Для чего нужны автоматизированные системы бюджетирования?

Чем «плохи» КИС?

Прежде всего, нужно остановиться на ограничениях возможностей КИС. В период всеобщего увлечения этими системами казалось, что проблема создания полностью интегрированной корпоративной системы управления — это вопрос только времени и денег. Но практика большого числа проектов, из которых лишь немногие привели к созданию систем действительно высокой степени интеграции, показала, что в большинстве случаев создать систему, в рамках которой решались бы все задачи корпоративного управления невозможно. Основные причины этого состоят в следующем:

• Информационная система обеспечивает поддержку только формализованных процессов. То есть таких, которые описаны, и на практике выполняются в соответствии с утвержденными инструкциями. Не случайно, у разработчиков программного обеспечения существует поговорка: «Нельзя автоматизировать хаос». Однако фактически, даже в организации с хорошо отлаженным управлением, к тому же действующей в стабильных условиях, формализации поддаются не более 80% бизнес-процессов. Остальные 20% настолько изменчивы, что зафиксировать их практически невозможно.
• Концепция КИС опирается на стандарт MRP (Material Resource Planning), регламентирующий лишь операционные бизнес-процессы (планирование производства и закупок для обеспечения поступивших заказов на продукцию). Однако деятельность реального предприятия не сводится к операционным бизнес-процессам. Скорее, организацию можно представить как совокупность подсистем, взаимодействующих между собой. При этом производственная деятельность — лишь одна из таких подсистем. Дальнейшее развитие КИС привело к появлению новых обозначений, вроде ERP, но ничего не изменило по сути, поскольку модель организации, положенная в их основу, осталась прежней.
• Довольно редко компании строят свою деятельность на «однородном» бизнесе. Чаще всего их бизнес в той или иной степени диверсифицирован. Автоматизация управления такими «t;конгломератами» весьма затруднительна, когда ставится задача «свести» в рамках одной системы различные бизнес-процессы, принципы учета и планирования. Для многопрофильных холдингов вообще нереально ставить задачу построения единой интегрированной системы, поскольку корпорации развиваются динамично; одни бизнесы покупаются, другие продаются, а внедрение информационных систем, как известно, длится годами. Из-за постоянного изменения структуры организации проект создания интегрированной системы для холдинга однажды начавшись, может никогда не завершиться.

Программы бюджетирования закрывают «бреши» в управлении

Перечисленные проблемы приводят к тому, что на практике чаще всего осуществляется «лоскутная» автоматизация корпоративного управления, при которой информационные технологии внедряются, прежде всего, на тех участках, где наиболее ощутимы потери, связанные с отсутствием оперативной управленческой информации.

При этом остается открытым вопрос: «Какими средствами обеспечить планирование, учет и контроль на верхнем уровне управления корпорацией?» Ведь организация, как единое целое, нуждается в скоординированном планировании и систематическом отражении результатов своей деятельности. Это нужно, прежде всего, высшему руководству компании. Ответом на этот вопрос стало появление специализированных программных продуктов для бюджетирования. Их роль в семействе программного обеспечения, используемого для корпоративного управления, состоит в интеграции процессов планирования, учета и контроля на уровне всей корпорации.

Два способа автоматизации управления

Для более точного понимания различий между КИС и системами бюджетирования необходимо обратить внимание на технологические различия между ними.

КИС являются системами транзакционного типа, обеспечивающими регистрацию хозяйственных операций и их интерпретацию в соответствии с управленческим планом счетов. В таких системах наиболее эффективно поддерживаются задачи управленческого учета. Однако для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более) транзакционный механизм в большинстве случаев практически не пригоден. Действительно, планировать деятельность предприятия с точностью до отдельных хозяйственных операций можно только в рамках вполне определенного заказа.

Системы бюджетирования по своей сути являются аналитическими инструментами, «заточенными» для накопления и анализа управленческой информации, которая представляется в виде многомерных таблиц. Они наиболее удобны для разработки и анализа планов. Однако решение задач учета на их основе связано с определенными сложностями. Такие системы не предусматривают непосредственной регистрации каждой хозяйственной операции. Поэтому данные о фактическом исполнении плана либо вводятся вручную в агрегированном виде (как сумма за определенный период по определенной бюджетной статье), либо необходимые данные извлекаются из учетной системы, агрегируются и импортируются в систему бюджетирования автоматизированными способами. После этого появляется возможность проведения сравнительного план-фактного анализа.

Таким образом, одни системы лучше подходят для учета, другие — для планирования. Как выбирать между ними, если существует необходимость комплексного решения задач управления?

Основные альтернативы

«Взаимоотношения» между КИС и системами бюджетирования в каждом конкретном случае могут быть различными. Здесь возможно как «сотрудничество», так и взаимное отрицание одного решения другим. Принципиально возможны три основных варианта построения управленческих систем планирования, учета и контроля на основе этих программных продуктов:

• «только КИС»;
• «система бюджетирования совместно с КИС»;
• «только система бюджетирования».