58
Array ( )
Контакты
в регионах
Контакты в регионах
Свернуть
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz
+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
Услуги
Мероприятия

Все мероприятия
История успеха

ЕвроДизайн
Кирсанов Сергей, Финансовый директор.

«......является оптимальным решением и позволяет удовлетворить все требования, которые мы предъявляли к системе финансового учета... »

Читать
Все отзывы

Первичность контура



Автор(ы): И. Савельева

Принципы построения единой системы учета

Ирина Савельева, руководитель направления по постановке и автоматизации бухгалтерского учета и МСФО украинского офиса, ГК «ИНТАЛЕВ»

Сегодня компании ведут несколько видов учета — бухгалтерский, управленческий и по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). Таким образом, и у собственников, и у финансистов возникает проблема: на предприятии должна быть одна система или для каждого вида учета своя. В данном материале мы осветим вопросы, связанные с особенностями, целями и задачами различных направлений учета, а также принципами построения единой автоматизированной системы учета..

Ирина Савельева,
руководитель направления по постановке и автоматизации
бухгалтерского учета и МСФО украинского офиса,
ГК «ИНТАЛЕВ»

Что такое учет?

Предлагаю начать с терминов. 

Учет - установление наличия чего-нибудь, его измерение и регистрация с количественной и качественной стороны. Учет обеспечивает постоянную информацию обо всех сферах деятельности и общественной жизни, является составной частью управления экономическими процессами и объектами. Прежде всего различают оперативный учет, бухгалтерский учет и управленческий учет (в противовес последнему ставится финансовый учет). Иногда речь идет и о таком термине, как «налоговый учет». 

В мировой практике существуют два подхода к классификации направлений учета:

  • управленческий учет как обособленная учетная система;
  • управленческий учет как подсистема бухгалтерского учета, но с более глубокой аналитикой и расширенной отчетной базой.

Объектами бухгалтерского учета являются активы, обязательства и собственный капитал предприятия. Целью ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности является предоставление пользователям для принятия решений полной, правдивой и непредвзятой информации о финансовом положении, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия. 

Существенную часть управленческого учета составляют обработка и подготовка информации о расходах. Внутрихозяйственный учет может быть разработан для конкретной компании и содержать множество расчетов и прогнозов. Информация управленческого учета должна быть более подробной, регулярной, четкой и ориентированной на будущее по сравнению с данными финансового учета. Внутрихозяйственный учет может включать в себя учет расходов бюджета (сметы), оценку капиталовложений и долгосрочное планирование. Управленческий учет - внутреннее дело каждого предприятия. Для ведения этого учета может не соблюдаться даже принцип двойной записи.

ДЛЯ СПРАВКИ

<...>

бухгалтерский учет - процесс выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решений;

внутрихозяйственный (управленческий) учет- система обработки и подготовки информации о деятельности предприятия для внутренних пользователей в процессе управления предприятием;

<...>

Из ст. 1 3акона Украины от 16.07.99 г.
№ 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»

Разновидность учета, которая связана с наблюдением за ходом хозяйственных процессов и хозяйственной деятельности, заключающейся в сборе и регистрации данных, необходимых для оперативного управления (а также для бухгалтерского и управленческого учета), по нашему мнению, есть ничто иное, как оперативный учет. Он основан, прежде всего, на первичных документах: нарядах, табелях, накладных, путевых листах и т. д. Данные оперативного учета используются для ежедневного контроля хозяйственных процессов. 

Что же объединяет и в чем различия? 

Любой учет, прежде всего, это система. То есть, любую систему можно описать и в дальнейшем автоматизировать. Что касается данных, то они могут быть как идентичными, так и различаться по содержанию. Вопрос только в требованиях к данным. Речь может идти, скажем, о хозяйственной операции, которая будет являться поставщиком данных одновременно для различных видов учета. Вопрос в том, что срез информации просто может быть различным. Например, для бухгалтерии не важно, сколько места занимает та или иная упаковка товара, важны параметры: наименование, цена, количество, а вот для оперативного учета этот параметр может быть ключевым. И конечно же - это отчетность. Никому не нужен учет ради учета, а значит, имеются формы представления результатов того или иного учета. 

Отличия становятся очевидными, когда мы задаем себе вопросы: кому нужны отчеты, когда и кто должен получать ту или иную информацию. Для бухгалтерского и учета по МСФО потребителями являются как внутренние, так и внешние пользователи. В то время как управленческая отчетность - это прерогатива исключительно внутренних пользователей. 

Различаются и правила ведения учета. Учет для целей составления внешней отчетности — по правилам, четко установленным государственными органами, управленческий учет - как это удобно, прежде всего, собственнику, руководству предприятия. 

На какой процесс деятельности мы ни посмотрели бы, в основе его лежит первичный документ с информацией об осуществленной хозяйственной операции (рис. 1). Это может быть документ четко установленной формы или же просто произвольная запись. Главное - перед нами источник информации, являющийся основой для того или иного учета, который необходимо систематизировать, обработать и сохранить.


Интеграция различныхх видов учета

Преимущества и недостатки

Система — это упорядоченная совокупность элементов, способная выполнять определенный набор функций благодаря организации взаимосвязей между элементами. Сколько должно быть систем учета? Она должна быть единая или для каждого вида учета своя? Для ответа на эти вопросы необходимо определить как преимущества, так и недостатки того или иного варианта. 

Отдельные системы учетов имеют такие преимущества, как облегченная техническая реализация, полная независимость, а также ранжирование круга лиц, допущенных к той или иной информации. В то же время среди недостатков такой ситуации можно выделить многократный ввод информации, отсутствие единства нормативно-справочной информации, данные зачастую несопоставимы, первичный документ, как правило, остается в регламентированном учете (финансовом, налоговом), а в управленческом осуществляется только запись. 

Преимущества интеграции учетных систем проявляются в трех основных направлениях. Прежде всего это единство справочников основных данных, организационных структур и применяемой методологии. Кроме того, здесь проявляется согласованность плановых и фактических данных, финансового, налогового и управленческого учетов. Данная ситуация характеризуется прозрачностью, которая выражается в ответственности за регистрацию плановых и фактических данных, ответственности за бизнес-процессы, а также информированности руководства.

Эффективность от реализации указанного решения состоит в следующем: 

  1. реализация единой политики учета в системе;
  2. единый ввод данных;
  3. автоматизация рутинных операций и массовая обработка данных;
  4. сокращение времени на закрытие периода и подготовку отчетности;
  5. более точное прогнозирование денежных потоков;
  6. сокращение операционного цикла, повышение оборачиваемости дебиторской задолженности;
  7. возможность ведения параллельного учета по МСФО.

Недостатки единой учетной системы выражаются в доступе к данным большого количества пользователей, повышенных требованиях к техническому оснащению и дополнительных ресурсах для поддержания системы.

Можно много дискутировать на тему, что все же лучше - единая система или несколько обособленных и разных. Каждый должен выбрать тот вариант, который больше подходит ему. Если ваш выбор — единая система учета и единый банк данных, тогда остается нерешенным вопрос: как же построить единую систему учета. 

Порядок из хаоса 

Каким образом хаотический набор данных становится упорядоченным и системным? В первую очередь это четкое понимание «правил игры». Учет - это система, поэтому понимание принципов построения того или иного вида учета дает нам возможность «упорядочить» хаос в нужном нам ключе. 

Прежде, чем начать строить систему учета, необходимо четко определить для себя, какая информация будет первична — бухгалтерская или управленческая, и только после этого можно приступать к построению.  

Построение системы учета начинается со следующих шагов:

  • выбор главного контура ввода первичной информации;
  • регламентирование правил миграции данных;
  • стандартизация нормативно-справочной информации;
  • унификация хозяйственных операций, описание настроек в разрезе каждого из видов учета.

Все вышеперечисленные действия, по сути, являются регламентирующими. Мы «на берегу» договариваемся о правилах игры, описываем их и доводим до сведения игроков». Далее - дело техники.  

Любую операцию можно квалифицировать по одному из трех типов:

  1. Бухгалтерский и управленческий (Б + У) — одинаково отражается как в системе бухгалтерского, так и управленческого учета.
  2. Только бухгалтерский (Б) — подлежит отражению только в бухгалтерском учете и не отражается в управленческом.
  3. Только управленческий (У) — подлежит отражению только в управленческом учете и не отражается в бухгалтерском.

Если в первичных документах указывать тип операции как дополнительный элемент аналитики, то всегда путем отбора можно построить необходимую отчетность. Например, из всего массива данных для построения финансовой отчетности мы выбираем только те, у которых признак равен Б + У и Б. Если же мы хотим построить управленческую отчетность, соответственно признак должен быть равен Б + У и У. Для любой системы учета осуществить тот или иной отбор не составит никакого труда. 

Ниже приведены две схемы потоков данных (рис. 2,3). Рассматривается одна и та же система учета, различными являются только источники (контуры) первичного внесения информации.


Диаграмма потоков данных интеграции. Первичен - бухгалтерский контур
Диаграмма потоков данных интеграции. Первичен - управленческий контур контур

Если первичным выбирается бухгалтерский контур, информация типа Б + У и Б вносится именно в бухгалтерский контур. Далее из бухгалтерского контура информация типа Б + У передается в управленческий контур, в который параллельно вносится информация типа У. Таким образом, в среду управленческих данных не попадают данные бухгалтерского учета и наоборот. На первый взгляд может показаться, что происходит дублирование, однако на практике вносится один документ, который автоматически отражается в том или ином контуре (или в двух сразу). 

Если первичен управленческий контур, все происходит с точностью до наоборот - информация изначально вносится в управленческий контур, а затем транслируется в бухгалтерский. Последним шагом в построении единой системы учета является выбор программного продукта, который позволил бы реализовать описанную схему. 

Удачной интеграции!

Источник: журнал «Управленческий учет и бюджетирование» №3 (15) 2009