58
Array ( )
Контакты
в регионах
Контакты в регионах
Свернуть
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz
+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
Услуги
Мероприятия
26окт

Воронеж

Мастер-класс: «Как повысить эффективность бизнеса в 2018 году»| Вход свободный

Все мероприятия
История успеха

ТЕЛРОС
Олег Брянцев, заместитель директора по экономике.

«......как следствие, это устойчивый рост выручки порядка 25-30% в год и качественные изменения структуры организации... »

Читать
Все отзывы

Процессное управление. Система автоматизации бизнеса



Автор(ы): Б. Старинский
Борис Старинский, управляющий партнер группы компаний «ИНТАЛЕВ»

Прежде чем перейти к основной теме статьи – автоматизации бизнес-процессов, поговорим об идеологии и методологии – о процессном управлении.

Борис Старинский,
управляющий партнер группы компаний «ИНТАЛЕВ»

Сокращения:
БП
 – Бизнес-процессы
WF – WorkFlow
ИБП – ИНТАЛЕВ: Бизнес-Процессы
UML – Unified Modeling Language
ПУ – Процессное Управление

Традиционные причины возникновения процессного управления связаны со следующими тенденциями развития нашей цивилизации:

  • развитием технологий (особенно Информационных)
  • глобализацией рынков
  • повышением требований клиентов к продуктам/услугам
  • увеличением скорости изменения цивилизации
Эти тенденции привели к неэффективности традиционных методов управления и поиском новых, более совершенных технологий. В результате за последнее десятилетие двадцатого века были разработаны такие фундаментальные технологии как процессное управление и Сбалансированная система показателей.

В основополагающей работе Хаммера и Чампи по реинжинирингу и процессному управлению «Реинжиниринг Корпорации» приведены следующие недостатки традиционных методов управления:

  • не ориентированность на конечный результат
  • невозможность быстрого реагирования на динамично меняющиеся обстоятельства
  • не соответствие клиентоориентированному подходу
  • высокие транзакционные издержки
Транзакционные издержки – потери, которые несет предприятие из-за неэффективного общения

Традиционные системы учета и управления ориентированы на учет/управление производственными (материальными) издержками. Для того, чтобы понять суть транзакционных издержек, рассмотрим два примера. Пример 1: в компанию обратился потенциальный клиент, его не удовлетворили ответы / отношение / оперативность / профессионализм, в результате он стал клиентом конкурента и принес ему прибыль в 1 миллион долларов. Пример 2 : в результате недоразумений между отделами новый гипермаркет начал свою работу на 3 месяца позже запланированного срока.

В обоих примерах компания понесла потери в размере недополученной прибыли. В первом случае из-за неэффективного общения с внешним миром (внешние транзакционные издержки), во втором – из-за неэффективных коммуникаций внутри компании (внутренние транзакционные издержки). В современном бизнесе транзакционные издержки часто значительно превышают производственные, но их не учитывают и ими не управляют! Популярность таких современных технологий, как процессное управление, Сбалансированная система показателей, управление отношениями с клиентами обусловлена в т.ч. тем, что эти технологии снижают транзакционные издержки предприятия.

В традиционной производственной культуре наиболее популярной является функциональная модель управления. Она идет еще от Адама Смита и первых мануфактур и решает задачу повышения производительности за счет разделения труда. Функциональная модель отслужила бизнесу несколько столетий и еще не исчерпала своих возможностей. Одним из очень серьезных проблем функциональной модели является задержки и потери информации в компании. Управленческие воздействия чаще всего передаются устно. Язык (в частности украинский и русский) обладает большой избыточностью, в результате чего после нескольких «передач» управляющее воздействие может быть искажено на 100%!

Все эти тенденции и причины сегодня актуальны для украинской экономики и бизнеса. Если же перейти от масштабов мировой экономики до конкретного предприятия, то можно выделить симптомы/проблемы, указывающие на актуальность и необходимость применения процессного управления. Но сделаем мы это методом от обратного, опишем «идеальное» с точки зрения процессного управления предприятие:

  • Предприятие работает «как часы», действия сотрудников и подразделений хорошо скоординированы
  • Не происходит потерь, задержек, искажения информации
  • Сотрудники в повседневной деятельности ориентированы на потребности клиентов и цели компании, а не на интересы свои личные и своего подразделения
  • Каждому понятно, как его работа отражается в результатах деятельности компании
  • Всегда понятно, кто отвечает за ту или иную работу или функцию
  • Известны сроки выполнения каждой операции и задачи в целом
  • Выполнение всех операций, функций, задач направлено на достижение целей компании и удовлетворение потребностей клиентов компании
Если эти признаки налицо, то нужно перекреститься и оставить предприятие в покое, пусть работает и процветает. Если же картина с точностью до наоборот, то процессное управление – это тот ресурс, который может существенно поднять эффективность бизнеса.

Точно так же, как процесс строительства включает фазу проектирования и непосредственно строительства, так и в процессном управлении есть фазы описания / проектирования / оптимизации процессов и фаза исполнения процессов. Для описания и оптимизации используются различные методологии / стандарты и программные средства. На этом мы подробно останавливаться в данной статье не будем, тема обширная, и очень интересная для специалистов. А для неспециалистов достаточно запомнить, что эта фаза ДОЛЖНА БЫТЬ. А мы же с чувством выполненного долга идем дальше и рассмотрим фазу исполнения процессов. По сути, исполнение процессов это и есть деятельность предприятия. Правда еще есть проекты, к которым методология процессного управления в чистом виде неприменима, в силу уникальности данной деятельности, но мы не будем уподобляться Фазилю Искандеру и попробуем удержаться на фазе исполнения процессов без экскурсий в смежные области управления. Так вот, системы автоматизации исполнения процессов получили названия WorkFlow – системы.

Далее наше повествование будет идти по сценарию описания возможностей модуля ИНТАЛЕВ: Бизнес-Процессы (далее ИБП) как представителя WorkFlow систем (далее WF), с методологическими комментариями из теории Процессного Управления.

ОПИСАНИЕ / ПРОЕКТИРОВАНИЕ

WorkFlow-система должна поддерживать одну из известных методологий описания / моделирования БП, например IDEF или UML. Это значительно облегчит специалистам в области процессного управления работу с Системой. UML (Unified Modeling Language) - более новый, прогрессивный стандарт, который в том числе не порождает неоднозначности при алгоритмизации / автоматизации. И, конечно же, необходимо иметь возможность описать структуру выполняемых процессов. Желательно, для удобства и наглядности иметь графический редактор, который позволяет проектировать и визуализировать структуру процесса. В идеале, система должна позволять настроить процессы непосредственно менеджерам. Это позволит всегда поддерживать схемы БП в актуальном состоянии без привлечения дорогостоящих консультантов. В ИБП поддерживается стандарт UML, есть графический редактор процессов, схемы БП могут настраивать пользователи системы, если у них есть соответствующие права. ИБП также может проверить схему БП на корректность по стандарту UML. Нет необходимости привлекать программистов для кодирования или консультантов для изменения процессов. Но рекомендуется пройти обучение по основам процессного управления и по работе с программным продуктом. Для описания сложных процессов есть возможность композиции/декомпозиции процессов/подпроцессов.

  • В результате описания / проектирования / оптимизации Бизнес-процессов собственники и топ-менеджмент компании могут быть уверены, что деятельность компании осуществляется по оптимальным оптимизированным алгоритмам

ЦЕЛИ

Итак, мы выполняем процессы для достижения ЦЕЛЕЙ предприятия. Каждый процесс должен быть направлен на достижение одной или нескольких целей предприятия. Это придает целенаправленность всей деятельности предприятия. В ИБП есть иерархический справочник целей компании и в каждом процессе необходимо задать его цели. Таким образом, уже на этапе проектирования/описания БП Система заставляет привязывать деятельность к целям организации. Целеустремленность действий, сотрудников, подразделений компании является важным эффектом внедрения процессного управления.

  • В результате построения дерева целей и ориентированности всех процессов на достижение целей компании, собственники и топ-менеджмент могут быть уверены, что деятельность сотрудников/подразделений согласована и направлена на удовлетворение потребностей клиентов и достижение целей компании

КТО / Ответственность

Каждый процесс должен имеет владельца. Владелец процесса – лицо, отвечающее за эффективность процесса и имеющее возможности влиять на ход выполнения процесса, оптимизировать процесс и т.д. В свою очередь, процесс состоит из последовательности функций/задач и у каждой функции должен быть исполнитель. В ИБП в соответствии с концепцией WF есть возможность автоматизировать распределение задач / функций между исполнителями. В самом простом случае вы можете на этапе проектирования процесса задать конкретного исполнителя – Иванова. Более правильно – задать исполнителя как должность – например, главный бухгалтер. Иногда нужно задать в качестве исполнителя подразделение, например, отдел продаж. Тогда программа сама назначит какого-либо менеджера из отдела продаж исполнителем, когда будет выполняться конкретный процесс (сессия). Это может быть распределение «по очереди» или «первый кто взял в работу». Возможно также «параметрическое» задание исполнителя функции на предыдущих этапах/задачах процесса. Тем или иным образом, но задачи без исполнителей не останутся! В ИБП всегда известно кто инициировал процесс, для кого выполняется процесс, и кто сейчас выполняет задачи в процессе.

  • В результате тотальной персонификации ответственности собственники и топ-менеджмент компании могут быть уверены, что каждая важная задача имеет ответственного

ЧТО / Задачи / Информация

Одна из проблем функционального управления – задержки, потеря и искажение информации. ИБП решает эту проблему, предоставляя исполнителям/пользователям как описание задачи – что нужно сделать, так и всю необходимую информацию для выполнения этой задачи. Так к задаче могут быть «прикреплены» различные объекты, например файлы MS Office – Word/Excel. Но что еще более интересно, если учетная система на платформе 1С, то объектами могут быть документы, например банковская выписка или расходная накладная. Исполнителю, получившему «указание» выполнить задачу нет необходимости бегать по офису и искать информацию, вся необходимая информация прикреплена к задаче, остается только выполнить работу, принять решение и сделать об этом отметку в Системе. А Система сразу же начнет «раскручивать» процесс дальше – передавать управленческую и информационную составляющую процесса следующим исполнителям.

  • В результате автоматизации передачи управляющей и информационной составляющей процесса от исполнителя к исполнителю, информация не теряется, не искажается, не задерживается, минимизируется время исполнителей на поиск необходимой информации, существенно снижаются транзакционные издержки

КОГДА / Сроки

Нарушение сроков – другая распространенная проблема традиционных методов управления. ИБП (как типичный представитель WF) имеет развитую систему управления сроками. Сроки исполнения задачи можно задавать как в относительном («в течении 2 часов с момента получения задачи») так и в абсолютном выражении («к 14.00 предпоследнего дня текущего месяца»). Программа напоминает и контролирует сроки исполнения.

  • В результате менеджмент компании может проконтролировать по срокам исполнения любой процесс, как в динамике – по текущим процессам, так и в статистике за прошедшие периоды

КОНТРОЛЬ / Отчетность

ИБП обладает развитой системой отчетности. Можно проконтролировать текущее состояние предприятия – какие СЕЙЧАС выполняются процессы. Например, отчет может показать, что сейчас в работе 29 заказов клиентов на установку оборудования и 39 заказов на сервисное обслуживание. Будет видно также, выполняются ли установленные временные нормативы. Если есть отклонения по времени – то можно посмотреть кто конкретно из исполнителей «тормозит», принять решения и скорректировать текущую деятельность предприятия. Есть также возможность статистического анализа исполнения процессов за прошедшие периоды. Сколько и каких процессов выполнялось, какие были отклонения по срокам. Какие менеджеры перегружены работой, а какие не справляются с ней.

  • в результате такого анализа можно усовершенствовать деятельность предприятия приняв соответствующие кадровые и организационные решения.

ИНТЕГРАЦИЯ

ИБП интегрируется с учетными системами 1С, MS Office, внешней электронной почтой. Это значительно расширяет область применимости системы, позволяет вовлекать в процессы как сотрудников предприятия, так и внешних контрагентов, например поставщиков (при условии наличия у них электронной почты). Интеграция с учетной системой на 1С а также с другими модулями ИНТАЛЕВ: Корпоративные Финансы позволяет в частности автоматизировать учетные и управленческие процессы, например процесс составления, согласования и утверждения бюджета предприятия.

В РЕЗУЛЬТАТЕ: компания начинает работать так, как описано выше, что и требовалось доказать, вернее, о чем можно не только мечтать!!!

Компания ИНТАЛЕВ разработала на платформе 1С 8.0 новый продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005». Основные отличия нового продукта от ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы:

  • появление в программе электронного архива, который позволяет описывать конкретную систему документооборота, настроив необходимые процессы и виды документов, позволяет получать управленческие отчеты по архиву документов. Теперь вы сможете автоматизировать хранение документов в виде электронного архива с версиями, изображениями оригиналов и т.п.
  • возможность оценивать стоимость каждого выполненного процесса, как суммарную стоимость выполненных функций. Это позволяет внедрять функционально-стоимостной анализ (ABC - costing), как систему управленческого учета в организации
Есть и ряд других существенных дополнений: макросы, гибкая настройка реквизитов, значительно улучшенный интерфейс.

P.S. Процессное управление – одна из проверенных временем технология управления, обладает большим потенциалом для украинского бизнеса. В настоящее время совсем небольшое количество предприятий Украины применяют эту технологию. Я не считаю те предприятия, которые формально внедрили процессное управление в рамках проекта сертификации по стандартам ISO 9000… Но процесс распространения процессного управления неотвратим. Не случайно и Система Качества, и Сбалансированная система показателей предполагают процессное управление как одну из базовых подсистем управления предприятием. В завершение хочу пожелать читателям работать в компании с описанными, оптимизированными и автоматизированными процессами.