Образцовый документооборот

Развитие бизнеса характеризуется постоянным ростом объема информации и документооборота, организацией новых филиалов и возникновением территориально распределенных организационных структур. Управление всем этим требует надлежащего уровня развития в компании информационных технологий, оптимизирующих бизнес-процессы, автоматизирующих документооборот.

Системы электронного документооборота (СЭД), внедрение которых сегодня становится все более актуальным, призваны создавать единое информационное пространство организации и обеспечивать централизованный доступ к корпоративной информации. Система электронного документооборота представляет собой программный продукт для автоматизации всего жизненного цикла документа, начиная от его создания или получения до исполнения или отправки в архив. Собственно, внедрение СЭД обоснованно как в коммерческих, так и в государственных организациях.

В государственных структурах отличительными чертами документооборота, как правило, являются внушительный поток бумажных документов в организации, невозможность получить информацию о нахождении того или иного документа и, как следствие, невозможность контролировать исполнение поручений в срок и значительные потери во времени из-за несвоевременного исполнения данных поручений. В коммерческих организациях, помимо уже упомянутых проблем, связанных с нарастающим потоком бумажных документов и невозможностью его эффективного контроля, распространены частые изменения к требованиям бизнеса - изменяются типы документов, с которыми производится работа, изменяются схемы обработки этих документов и т.п. Таким образом, система электронного документооборота, внедряемая на предприятии, должна не только решать свои прямые задачи, но и легко и быстро адаптироваться к новым требованиям бизнеса.

Исследование аналитического портала InvestmentNews.com (США) среди тысячи финансовых консультантов и независимых брокеров о приоритетности расходов на те или иные средства автоматизации показало, что 23,8% респондентов планируют в 2010 году потратить средства на решения в области управления документацией и технологии «безбумажного офиса». В целом, в 2010 году финансисты потратят больше денег на IT, чем в 2009 (об этом заявили 63,1% респондентов). Украинские эксперты сходятся во мнении, что эти тренды можно перенести и на отечественный рынок.

Кому это нужно

Оптимистические для СЭД прогнозы экспертов показывают неотвратимость в будущем всеобщего перехода от бумажного документооборота к электронному. И в недалеком будущем системы автоматизации документооборота будут на предприятиях таким же привычным явлением, как и системы автоматизации бухгалтерского учета, которые уже достаточно давно являются необходимыми для любой организации.

Однако, во времена экономической нестабильности такое будущее могут существенно отодвинуть соображения руководства наподобие «пока ничего не будем покупать, переждем». Вопросы окупаемости и обоснованности внедрения сегодня выходят на первый план при принятии решения о покупке СЭД. Понятно, что в зависимости от многих факторов, характеризующих масштабы бизнеса и особенности его процессов, эффект от внедрения СЭД в разных компаниях будет различным. Каким же компаниям в первую очередь стоит подумать о внедрении систем электронного документооборота?

Эксперты считают, что автоматизация документооборота интересна, в принципе, всем предприятиям, так как документ в том или ином виде - это понятие, которое неразрывно связанно с любым функционирующим предприятием или организацией.

Владислав Масло, директор отделения «Проектные решения» компании «АМИ», констатирует, что наибольший интерес к системам электронного документооборота проявляют предприятия с достаточно большим бумажным документооборотом и компании, в которых скорость обработки информации и ее сохранность необходимы для нормального функционирования. С ним солидарен и Вадим Матвеев, руководитель департамента консалтинга украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ». Он отмечает, что, во-первых, системы ЭД крайне важны для компаний, которым необходимо быстро принимать решения на основании большого количества разнообразной информации. Во-вторых, такие системы важны для компаний, где критической является безопасность данных - как с точки зрения их сохранности и целостности, так и с точки зрения несанкционированного доступа. Кроме этого, при бумажном документообороте по статистике теряется по различным оценкам от 2-3 до 20% первичных документов. Прямые убытки крупных компаний от таких потерь могут превышать общие затраты на владение системой ЭД во много раз. «К примеру, в нашей компании любой сотрудник может получить доступ к любому документу группы компаний (11 офисов, которые расположены в России, Казахстане, Украине) за несколько минут. Для этого необходим лишь компьютер и интернет. Также стоить учесть, что центральный сервер вашей системы может быть физически размещен где-нибудь в Германии или Швейцарии (есть компании, которые предоставляют подобные услуги), а первичные документы могут централизовано храниться в специализированном защищенном хранилище. Вся же работа производится исключительно с электронными копиями документов в режиме удаленного доступа. В нашей практике мы неоднократно сталкивались со случаями, когда просто клочок бумаги в мусорной корзине или завалявшийся файл в ноутбуке сотрудника, попавшие в руки заинтересованных лиц, имели для компании самые серьезные последствия», - подчеркивает господин Матвеев.

«СЭД нужны всем, кто хочет систематизировать информацию в своей компании и вести мобильный образ жизни», - резюмирует Роман Ваврик, директор департамента систем документооборота «Софтлайн». Если офисное помещение представляет собой одну небольшую комнату, в которой сидят все сотрудники, то в такой компании внедрение СЭД не настолько оправданно, как, к примеру, в компаниях с сотнями сотрудников и распределенной организационной структурой. 

Тем не менее, и тем компаниям, у которых есть как минимум два сотрудника, вполне имеет смысл переходить на электронный документооборот. Вопрос в том, какой объем функциональности системы будет внедряться, и насколько она будет покрывать существующие бизнес-процессы. Любая компания не может существовать изолированно, ведется переписка с клиентами, партнерами, в любом случае существуют документы, которые необходимо учитывать и получать к ним удобный доступ. Кроме того, СЭД обеспечивает максимальную независимость от человеческого фактора - все в единой базе, в единой системе, и что бы ни происходило, каждый документ в любой стадии может быть найден в любой момент. 

Выбор системы 

Внедрение СЭД - непростой процесс, к которому необходимо подходить серьезно, только при всестороннем и обдуманном выборе системы, можно рассчитывать на максимальную отдачу от проекта. Прежде всего, внедрение включает в себя предпроектное обследование организационной структуры предприятия и бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать, выявление критичных потоков информации и схем движения документов. Только после такого обследования можно рационально подобрать платформу и адаптировать ее для получения максимального экономического эффекта. 

Вадим Матвеев делает акцент на том, что при выборе СЭД, как и при выборе любой IT-системы, в первую очередь необходимо понимать совокупную стоимость владения. То есть стоимость приобретения всего необходимого ПО, аппаратного обеспечения и дальнейшего сопровождения системы. Далее по важности следуют функциональные возможности - в первую очередь, гибкость, наглядность и простота настроек. Тут, конечно же, выбор субъективен - чтобы понять, насколько система подходит компании, необходимо внимательно ознакомиться с различными системами. Господин Матвеев советует обращать внимание не на красивые слайды презентаций и заученные тексты продавцов, а на живой показ системы, отзывы уже работающих клиентов, возможность самостоятельно ее пощупать, сымитировать какие-то ваши схемы документооборота. «Если компания крупная, то важнейшими факторами являются производительность и масштабируемость системы. Если у вас большой документооборот, то не пожалейте времени и денег и потребуйте от поставщика провести масштабные тесты, имитирующие реальную нагрузку (в том числе, пиковую) - такую же, какая ожидается в реальной системе. В этом случае вы убьете двух зайцев сразу - и аппаратную часть протестируете, и программное обеспечение. То есть покупать будете уже не кота в мешке, а совершенно конкретные параметры производительности», - подытоживает он. 

«Надо понимать принципиальное отличие электронного документооборота от автоматизации бумажного. Бумаги в компании «ходят» по определенным маршрутам, которые могут быть прописаны (что маловероятно), и в большинстве организаций сотрудники попросту запоминают все необходимые инстанции для документов. Здесь завизировать, в этом кабинете подписать, здесь - печать, затем отправить. Система для автоматизации бумажного документооборота контролирует этот процесс: она ставит «галочки» - что вот этот бумажный документ переместился, поставилась такая-то виза, в этом документе сказано то-то. Эти данные просто фиксируются в базе данных. Такой подход уже имеет преимущества в плане контроля исполнительской дисциплины и быстрого поиска документов. Но с точки зрения ускорения процесса система автоматизации бумажного документооборота не действует. А теперь представьте себе, что бумага просто исчезает. Система ЭД должна обладать совершенно другими функциями. Она должна понять, как «заменить» функции человека, который носил документ для подписей и печатей, должна проанализировать электронный маршрут. Системе следует понять, как отобразить на экране документ, чтобы человеку было удобно его рассматривать. Следующий момент: документ в электронном виде нельзя подписать обычной подписью. Соответственно, один из критериев выбора СЭД -легитимность, использование соответствующей электронно-цифровой подписи (ЭЦП), совместимость со всеми основными центрами сертификации ключей.

Еще одна проблема при переходе на полностью электронный документооборот - перенести все, зачастую неформализованные, процессы в систему. Процесс «похода за подписями» в документ должен быть удобно формализован. Электронные процессы ни в коем случае не должны стать ущербными по отношению к тем, которые были в бумажном виде. Организация должна быть готова к тому, что не просто внедряет у себя СЭД - она меняет свои процессы документооборота», - объясняет господин Ваврик. 

Эффект, который можно подсчитать 

Очевидно, что внедрение системы электронного документооборота как минимум сокращает расходы компании на бумагу. Этот эффект внедрения СЭД лежит на поверхности. Формализация, оптимизация процессов документооборота, мобильность бизнеса, экономия рабочего времени сотрудников - вот только некоторые выгоды от внедрения СЭД, которые можно подсчитать. 

«Чтобы правильно рассчитать экономическую эффективность от внедрения систем электронного документооборота, нужно учесть очень много факторов», - сообщает Владислав Масло. 

«При правильно выбранной платформе и успешном внедрении за счет автоматизации рутинных операций связанных с обработкой документов сотрудники могут более эффективно использовать свое рабочее время, что, в свою очередь, позволит оптимизировать деятельность как отдельных отделов, так и предприятия в целом. Вместе с тем, есть еще ряд факторов и выгод, которые не всегда проявляются в явном виде, но влияют на экономическую эффективность», - рассказывает он. 

Вадим Матвеев подчеркивает, что только прямые эффекты внедрения СЭД включают ликвидацию (или существенное снижение) потерь первичных документов, экономию на оплате труда персонала (меньше сотрудников делают больше работы и более эффективно), повышение точности принимаемых управленческих решений, за счет более оперативной и точной картины состояния компании. «К косвенным эффектам следует отнести общее снижение издержек минимум на 3-5% при внедрении комплексной системы управления компанией (ERP), включая и систему документооборота. На практике, если говорить о сроках окупаемости, для крупных компаний речь идет о месяцах, для средних - от полугода до года», - добавляет господин Матвеев.

Светлана Романюк, менеджер по продажам отдела систем электронного документооборота «Банкомсвязь», описывает несложный и достаточно понятный расчет эффективности, позволяющий убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, основанный на существенном уменьшении времени обработки документов: «Средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на различные операции таков: поиск документов - 20%; согласование и утверждение документов - 20%; передача (пересылка) документов между подразделениями и филиалами - 10%; подготовка стандартных аналитических и статистических отчетов - 10%. Таким образом, суммарное время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов, - более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании СЭД эффективность достигается за счет того, что на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - они одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим право доступа. Кроме того, процесс согласования и утверждения документов становится прозрачным и происходит в онлайновом режиме, а время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем, у кого есть право доступа. Подготовка отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки, и отсутствие руководителей в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами». 

К вышеизложенным критериям эффективности при внедрении системы электронного документооборота Светлана Романюк добавляет повышение прозрачности движения документов: сотрудники получают возможность видеть все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители могут следить в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании. Движение документов и работа сотрудников с ними становятся контролируемыми в режиме реального времени. 

Также внедрение СЭД обеспечивает организацию единого корпоративного информационного пространства. Удаленные офисы, филиалы и представительства связываются как с центральным офисом, так и между собой, и степень их взаимодействия существенно повышается. 

Следует отметить такой эффект от внедрения системы электронного документооборота, как объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Она сохраняется в системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если они увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. 

Функционирование СЭД приводит к ускорению информационных потоков и уменьшению числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных, что ведет к повышению управляемости компании в целом. 

Тенденции рынка 

Эксперты уверены, что в самом ближайшем будущем будут востребованы системы электронного документооборота, которые можно будет не приобретать, а брать в аренду (модель SaaS). 

Gartner отмечает, что модели реализации прикладных систем на базе SaaS и Open Source пока не представляют серьезной конкуренции традиционным решениям. Но уже сегодня многие вендоры стараются обеспечить возможность применения своих программных пакетов в режиме SaaS. 

«Будут востребованы системы класса ECM (Enterprise Content Management). В них обеспечивается управление и доступ ко всему информационному контенту, который есть в организации, а не только к документам. Электронно-цифровая подпись появилась достаточно давно, но организаций, реально отказавшихся от бумаги, единицы. В прошлом году мы построили безбумажный документооборот в Главном управлении государственной службы Украины. Сейчас этим кейсом очень активно интересуются другие госструктуры. Вообще, можно сказать, что на данный момент очень маленький процент организаций Украины использует электронный документооборот. Потенциал у этого рынка огромный», - утверждает Роман Ваврик. 

Важной тенденцией развития рынка ECM в целом является растущая доля заказчиков из числа организаций средних размеров, а также повышение значимости вертикальных сегментов (государственное управление, здравоохранение, финансовые услуги, высшая школа и пр.).

В конце 2009 года аналитическая компания Forrester Research провела опрос среди заказчиков ECM-решений. Согласно его результатам, этот рынок сохраняет высокий уровень спроса - 72% компаний планируют покупать ECM-системы в 2010. Главные мотивы инвестирования в ECM -совместное использование контента, обеспечение соответствия нормативным требованиям и улучшение технологий поиска. В отчете Forrester Research также выделены несколько ключевых сфер ECM, которые будут давать компаниям наибольший прирост производительности - управление вэб-контентом (WCM), записями (RM) и цифровыми активами (DAM). Аналитики Forrester констатируют, что сегодня в компаниях используется больше, чем одно ECM-решение или его компонент - 51% установили три и более таких продуктов. В свою очередь, 59% компаний планируют внедрить комплексный пакет подобных приложений, хотя 27% опрошенных остались неудовлетворенными от применения таких решений. Помимо этого, в отчете говорится, что все больше организаций используют в роли ECM-системы Sha re Point и проявляют интерес к SaaS и Open Source-разработкам.