58
Array ( )
Контакты
в регионах
Контакты в регионах
Свернуть
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz
+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
Услуги
Мероприятия

Все мероприятия
История успеха

Алиса Энтерпрайзис
Юрий Луценко, финансовый директор.

«......мы достаточно успешно выжили в кризис не только погасили долги, но даже накопили инвестиционный ресурс и собираемся дальше активно развиваться... »

Читать
Все отзывы

Выбор ПО для автоматизации управления



Автор(ы): И. Филипенко
Филипенко Игорь,
Коммерческий директор АОЗТ “Супремум”

Вступление

Современная жизнь состоит из альтернатив. Мы постоянно что-то выбираем. Это относится и к нашему быту, и к профессиональной деятельности. В простых ситуациях мы даже не задумываемся, что выбрать и как это сделать, в сложных – мы выстраиваем целые системы принятия решений и разрабатываем для этого математический аппарат.

Думаю, Вы согласитесь со мной, что выбор программного обеспечения (ПО) для автоматизации управления предприятием или, более точно, для поддержки Информационной Системы Управления (ИСУ) - задача не совсем простая даже для небольших предприятий. И дело здесь даже не в сложности объекта выбора как такового, а большей частью, в том, что от этого объекта могут сильно зависеть результаты деятельности Вашего предприятия.

В прессе, в Интернет и другой литературе Вы можете найти множество материалов и статей, посвященных данной тематике, но, несмотря на все это, опыт общения с основной массой наших потенциальных клиентов показывает, что пробелы в этой области еще довольно значительны.

Эта статья родилась на основе реальных проектов, как моих, так и совместных с коллегами, а также прочитанных мною семинаров, посвященных решению задачи выбора. Естественно, что в рамках короткой статьи обсудить все проблемы, связанные с процессом выбора ПО для ИСУ сложно, поэтому остановимся на ПРОЦЕДУРЕ выбора программного обеспечения для автоматизации управления предприятием. Т.е. рассмотрим работы, которые, по-нашему мнению, должны быть выполнены на этом проекте и выскажем наши рекомендации по проведению этих работ.

Зачем это надо? В настоящее время стоимость программных продуктов и их внедрения довольно высока. Если же рассмотреть все остальные затраты, связанные с процессом автоматизации, то суммы получатся еще больше. Исходя из этого, руководители должны быть уверены, что деньги на автоматизацию будут потрачены не зря. Т.е. в результате, мы получаем объективный, обоснованный со всех точек зрения выбор. Кроме того, решается вопрос оптимального использования бюджетов, выделенных на автоматизацию.

Будем считать, что предприятию действительно необходимо проводить выбор ПО для автоматизации, что существующие проблемы могут и должны быть решены путем автоматизации, и что имеющееся ПО непригодно для дальнейшего использования. Это важно, так как очень часто руководители считают, что купив и внедрив программу, они смогут решить свои проблемы. Думаю, вы согласитесь, что почти бессмысленно, например, покупать и внедрять ПО для бюджетирования, если сам процесс бюджетирования, как таковой, отсутствует на предприятии.

Рассмотрим процесс выбора, как некоторый проект. Все работы по этому проекту можно разделить на три фазы: планирование выбора, подготовка выбора, осуществление выбора.

Во время первой фазы осуществляется детальное планирование всех ресурсов, формирование проектной группы (на базе инициативной группы или под руководством инициатора проекта), распределение ролей.

Во время второй фазы формируются цели внедрения и требования к ПО, разрабатываются критерии сравнения, определяется класс ПО.

И на последней фазе вы определяете требования к поставщикам и изучаете их возможности, организовываете презентации ПО, разрабатываете и осуществляете запросы на коммерческое предложение, проводите анализ поступивших коммерческих предложений.

Результатом первой фазы является расширенный план работ по выбору, который включает в себя и уточненные рамки проекта (бюджетные и временные). Результатом второй фазы – выбранный программный продукт или несколько продуктов одного класса. И результатом работ последней фазы – коммерческое предложение от поставщика (поставщиков).

Рассмотрим состав работ по этим фазам более подробно.

Планирование выбора.

Бюджет

Одним из факторов, ограничивающим наши желания и возможности, являются деньги, точнее уровень финансирования, необходимый для удовлетворения желаний и реализации возможностей. Поэтому, прежде всего, определитесь с бюджетом проекта автоматизации. На этом этапе нет необходимости делать детальный бюджет. Достаточно будет определиться с порядком сумм, выделяемых на автоматизацию. В общем случае, бюджет, выделяемый на такой проект, может зависеть от:

  • финансового состояния предприятия;
  • уровня использования информационных технологий в бизнесе компании или, другими словами, зависимости результатов бизнеса от использования ИТ;
  • целей проведения автоматизации;
  • желания и понимания руководства и собственников;
  • ожидаемого эффекта от проекта;

Однако будьте готовы к тому, что на проведение проекта комплексной автоматизации необходимо будет потратить 1-5% от годового оборота Вашего предприятия, а в некоторых случаях и больше.

Встречаются ситуации, когда говорят, что мы сначала определимся с программой, а там будем говорить о деньгах. Естественно, что такой подход имеет право на жизнь, но только в одном случае, когда финансовые возможности Вашего предприятия просто безграничны, никто не планирует заранее их использование и никто не оценивает эффективность их использования. Согласитесь, такое бывает не слишком часто. Когда Вы отправляетесь за покупками в магазин или выбираете бытовую технику, или покупаете автомобиль, то для себя Вы устанавливаете некоторые ценовые рамки покупки, т.е. ограничиваете свои потребности возможностями. Так почему, когда речь идет о ПО, не определить точно такие же рамки.

Полезно будет провести распределение суммы бюджета по статьям. Это можно сделать в процентном выражении, так как точной суммы пока еще нет.

Очень часто график платежей не равномерный, а имеет некоторые пики по единовременным выплатам. Это может создавать дополнительные сложности с финансированием работ и покупок. Поэтому согласуйте с руководством максимально возможные суммы для единовременных выплат и при переговорах с поставщиками постарайтесь сгладить эти пики.

Люди

На данном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта, которые будут работать вместе с Вами во время проведения выбора. Если проект масштабный, то необходимо будет создавать некую виртуальную структуру – проектную группу, со своей администрацией и исполнителями, которая будет осуществлять не только работы по выбору, но и впоследствии участвовать во внедрении и сопровождении программного обеспечения.

Определите, кто будет готовить решение, а кто принимать решение. Выясните, что необходимо руководству для принятия решения. Достаточно ли будет только Ваших рекомендаций или потребуется составление развернутого отчета с детальной сравнительной характеристикой программ.

Выделите сотрудников, которые будут принимать участие в презентациях программных продуктов. Проведите собрание с проектной группой и проинформируйте ее участников о новом проекте, его основных этапах и работах, конечном результате. Такая работа позволит немного сгладить сопротивление сотрудников будущим переменам.

Зафиксируйте эти назначения. Для этого необходимо издать приказ по предприятию, в котором будут отражены как назначения, так и цели. В дальнейшем такой приказ окажет Вам ощутимую поддержку при проведении работ.

Время

Следующий шаг – это планирование временных рамок проекта.

Учитывайте при планировании загрузку сотрудников текущей работой и календарь руководства.

Четко распланируйте сроки выбора, принятия решения и начала внедренческого проекта.

Главное, постарайтесь не допускать, чтобы проект “поплыл”. Добивайтесь соблюдения сроков, для этого используйте метод ключевых точек (вех) по проекту, протоколируйте все совещания и собрания. Обращайте внимание на исполнительскую дисциплину, как рядовых сотрудников, так и РУКОВОДСТВА.

Понятно, что все сотрудники и особенно руководители – люди занятые, но добивайтесь признания важности и значимости этого проекта (здесь Вам немного поможет изданный приказ, о котором мы говорили немного выше). Это создаст соответствующую психологическую атмосферу и настрой, позволит “приучить” людей к порядку. Такой опыт будет полезен и даже очень пригодится Вам на проекте внедрения. Помните, что увеличение сроков проекта – это снижение эффективности вложенных средств.

Осуществление выбора

После того, как все спланировано, Вы готовы приступить к основным работам – выбору ПО.

Исполнителем работ уже будет проектная группа. Хочу заострить Ваше внимание на том, что ограничивающим фактором во время выбора ПО, является также бюджет проекта автоматизации. Отсюда вывод – сопоставляйте требования и возможности.

Разработка целей

Не просто ВАЖНО, а жизненно необходимо в самом начале определиться с целями внедрения. Они, как правило, совпадают с целями бизнеса компании, по крайней мере, должны совпадать. На их основе и под их влиянием будут разрабатываться требования к ПО, определяться этапы внедрения, точнее очередность и логические рамки этапов.

Вы должны для себя ответить на вопрос, с какой целью Вы ввязываетесь в это сложное, но важное дело – внедрение ПО для автоматизации управления? Если Вы не можете сформулировать цель, то, скорее всего, автоматизация будет проводиться ради автоматизации. Некоторые сдвиги в лучшую сторону в работе предприятия будут, но эффект от внедрения будет крайне низким.

Цели могут быть разные. Однако стоит заметить, что чем более четко определена цель, тем проще будет отследить достижение этих целей при выполнении внедренческого проекта. В некоторых случаях для этого потребуется разработать критерии и необходимые условия достижения целей.

Еще один важный момент, касающийся целей – это несогласованность таковых на разных уровнях управленческой иерархии предприятия. Согласитесь, финансовый директор поставит другие цели и будет пытаться решить другие проблемы, нежели главный бухгалтер.

Критерии повышения эффективности

Кроме целей внедрения, Вы также должны определить критерии повышения эффективности работы предприятия, некоторая их часть будет напрямую зависеть от поставленных целей, а другая нет. Т.е. Вы должны определить - за счет чего после проведения автоматизации Ваше предприятие будет работать лучше и за счет чего окупятся затраты на проект внедрения ПО.

Автоматизация управления повышает потенциал предприятия, она позволяет достичь нематериального эффекта, связанного с увеличением стратегического преимущества, как-то, повышение прозрачности учета и инвестиционной привлекательности, снижение барьеров для выхода на международный рынок. И это надо понимать и иметь ввиду при обосновании своего выбора. Часть этих критериев будут качественными, а часть - количественными. Всегда можно оценить, что было до и стало после проекта. Хотя однозначную связь установить трудно.

Для примера я приведу некоторую статистику. Хотя она и собрана на примере западных компаний, но с некоторой степенью вероятности может быть использована и на отечественных предприятиях:

  • Снижение транспортно-заготовительных расходов -60%
  • Сокращение производственного цикла по заказным изделиям -50%
  • Снижение задержек с отгрузкой готовой продукции -45%
  • Уменьшение страховых запасов (уровня неснижаемых остатков на складах) -40%
  • Снижение производственного брака -35%
  • Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат -30%
  • Сокращение производственного цикла по базовым изделиям -30%
  • Уменьшение складских площадей -25%
  • Увеличение оборачиваемости средств в расчетах - 30%
  • Увеличение оборачиваемости ТМЗ - 65%
  • Увеличение количества поставок точно в срок - 80%

Функциональные требования к системе

Следующий этап - разработка функциональных требований к системе. Это один из основных этапов, потому, что именно здесь Вы излагаете свои соображения по поводу того, ЧТО должна делать система, и в некоторых случаях, КАК система должна ЭТО делать.

Вы можете сформулировать свои требования с различным уровнем детализации. Однако необходимо быть уверенным, что выбранный Вами уровень позволит выявить отличия между различными программными продуктами и оценить применимость того или иного ПО в Вашей компании.

Можно остановиться на уровне, описывающем группы функций, выполняемых подразделениями компании, например, управление расчетами с дебиторами, кредиторами, управление продажами и т.п., а можно описать не только требования по наличию тех или иных функций, но и требования по их реализации, например, начисление комиссионных торговым агентам должно производиться только после полной оплаты товара клиентом.

От выбранного Вами уровня детализации будет зависеть и перечень работ по формированию требований и их объемы. Ниже я привожу наиболее общие работы, необходимые для формирования функциональных требований к ПО.

Вначале опишите то, что есть в настоящий момент, как функционируют те или иные отделы, как выполняются различные операции в этих подразделениях. Т.е. проведите обследование деятельности предприятия. Определите проблемы, обобщите их, определите значимость этих проблем и наметьте пути решения. Важно разделить проблемы и задачи, которые могут быть решены путем внедрения системы автоматизации и те, которые требуют других методов, например, изменения учетной политики и т.п. Кроме этого, определите, насколько реализация тех или иных требований к ПО влияет на достижение целей проекта. Например, если главной целью проекта является сокращение сроков разработки и выпуска новой продукции, то реализация в ПО функций интеграции с системой “Клиент-Банк” будет малозначимой.

Следующий этап - планирование изменений. Здесь важно согласовать планы по решению задач и проблем, и планы по развитию компании. На практике мы неоднократно сталкивались с ситуацией, когда планы по развитию бизнеса коренным образом изменяли требования к системе или значительно их расширяли. Например, планы по развитию сети филиалов дополнят требования к функциональности необходимостью поддержки консолидации данных, поддержки корпоративной структуры, наличием функций распределения и пополнения региональных складов и т.п.

Полет фантазии и мысли – вещь полезная, однако не увлекайтесь чрезмерно, помните, что у Вас существует бюджет, а добавление новых требований влечет за собой, иногда, ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ удорожание всего проекта. Выделите обязательные требования и опциональные, в зависимости от значимости и влияния их реализации на работу компании.

И последнее, при необходимости, опишите модель в формальном виде. Для этого существуют стандарты на описание бизнес-процессов – IDEF0, документооборота – DFD, технологических процессов и потоков работ – IDEF3. Это не так быстро происходит, как может показаться на первый взгляд. При декомпозиции процессов, объем работ по их описанию увеличивается в геометрической прогрессии. Поэтому необходимо определиться с уровнем детализации при описании. В общем случае, уровень детализации должен быть достаточным для того, чтобы модель отвечала на поставленные Вами вопросы. Если Вы уже определили уровень влияния проблем на достижение целей проекта, то более подробно опишите наиболее значимые работы и процессы.

Вы должны быть готовы к тому, что на этапе моделирования столкнетесь с проблемами, которые, условно, можно разбить на следующие группы:

  • связанные со слабой теоретической подготовкой персонала и недостатком информационных материалов по методологии моделирования;
  • связанные с получением информации от сотрудников отделов и служб предприятия;
  • связанные с отображением собранной информации в модели
Продолжение следует