Использование бухгалтерии для построения управленческого учета

Григорий Артамошин
консультант компании "ИНТАЛЕВ"

В предыдущей статье мы вместе с Вами начали рассматривать тему получения консолидированных управленческих данных. Эта задача широка и многогранна и поэтому сегодня я хотел бы продолжить рассмотрение вопроса о получении фактических данных для системы бюджетного управления.

Управление на основе бюджетирования проводится в несколько этапов. Очень укрупнено можно выделить три этапа:

• планирование (бюджетирование) деятельности
• получение фактических данных
• план-фактный анализ, выявление отклонений и их причин

Таким образом, любая система, предназначенная для бюджетного управления, включает в свой функционал инструменты для получения фактических данных о деятельности фирмы.

Если рассматривать специализированное программное обеспечение, предназначенное для бюджетирования, то его можно условно разбить на два основных класса:

Независимые программные продукты. Эти системы используются обособленно от имеющихся учетных систем. Фактические данные в них вводятся либо вручную, либо настраивается сложная система обмена данными.

Модули бюджетирования в составе корпоративных информационных систем (КИС). Эти системы изначально проектируются с таким расчетом, чтобы фактическая информация автоматически отражалась в модуле бюджетного управления.

Преимущества первого варианта в свободе выбора. Финансовая служба предприятия выбирает программное обеспечение, наиболее полно соответствующее ее требованиям, не оглядываясь на необходимость совместимости с имеющимися учетными системами. Но расплачиваться за это приходится двойным вводом фактических данных, либо настройкой сложной системы обмена данными.

Второй вариант предполагает использование модуля бюджетирования производителя КИС или модуля бюджетирования, разработанного сторонним производителем специально для конкретной КИС. Но такой вариант существенно упрощает процедуру обмена данными. Причем, зачастую эту настройку могут выполнять специалисты по финансам, не обладающие навыками программирования и администрирования.

При выборе системы бюджетирования довольно часто решающее значение имеет совместимость с уже имеющимися учетными системами. При этом выбор второго варианта позволяет быстрее внедрить систему бюджетного управления и уменьшить расходы на ее поддержку и соответственно сократить общую стоимость владения.

Именно на таком варианте я и хотел бы остановиться поподробнее.

Рассматривать возможности отражения фактических данных в модуле бюджетного управления я буду на примере программного продукта "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы", разработанного для совместного использования с учетными системами на платформе 1С. Этот программный продукт использует транзакционный подход к отражению фактических данных в управленческом учете. Т.е при отражении каждой хозяйственной операции в учетной системе, она автоматически по заданным правилам отражается также в управленческом учете.

Теперь хотелось бы более подробно поговорить о методах отражения фактической информации в управленческом учете.

Информация о фактической деятельности предприятия в системе 1С содержится как в виде первоисточника информации — документа, с помощью которого данные занесены в КИС, так и в виде результата отражения этого документа в информационной базе. Большинство вводимых документов отражаются в бухгалтерском учете (на их основании делаются бухгалтерские проводки) или/и в оперативном учете (документ отражается в виде движений регистров оперативного учета).

Соответственно, для того чтобы максимально полно отразить фактическую информацию в управленческом учете, необходимы механизмы переноса информации от первичных документов, от бухгалтерских проводок и от движений регистров оперативного учета. В указанном программном продукте все эти механизмы присутствуют. Внутри "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы" вся управленческая информация хранится в виде бюджетных операций, представляющих собой корреспонденции счетов управленческого плана счетов, который [план счетов] создается под конкретную фирму на этапе внедрения.

Общую схему передачи информации можно представить следующим образом:

Опыт внедрения программного продукта показывает, что в большинстве случаев для формирования управленческих данных пользователи используют бухгалтерскую информацию, трансформируя ее под конкретные правила ведения управленческого учета. Таким образом, задача отражения бухгалтерских данных в модуле бюджетного управления сводится к заданию правил, по которым информация из бухгалтерских проводок будет преобразована в бюджетные операции. В нашем программном продукте такие формализованные правила называются картой переноса.

Заполняя карты переноса, Вы определяете, какая первичная информация из оперативного модуля отразится в бюджетной операции управленческого модуля.

Например: При вводе нового первичного документа – "Выписка банка" система 1С формирует бухгалтерские проводки. На основании бухгалтерских проводок формируется управленческий документ – Бюджетная операция. При формировании бюджетной операции программа, используя настройки карты переноса, может автоматически подставить в бюджетную операцию сумму, название контрагента, дату и т.д.

Единожды сделав такую настройку, в дальнейшем управленческие документы будут формироваться автоматически. Причем этот процесс может работать в режиме on-line (при формировании новой операции в бухгалтерии сразу будет формироваться управленческий документ), что позволяет оперативно принимать управленческие решения.

Используя возможности этого механизма мы выбираем информацию, которая присутствует в оперативном модуле и должна быть перенесена в управленческий учет.

Но такая задача не всегда является достаточной. Методика бюджетного управления накладывает свои требования на фактические данные.

Давайте рассмотрим основную проблему, с которой можно столкнуться при переносе фактических данных в управленческий модуль для целей бюджетного управления — отсутствие у фактических данных привязки к конкретному центру финансовой ответственности. Например произошла выплата поставщику по какой-то статье затрат. Для бухгалтерии этой информации достаточно, чтобы отразить факт совершения хозяйственной операции в учете. Но если ту же информацию рассматривать через призму бюджетного управления, то возникает вопрос: на какое подразделение, а вернее ЦФО, отнести эти затраты, финансовый результат какого ЦФО они изменят?

Самое простое решение этого вопроса – вручную указывать для каждой операции ЦФО, к которому она относится. Но для крупной фирмы такой вариант неприемлем, в связи с огромным количеством первичной информации. Есть и другой вариант – научить программу автоматически определять ЦФО в соответствии с бизнес-логикой каждой конкретной хозяйственной операции. Для этого необходимо задать правила, используя которые программа сможет корректно определять ЦФО. В указанном программном продукте определение ЦФО работает по следующему алгоритму:

• все хозяйственные операции разбиваются на типы (например: продажи, закупки, производство, финансовая деятельность и т.д.)
• На этом этапе уже можно выделить типы хозяйственных операций для которых ЦФО будет неизменным и указать его. Например: финансовая деятельность, вероятнее всего, всегда будет проходить только по одному ЦФО
• Для оставшихся типов операций необходимо выделить аналитики, на основании которых можно однозначно определить, к какому подразделению относится эта операция. Например: для операции выплата зарплаты определить ЦФО можно по сотруднику, для производства – по типу материалов.
• После определения таких аналитик необходимо привязать каждое значение аналитики к определенному ЦФО.
  Например: сотрудник Петров — ЦФО1
  сотрудник Иванов — ЦФО2
  группа сотрудников А — ЦФО3
• Программа при определении ЦФО "смотрит": какой тип операции используется, по какой аналитике надо определять ЦФО и проставляет ЦФО, соответствующее конкретному значению аналитики.

Описанный выше механизм отображения фактических данных в управленческом учете для большей наглядности можно представить графически в следующем виде:

В этой статье мы рассмотрели один из вариантов переноса бухгалтерских данных в управленческий модуль. В системах других производителей эта же задача может решаться иначе. Но для того чтобы принять решение о применимости того или иного варианта в конкретных условиях необходимо проанализировать все доступные альтернативы и уже тогда делать обоснованный выбор.