженерные разработки и маркетинг), создание опытного образца (инженерные разработки и производство) и получение необходимых разрешений (согласования) (табл. 3).

Таблица 3. Межфункциональный бизнес-процесс
«Создание продукта/услуги»
Функция Вид деятельности
Маркетинг Исследование рынка
Инженерные разработки/маркетинг Разработка концепции
Инженерные разработки/маркетинг Создание опытного образца
Согласование Получение необходимых разрешений

Управление бизнес-процессами и видами деятельности является мощным инструментом успешного управления предприятием. Управленческая система, построенная на видах деятельности, обеспечивает передачу планов на уровень, на котором можно принимать меры. Традиционная практика бюджетного планирования, экстраполирующая затраты прошлых периодов в будущее, не дает подробной информации, необходимой для проведения необходимых изменений. Процессно-ориентированное бюджетное планирование определяет бизнес-процессы и виды деятельности для выполнения необходимых стратегических задач. Эта система в большей степени ориентирована в будущее, чем традиционные бюджеты.

Применение бизнес-процессов и видов деятельности
с целью выработки организационной стратегии

Виды деятельности и бизнес-процессы — это то, что организации делают. Стратегические цели представляют собой то, чего организация должна достигнуть. Осознание целей определяет то, что должно быть изменено по сравнению с тем, что делается на данный момент и какие виды деятельности необходимо осуществить для проведения таких изменений. Проанализировав свои виды деятельности, организация может проводить изменения и двигаться дальше к достижению своих целей.

Бизнес-процессы и виды деятельности работают
в направлении постоянного совершенствования

Анализ бизнес-процессов и видов деятельности дает руководству инструментарий, необходимый для выявления излишних, дублирующих друг друга и нерациональных задач или видов деятельности. Управление бизнес-процессами и видами деятельности помогает каждому сократить потери, провести совершенствование, обеспечить качество и упростить задачи.

Бизнес-процессы и виды деятельности помогают совершенствовать
процесс принятия решений

Нацеленные на управление стоимости планы с использованием процессно-ориентированного бюджетного планирования с учетом особенностей дают информацию, которая показывает очень реалистичную картину того, какое влияние оказывают решения на текущие процессы. Такой «ясный взгляд» позволяет менеджерам своевременно получать обратную связь и обеспечить возможность провести соответствующие изменения до того, как произойдет событие, а не просто отражать в отчетности информацию об уже происшедших событиях, создавая, таким образом, более полезную систему.

Важность бизнес-процессов для нацеленного на управление стоимостью планирования
с использованием процессно-ориентированного бюджетного планирования с учетом особенностей продуктов и услуг

Бизнес-процесс — это то, как организация создает стоимость. Построение бизнес-процесса определяет то, каким образом создается стоимость. Ключевым является выстраивание бизнес-процессов в соответствии со стратегическими целями и конъюнктурой рынка. Только путем такой ориентации организация сможет эффективно достигать своих целей.

Рассмотрим в качестве примера процесс осуществления закупок. Один из подходов состоит в том, чтобы закупать необходимые позиции, а затем выбирать нужные позиции из имеющихся запасов по мере необходимости. Организация покупает сырье и материалы, складирует их и затем передает в производство.

Последствиями такого подхода является то, что крупные суммы денежных средств оказываются связанными запасами сырья и материалов и высокими затратами на хранение и обработку. Второй подход заключается в том, что поставщики обеспечивают доставку точно в срок. Потребность в работах по хранению, отбору и обработке минимальна. Однако если необходимый для работы материал не будет в наличии в нужный момент, возникнут серьезные срывы в производстве и крупные затраты. Эти срывы в работе и затраты могут свести на нет всю экономию, полученную в результате отказа от хранения запасов.

Ключом к успеху является выстраивание бизнес-процессов организации в соответствии с условиями хозяйствования, сложившимися для отрасли в целом. Любой из этих двух подходов к осуществлению закупок может оказаться разумным для организации. Однако важным является то, чтобы организация поняла, какой способ достижения целей имеет больший смысл с точки зрения экономики предприятия и удовлетворенности потребителей.

Анализ бизнес-процессов помогает определить взаимозависимости между видами деятельности, их затратами и выходными результатами. Эти взаимосвязи помогают дать ясный взгляд на события, которые являются запускающим механизмом (триггером) для различных бизнес-процессов. Контролируя первоначальный запускающий механизм не создающего стоимости процесса, организация может помочь сократить или ликвидировать работы, не являющиеся необходимыми. Одновременно она может усовершенствовать результаты необходимых процессов.