58
Array ( )
Контакты
в регионах
Контакты в регионах
Свернуть
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz
+7 (495) 223-27-93
info@intalev.ru
Услуги
Мероприятия

Все мероприятия
История успеха

Санрайз тур груп
Степанова Татьяна, Финансовый директор.

«...После внедрения системы управления финансами компания стала чувствовать себя более стабильно на рынке... »

Читать
Все отзывы

Системы электронного документооборота: руководство для покупателя



Автор(ы): «Абис Софт»

Материал подготовлен специалистами компании «Абис Софт»
Опубликовано на Cnews.ru (01.12.09)

Сегодня российский рынок наводнен предложениями по автоматизации документооборота. Что же действительно важно учесть при выборе системы, на что стоит обратить особенное внимание?

Главная цель статьи – помочь потенциальному покупателю правильно оценить свою потребность в том или ином функционале систем электронного документооборота (СЭД), сориентироваться в их многообразии и выделить уникальные особенности продуктов.

Не претендуя на полноту обзора и истину в последней инстанции,  сравним некоторые системы, представленные на российском рынке: «1С:Архив» (компания «1С»), Directum (компания Directum), Escom.doc (компания «Евроменеджмент»), Optima-WorkFlow (компания UpScale Soft), PayDox Электронный документооборот и коллективная работа (компания Paybot LLC), «Гран-Док» (ОАО «Научно-производственное предприятие «Гранит-Центр»), «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы» (группа компаний «ИНТАЛЕВ»), «ЕВФРАТ»* (компания Cognitive Technologies), «Летограф» (компания «Летограф»).

* Ранее продукт назывался «ЕВФРАТ-Документооборот».

Основные функции систем электронного документооборота

С технической точки зрения, предметная область, которую автоматизируют средства документооборота, крайне проста. Если смотреть «по-крупному», любая система документооборота – это всего лишь хранилище неструктурированных документов. Поэтому все системы без исключения реализуют следующие функции и могут быть охарактеризованы по следующим основным параметрам:

  • централизованное хранение документов,
  • возможности карточки документа,
  • обеспечение безопасности,
  • возможность хранения версий,
  • поиск по хранилищу документов,
  • различные уведомления в ходе процесса обработки документа,
  • маршруты и задания пользователям,
  • интеграция с электронной почтой,        
  • возможность архивирования устаревших документов,         
  • распределенная структура хранилища,
  • удобный интерфейс,       
  • сканирование и распознавание документов,   
  • техническая поддержка. 

Для простоты сравнения каждой функции продуктов проставим оценки по пятибалльной шкале.

Централизованное хранение документов

Суть данного функционала - возможность предоставления актуальной информации любому пользователю системы. При хранении документов в локальных папках на компьютерах пользователей невозможно собрать актуальные данные, поэтому система хранит документы в специализированной базе данных.

При анализе СЭД стоит поинтересоваться форматом хранения. Зрелая СЭД хранит данные либо в базе данных, либо в специализированном хранилище, которое обеспечивает целостность данных. Выбирайте систему, которая использует уже имеющиеся в организации технологии. Их поддержка будет существенно проще, нежели поддержка новых.

Возможности карточки документа

Как правило, документы, которые управляются СЭД, являются неструктурированными. Точнее, сама система не имеет представления о том, какую информацию содержит файл. Файл может быть документом MS Office или чертежом CAD, архивом с разнородной информацией и т.п.

Для того, чтобы структурировать документы в СЭД, для каждого документа создается карточка документа. Карточка документа структурно описывает содержание документа. Одна карточка, как правило, может содержать несколько файлов. Это очень удобно, т.к. позволяет группировать файлы по смыслу в одной карточке и не заводить несколько карточек.

Т.к. в системе может присутствовать несколько видов документов, которые описываются различными атрибутами, система должна позволять создавать несколько различных карточек. Например, конструкторская документация существенно отличается по атрибутам от входящего бухгалтерского документа.

Некоторые системы содержат только заранее созданный один или несколько видов карточек документов и не предоставляют возможностей расширения набора атрибутов существующих и создания новых видов. Нельзя сказать, что подобные системы плохи по определению, но выбирать их надо с большой осторожностью, предварительно проанализировав потребности организации.

«1С:Архив» На каждый документ ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены. 2
Directum

Есть возможность создания и настройки видов карточек.
Одна карточка - один файл.

5
Escom.doc Неограниченная возможность создания любых дополнительных атрибутов карточек: полей, полей-справочников, полей ссылок, подчинённых справочников, ролей и т.д. Встроенные средства разработки позволяют не только редактировать существующие объекты и таблицы СУБД, но и создавать новые, устанавливать между ними связи, создавать вычисляемые поля, запросы и подзапросы, серверные обработки (сценарии). 5
Optima-WorkFlow

Для создания новых или модификации существующих электронных регистрационных карточек (ЭРК) применяется визуальный дизайнер макетов форм ЭРК. При проектировании макета формы ЭРК на ее страницах (закладках) размещаются соответствующие конкретным свойствам документа «поля карточки» различных типов. Кроме этого, при проектировании макета ЭРК на нем можно размещать поля, являющиеся сложными функциональными элементами управления, т.е. целые функциональные интерфейсные блоки для работы.

Для хранения файлов любых форматов поставляется специальное приложение, представляющее собой контейнер данных. Количество файлов в контейнере не ограничено, файлы могут быть размещены по папкам и обрабатываться как композитный документ.
5
PayDox

Есть справочник типов документов, где настраиваются возможные типы карточек.
Есть зарезервированные поля, которые можно использовать по своему усмотрению, а также можно добавлять свои поля прямо в БД или использовать дополнительные источники данных, в том числе, с прямым доступом к другим информационным системам.

4
«Гран-Док»

В системе созданы различные типы регистрационно-контрольных форм для различных видов документов (письменных обращений граждан, служебной корреспонденции, директивных документов, устных обращений граждан и организаций и т.д.), отличающиеся друг от друга набором реквизитов.

В каждой регистрационно-контрольной форме может храниться любое количество файлов, относящихся к документу.
4
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

В системе настраивается только одна карточка документа, для которой можно определить любой набор атрибутов.
Методически карточки документов связаны с процессами их обработки. Каждый процесс обладает собственным набором атрибутов. Таким образом, документы в системе имеют совокупность атрибутов карточки и процессов, которыми они были обработаны.
В карточке можно хранить любое количество прикрепленных файлов.

Подобный функционал исключительно важен при автоматизации документооборота финансовых служб. За счет него обеспечивается взаимосвязь между офисными документами и финансовыми (платежными поручениями, банковскими выписками, например). Единственный из рассмотренных продуктов, который позволяет это сделать.
4
«ЕВФРАТ» Присутствует встроенный инструментарий (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации. 4
«Летограф»

Возможно создать несколько типов карточек документов и определить для каждой карточки уникальный набор атрибутов. Шаблон документа представляет собой перечень атрибутов различных видов, а также html-шаблоны отображения карточки. Сразу после создания, без запуска дополнительных скриптов карточка может быть использована.
Существует возможность создания дополнительных реквизитов для карточек документов. Для каждого шаблона возможно определить любое количество атрибутов. Сразу после добавления атрибута пользователи увидят изменения карточки.

Существует возможность хранения нескольких файлов для одной карточки документа. Несколько файлов могут быть присоединены к карточке документа как один или несколько атрибутов. При этом ведется контроль версий/изменений по каждому из них.
5

Обеспечение безопасности

Любая коллективная работа с общим ресурсом подразумевает наличие безопасности. Безопасность нужна для разделения доступа к документам в зависимости от роли, которую играет пользователь системы. Как правило, СЭД предоставляет возможность настройки ролевой безопасности, но некоторые системы до сих пор дают настраивать только персональную безопасность, что не очень удобно с точки зрения сопровождения. Добавление нового пользователя или же добавление новой папки в структуру документов становятся достаточно серьезной задачей - приходится для каждого пользователя прописывать безопасность.

Безопасность позволяет указать для роли следующие права:

  1. Может ли данная роль просматривать карточку документа;
  2. Может ли данная роль просматривать содержание документа;
  3. Может ли данная роль изменять атрибуты карточки документа и его содержание;
  4. И т.д.

При выборе СЭД стоит уделить внимание не столько наличию системы безопасности (любая СЭД предоставляет подобную функциональность), сколько - удобству настроек данной безопасности. Например, некоторые СЭД предусматривают только укрупненное деление хранилища на несколько зон ответственности (при этом в каждой зоне задаются общие правила доступа группам пользователей). На такой модели безопасности довольно сложно настроить работу крупного предприятия.

При выборе системы попробуйте смоделировать Вашу модель безопасности в СЭД. Возможно модель, необходимая Вам, не может быть реализована.

«1С:Архив» Каждому объекту (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав.  Так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям: просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы. 2
Directum

Система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей или цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

4
Escom.doc Существует возможность настройки безопасности для типов документов. Предусмотрено разграничение доступа для каждого экземпляра карточки. Кроме того, в карточке предусмотрено разграничение доступа для каждого атрибута, а также предусмотрена возможность динамического скрытия страниц карточки в зависимости от текущего этапа процесса и той роли, которую выполняет текущий пользователь. Карточки экземпляров бизнес-процессов доступны (видны) только тем сотрудникам, которые имеют к ним отношение – являются ролями в данном процессе. Однако в зависимости от настроек процесса, карточка на определённом этапе может быть не доступна сотрудникам, участникам предыдущих этапов. 5
Optima-WorkFlow

За счет комбинации прав доступа и функциональных полномочий реализуется настройка уровней защиты информации на соответствие матрице доступа, утвержденной в установленном порядке.
Используются профили (ролевые группы) пользователей системы. Функциональные полномочия и права на доступ / редактирование / адресацию документов могут быть назначены как всему профилю, так и конкретному пользователю.

Все действия и события фиксируются в журнале аудита. Также хранится история изменения значений реквизитов карточек с указанием старого и нового значения, даты и времени изменения, автора изменения.
5
PayDox

Существует возможность разграничивать доступ к документам (по уровню доступа, подразделению, типу документа и др.), справочникам, отчетам на уровне отдельного пользователя, роли, группы пользователей, подразделения. Существует настройка доступа к полям документа.

4
«Гран-Док»

Предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации (вид документа, документ, зона документа, зона регистрационно-контрольной формы, поле документа). Каждый пользователь системы имеет статус: группа или персона. Для персоны фиксируются имя и пароль для входа в систему «Гран-Док», а также полное имя, под которым он будет присутствовать в списках пользователей. Для группы определяется только полное имя. Группа служит элементом гибкости и «натуральности» при определении наследования прав. Несмотря на то, что могут быть определены группы, наследование можно устанавливать от любого пользователя к любому другому вне зависимости от статуса этих пользователей. Система следит за тем, чтобы в иерархии наследования не возникло логических противоречий. Полные права пользователя определяются как суперпозиция личных и наследуемых прав.
Возможность хранения информации по изменению значений реквизитов осуществляется в модуле администрирования системы. Возможна настройка перечня реквизитов, изменение которых отслеживается.

Ведется протоколирование действий пользователей и администраторов при работе в системе.
5
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Система реализует гибкую модель безопасности, которая основана на правах, которые задаются на реквизит карточки документа. Модель позволяет выстраивать стройные модели безопасности любой сложности, при этом обеспечивая единообразие настроек и их простоту. Этим модель выгодно отличается от простых моделей указания прав для карточек в дереве.

Ведется журналирование всех действий пользователей в системе.
5
«ЕВФРАТ» Существует разграничение прав доступа. Используется механизм ролей. 4
«Летограф»

Существует возможность разграничения прав доступа (чтение, изменение, изменение прав, удаление) к различным объектам системы, документам и их атрибутам. Также предоставляется возможность ограничения доступа к любому объекту системы, разграничение доступа как к объекту в целом, так и к атрибуту объекта, разграничение доступа в зависимости от этапов маршрута движения документа и др.

4

Возможность хранения версий

Поскольку различные пользователи могут изменять одни и те же документы, возникает вопрос, какие именно изменения пользователь внес в документ. Также иногда бывает важно просмотреть всю историю изменений документа: когда и кто редактировал документ, что именно было исправлено в документе.
Для реализации данных потребностей некоторые СЭД хранят все версии документов. Для каждой версии указывается автор изменений, дата изменений, поэтому всегда можно узнать, когда и какие изменения были внесены.

Для организации оперативного документооборота, когда единожды зарегистрированный документ не подлежит изменениям, версионность не требуется. Если же планируется использовать систему в качестве системы внутреннего документооборота, для работы с регламентами организации или для согласования и хранения договоров, то версионность обязательна.

«1С:Архив» При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются. К любой версии можно вернуться. Количество хранимых версий документов не ограничено. 5
Directum

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, .doc и .pdf). Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого. Каждая версия может находиться в одном из состояний жизненного цикла: в разработке, действующая, устаревшая.

5
Escom.doc Функция реализуется с помощью автоматической записи события изменения реквизита в специальный журнал, который ведётся для большинства объектов автоматически (карточки бизнес-процессов). Для объектов нормативно-справочной информации может быть реализован тот же принцип, по запросу заказчика. Реализуется с помощью встроенных в систему средств. 4
Optima-WorkFlow

Каждый сеанс обработки документа завершается созданием новой версии документа. Таким образом, поддерживается полная версионность изменений документа.

5
PayDox

Система предоставляет возможность хранения нескольких версий файлов. В том числе, возможность ведения файлов нескольких форматов для одной версии.

5
«Гран-Док»

Система предоставляет возможность хранения нескольких версий файлов.

4
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Система позволяет хранить несколько версий для каждого файла в карточке документа. Причем версии могут иметь различные форматы. Количество хранимых версий документов не ограничено, но есть возможность регламентного удаления неактуальных версий.

Возможны захваты документов для монопольного редактирования.
5
«ЕВФРАТ» К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. 1
«Летограф»

В системе ведется журналирование всех действий пользователей и изменений данных. Специальная компонента позволяет просмотреть в документе все изменения, которые были в нем произведены.

Существует возможность хранения версий файлов.
3

Поиск по хранилищу документов

В хранилище может содержаться огромное количество информации. СЭД предоставляет возможность быстрого поиска по атрибутам карточки документа и по содержанию документов. Для этого системы заранее индексируют все содержание хранилища. Построенные индексы позволяют максимально быстро возвращать результаты запросов.

Системы предоставляют различный функционал запросов. Особенно продвинутые позволяют создавать сложные запросы, которые работают с учетом морфологии русского языка, причем могут осуществлять поиск по неполному содержанию, например, находить фразу с точностью 80%. Наименее продвинутые ищут простое совпадение текстовой строки в документах.

Быстрый и удобный поиск - крайне важная часть СЭД, т.к. нет смысла в информации, которую тяжело найти. При выборе СЭД уделите особое внимание этой возможности.

«1С:Архив» Предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»). 4
Directum

Специализированный поиск электронных документов, используя:
предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»).
Дополнительный поиск по часто используемым критериям, специально настроенный администраторами.

Возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы.
5
Escom.doc

Предусмотрен поиск по реквизитам карточки документа.
Предусмотрен поиск по содержанию документа.

Поиск с учетом морфологии русского языка возможен при установке для СУБД дополнительного ПО, например «Следопыт».
5
Optima-WorkFlow

Поддерживается поиск по всем реквизитам карточки и атрибутам документа. При установке сервера индексирования и поисковой машины ABBYY Retrieval&Morphology Engine 4.0, доступен полнотекстовый контекстный поиск с учетом морфологии 26 национальных языков.

Также поддерживается поиск по образцу карточки. Возможно совместное применение атрибутивного и контекстного поиска. Поддерживается поиск по штрих-коду.
5
PayDox

Для поиска по файлам документа используется служба индексации Windows (можно подключить другую).

Возможен поиск с учетом морфологии русского языка: при поиске по содержимому файлов документов с использованием службы индексации.
4
«Гран-Док»

Поиск осуществляется  по любым реквизитам документа (зона документа, зона исполнителей, зона сопроводительных писем, зона резолюции).
Возможен поиск по содержанию: текстовым полям регистрационно-контрольной формы (корреспондент, содержание, текст поручения и т.д.), а также по содержанию прикрепленных электронных образов документов.

Во всех вариантах поиска есть возможность найти документ по целому слову или его части (контексту).
5
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Осуществляется поиск как по атрибутам карточки документа, так и по содержанию приложенных файлов. Возможно совместное применение атрибутивного и контекстного поиска.
Поиск осуществляется с учетом морфологии русского языка.
Возможен нечеткий поиск.

Возможен быстрый поиск карточки документа по штрих-коду.
5
«ЕВФРАТ»

Дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами.

Возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы.
5
«Летограф»

Поиск по реквизитам карточки документа.
Поиск по содержанию документа.
Поиск с учетом морфологии русского языка.

5

Уведомления в ходе процесса обработки документа

В процессе работы с документами пользователи меняют их содержание и значения атрибутов на карточках. СЭД предоставляет возможность рассылки уведомлений при изменении документов. Уведомления содержат описание сути внесенных изменений; указание автора изменений; описание задания, в рамках которого проводились изменения. Они позволяют заинтересованным лицам всегда получать актуальную информацию.
Любой пользователь системы, который имеет право на просмотр документа, может подписаться на уведомления об изменении данного документа.
При наличии функционала заданий (а они есть в любой зрелой СЭД) уведомления рассылаются не столько по факту изменения документа, сколько по факту выполнения того или иного задания. Это довольно удобный механизм, который позволяет управлять процессами обработки документов на тактическом уровне.

Эта возможность, как правило, предоставляется любой СЭД. Вариации могут быть только  в средствах рассылки уведомлений. Электронная почта - самый распространенный инструмент для уведомлений. Некоторые системы используют внутренний формат уведомлений, т.е. прочитать уведомление можно только при входе в систему. Этот подход хорош только для организаций, в которых все пользователи постоянно находятся в системе.

«1С:Архив» Возможность существует. 3
Directum

Возможность существует.

3
Escom.doc

Оповещения пользователей осуществляются при изменении карточки документа. Реализуется с помощью встроенных в систему средств.

Встроенная подсистема сообщений мгновенно уведомляет участников процессов о различных событиях, происходящих с процессом, а также о наступлении заданных сроков: задача поставлена, подходит срок завершения задачи, задача выполнена, задача просрочена и т.п.
4
Optima-WorkFlow

Поддерживаются как системные, так и почтовые оповещения при наступлении различных событий: при поступлении документа на обработку, приближении срока обработки, по истечении нормативного срока обработки документа, постановки поручения, наступлении срока исполнения поручения, завершении исполнения поручения и др.

5
PayDox

Уведомления возможны, в том числе, по e-mail, в виде SMS.

Функциональность PayDox Сообщения позволяет организовать корпоративные дискуссионные форумы по различным темам и проектам, поддерживать групповую работу сотрудников, контролировать сроки исполнения задач и поручений, формировать отчеты о проделанной работе непосредственно в среде корпоративных дискуссионных форумов, получать автоматические сообщения от системы документооборота.
4
«Гран-Док»

Система предусматривает возможность оповещения пользователей при внесении данных в регистрационно-контрольную форму.

4
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Любые изменения карточек документов, задач инициируют рассылку уведомлений ответственным лицам. Примеры событий, для которых система создает уведомления: карточка документа изменена; задача поставлена; задача просрочена; задача выполнена и т.п.

5
«ЕВФРАТ»

Такая возможность есть.

3
«Летограф»

Функционал «Подписка» позволяет пользователю получать оповещения об изменении и перемещении документа.

3

Маршруты и задания пользователям

Документ в процессе своей обработки может иметь несколько состояний. В зависимости от состояния документа с ним должны работать различные ответственные лица.

Это достаточно стандартный функционал любой СЭД, но практически он реализуется по-разному.

Все системы реализуют функционал линейных маршрутов, как наиболее простой вариант обработки документа. При регистрации документа задается маршрут обработки документа. Далее система позволяет пользователю-участнику маршрута послать его далее по маршруту или же изменить дальнейший маршрут. Это удобно, и во многих случаях этого вполне достаточно.

Более продвинутые системы позволяют настраивать процессы обработки с распараллеливанием работ, с условным выполнением веток процессов, с циклами согласования, когда документ может быть отправлен на доработку. При этом задания четко регламентируются, указывается формальное описание задачи, срок выполнения, сколько времени может потратить пользователь на выполнение задания, задаются критерии правильности выполнения задачи и т.п.

Для упрощения создания процессов хорошая СЭД предоставляет графический инструмент, при помощи которого можно нарисовать процесс в виде диаграммы. Работать с таким инструментом - одно удовольствие, пользователь наглядно представляет процесс и видит его в целом.
Однажды разработанные процессы далее используются многократно. Система выступает в роли диспетчера, автоматически раздавая задания, руководствуясь настроенной логикой процессов.

СЭД, реализующие процессы, как правило, не останавливаются на уведомлениях и предоставляют возможности мониторинга выполняющихся в организации действий. При помощи отчетности можно увидеть все активные задания для пользователей, посмотреть, какие задания просрочены, какие задания выполнены некачественно и т.п. Другой вид отчета позволяет просмотреть отдельно взятый процесс, увидеть ход его выполнения в графическом виде. При этом увидеть не только выполненные задания, но и просмотреть прогноз на будущее вплоть до нормативного времени окончания процесса.
Некоторые системы позволяют проводить статистический анализ выполнения процессов. Система отчетности позволяет сделать документооборот прозрачным и предсказуемым.

Выбирайте СЭД с развитой системой автоматизации обработки документов и с хорошей отчетностью.

«1С:Архив» Предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения. 2
Directum

Возможно создавать типовые маршруты (например, «Согласование договора»). Механизм типовых маршрутов является инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч., на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).
Анализ загруженности сотрудников может осуществляться через различные отчеты. Также учет отработанного времени возможен благодаря интеграции с ERP-системами.

Являясь реализацией бизнес-ориентированного workflow, механизм типовых маршрутов включает в себя все средства, необходимые для настройки процессов любой сложности. При этом настройку маршрутов может осуществлять непосредственно бизнес-аналитик без участия программиста.
5
Escom.doc

Система позволяет создавать экземпляры имеющихся в системе классов бизнес-процессов, а также конструировать (разрабатывать) свои классы с последующей возможностью создания экземпляров их карточек.

4
Optima-WorkFlow

Имеется графический редактор моделей процессов, который позволяет осуществить визуальную разработку не только маршрутных схем движения конкретного документа, но и технологические схемы «переработки» одних документов в другие. Работы могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Возможны возвраты и циклы последовательностей работ.

Для сложных моделей можно применять методы декомпозиции, когда операция процесса в свою очередь является полноценным процессом, имеющим собственную модель реализации.

Для построения статистической и аналитической отчетности используются средства широко распространенного генератора отчетов Business Object Crystal Reports 11. Run-Time библиотеки, осуществляющие генерацию отчетов на основе ранее спроектированных макетов форм отчетности, входят в комплект поставки.

В состав СЭД входит специализированное приложение «Диспетчер процессов», которое позволяет в реальном времени осуществлять мониторинг хода выполнения деловых процессов. Это приложение позволяет визуально отмечать текущее положение документа в модели процесса, сопоставлять план-факт длительности исполнения работ на отдельных этапах процесса, формировать хронологическое описание работ, выполненных в рамках процесса. Все длительности определяются на основе календаря рабочего времени.
5
PayDox

Возможность существует. В том числе, возможны как параллельные маршруты, при которых пользователи могут просматривать и согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ только в определенной последовательности. Обе этих возможности могут комбинироваться.

Также можно задавать условную или жесткую маршрутизацию.

Возможна отчетность по динамике выполнения процессов: вывод всех состояний процессов в различных разрезах по времени

Возможна отчетность по выполнению процесса с определением планового времени завершения. Автоматический расчет планового времени завершения процесса по дате начала процесса и заданному относительному периоду его исполнения в часах, днях, неделях, месяцах, кварталах, годах.
4
«Гран-Док»

Система не предусматривает создания бизнес-процессов, но возможна интеграция с системой «Управление процессами» обеспечивающей перечисленные выше возможности.

1
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Система позволяет настроить любые информационные бизнес-процессы компании. Бизнес-процессы определяют логику обработки документов, основываясь на заложенных в них правилах принятия решения, проверки правильности данных и т.п. Возможны и свободные маршруты, в которых пользователь сам указывает следующего получателя.

Бизнес-процессы позволяют задавать как последовательные операции, так и параллельные. Также возможна декомпозиция бизнес-процессов - из одного процесса можно вызвать другой.

Информацию о ходе бизнес-процессов система предоставляет в виде развернутых отчетов, из которых можно определить: общую картину выполнения процессов компании; ход выполнения отдельно взятого процесса; статистику выполнения процессов в различных разрезах.
4
«ЕВФРАТ»

«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;

«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.
3
«Летограф»

Система позволяет настроить любые маршруты движения документов: последовательные, параллельные, жестко заданные и «свободные», при  которых дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится. Кроме этого, в маршрутах могут быть заданы правила, позволяющие в зависимости от значения атрибутов карточки документа, направить его по определенной ветке маршрута.

Поддерживает удобные визуальные маршрутные листы для быстрого определения местоположения документа в маршруте согласования, а также фиксации времени нахождения документа на каждом этапе.

Система предоставляет пользователям удобный функционал по построению аналитических отчетов. Для реализации данной возможности не используются внешние средства. Пользователь, обладая соответствующими правами доступа, может самостоятельно осуществлять настройку необходимых ему отчетов. Для настройки статистического отчета достаточно выбрать шаблон отчета, а также поля, которые будут отображаться в отчете и функцию, которую будет выполнять отчет. Процесс похож на настройку сводного отчета в MS Excel.
4

Интеграция с электронной почтой

В современном мире львиная доля информации распространяется посредством электронной почты. Практически все СЭД в том или в ином виде реализуют возможности хранения почтовых сообщений, а также возможность рассылки документов системы по списку адресов.

Этот функционал в различных системах реализован по-разному. Некоторые системы реализуют внутри себя функции почтового клиента; другие - интегрируются с сервером MS Exchange, что, на мой взгляд, более правильно, т.к. позволяет пользователю работать со всей почтой в привычном Outlook.

«1С:Архив» Пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. 3
Directum

Интеграция с Microsoft Outlook позволяет не только сохранять пришедшие письма и их вложения как документы Directum, но и оправлять письма контактными лицам из единой адресной книги Directum, а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами».

5
Escom.doc

Интеграция с электронной почтой предусмотрена.

3
Optima-WorkFlow

Реализована интеграция с системами электронной почты, поддерживающими стандартные почтовые протоколы SMTP и IMAP4/POP3.

4
PayDox

Возможность существует. Можно согласовывать/утверждать документ прямо из уведомления по электронной почте.

4
«Гран-Док»

Предусмотрена возможность обмена сообщениями между пользователями с использованием встроенной почты.

Система интегрирована с почтовым клиентом MS Outlook для оповещения пользователей о поступлении документа.
4
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

В системе предусмотрена возможность обмена сообщениями с использованием встроенной функциональности.

Есть возможность рассылки документов в электронной почте.

Есть возможность хранения полученных сообщений в архиве.
4
«ЕВФРАТ»

Возможность существует. Встроенный почтовый клиент.

5
«Летограф»

Возможность существует. Система может выполнять функции клиента электронной почты, импортировать почтовые сообщения и формировать электронные сообщения на основании документов.

5

Архивирование устаревших документов

Технически, чем больше документов находится в хранилище, тем сложнее данное хранилище обслуживать: производить переиндексацию для работы поиска, создавать резервные копии и т.п. Поэтому при активном использовании СЭД, со временем хранилище может стать настолько большим, что не будет помещаться на дисках и будет требовать крайне много времени на создание резервной копии.

С течением времени информация теряет свою актуальность. Документы, которыми управляет система документооборота, не являются исключением. Некоторые виды документов  устаревают сразу после принятия к действию новой версии документа, другие - требуют оперативного доступа в течение одного года. Какие-то документы активно востребованы в течение нескольких лет.

Многие СЭД предлагают функционал архивирования устаревшей (неактуальной) информации. Каждый вид документа или даже отдельные документы могут иметь настройки устаревания. Например, пользователь может указать, что приходные накладные требуется хранить в течение 2 лет, а конструкторскую документацию требуется хранить вечно, но только 3 последние версии. Система периодически сканирует хранилище документов, находит документы, потерявшие актуальность согласно настройкам, и переносит их в другое хранилище.

Как правило, такие архивные хранилища создаются раз в год, и впоследствии не изменяются, поэтому не требуют постоянной поддержки, пересчетов и переиндексаций. Доступ к таким хранилищам предоставляется только для чтения. При этом работает практически весь функцинал по навигации и поиску.

Для организации крупного документооборота с большим количеством входящих и исходящих документов выбирайте систему, которая реализует данную функциональность. Если же планируется автоматизировать только внутреннюю документацию и, например, договора, можно не требовать от системы наличия этой функции.

«1С:Архив» Нет 1
Directum

Службы файловых хранилищ Directum Storage Services позволяют хранить документы как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

4
Escom.doc

Для этого предусмотрен специальный процесс «Архивный документ». При наступлении определённого этапа карточка бизнес-процесса может быть помещена во внутренний архив системы и классифицирована для поиска, для  учёта мест хранения и для учёта сроков хранения.

3
Optima-WorkFlow

Реализованы методы архивирования путем вымещения документов во внешнее хранилище данных. Процесс может выполняться автоматически по расписанию и применяться к документам, отвечающим определенным условиям.

4
PayDox

Существует возможность архивирования документов. Предусмотрена отдельная БД для списания в архив.

4
«Гран-Док»

Система предусматривает списание документа в дело, но ведение архива документов не осуществляется. Возможна интеграция с информационной системой «Электронный архив».

1
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Система предоставляет возможность списания неактуальных версий документов. Архивная база данных создается простым копированием. Возможности архивной базы в целом не отличаются от возможностей рабочей базы за исключением прав на редактирование документов.

3
«ЕВФРАТ»

Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

4
«Летограф»

Архивные документы хранятся непосредственно в системе. Доступ к документам осуществляется как к обычным документам. Благодаря тому, что все документы перед размещением в системе проходят автоматическую процедуру индексирования, скорость поиска информации не зависит от объема хранимых данных.

2

Распределенная структура хранилища

Некоторые системы позволяют создавать распределенные базы данных, которые периодически реплицируются. При таком подходе в каждом филиале создается собственное хранилище документов, которое периодически обменивается изменениями с другими хранилищами. Такой подход позволяет значительно уменьшить сетевой трафик между филиалами, т.к. чтение документов производится из локального хранилища. Для уменьшения трафика документы могут разделяться на общие и внутренние (последние не покидают локальное хранилище, что также уменьшает трафик между филиалами).

При всех технических достоинствах данного подхода у распределенного хранилища есть один достаточно неприятный недостаток - коллизия одновременного изменения документа несколькими пользователями. Данный недостаток может устраняться правильной настройкой процессов обработки документов: чтобы в один момент времени с документом работал только один ответственный. Если же такой процесс сформировать нельзя, система сообщает автору изменений о том, что его версия устарела.

Для организации документооборота в территориально распределенной компании оцените качество и скорость интернет-каналов. Если каналы медленные или непостоянные, с частыми сбоями или же они просто дорогие, разумно сделать выбор в пользу распределенной системы. Соответственно, наличие поддержки распределенного хранилища становится критическим фактором при выборе системы.

«1С:Архив» Нет 1
Directum

Механизм репликации позволяет работать в едином информационном пространстве даже территориально распределенным компаниями. Система работает на нескольких (главных и вторичных) серверах. Частота сеансов связи определяется потребностями организации в актуализации данных (от 1 раза в сутки до нескольких раз в час); между сеансами связи каждый сервер работает независимо. Таким образом, обеспечивается высокая отказоустойчивость системы: при временном выходе из строя одного из серверов или пропадании связи другие серверы продолжают работать в обычном режиме.

5
Escom.doc

Нет

1
Optima-WorkFlow

Поддерживает возможность создание решений с распределенными базами данных.

4
PayDox

Возможность существует

2
«Гран-Док»

Возможность существует

3
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Система предоставляет возможность создания распределенной базы данных.

4
«ЕВФРАТ»

Возможна поддержка территориально распределённой работы благодаря наличию подсистемы обмена документами.

4
«Летограф»

Система предоставляет возможность создания территориально распределенных и многосерверных решений.

4

Удобный интерфейс

Интерфейс СЭД должен быть удобным и привычным для пользователя. Выбирайте систему, в которой пользователь не будет чувствовать себя не в своей тарелке. Конечно, со временем пользователь может привыкнуть к любому интерфейсу, но внедрение заметно упростится, если пользователю не придется изучать новый интерфейс.

Многие СЭД поддерживают возможность работы пользователей через WEB-интерфейс. Замечательная возможность, которая позволяет работать с системой удаленно, находясь, например, в командировке. Также данная возможность позволяет достаточно просто организовать работу с единой системой нескольким филиалам. Еще один существенный плюс WEB-интерфейса - нет необходимости устанавливать клиентские программы на каждом рабочем месте пользователя, что довольно сильно упрощает поддержку.

Выбирайте СЭД с понятным и привычным интерфейсом. Обязательно смотрите на наличие WEB-интерфейса.

«1С:Архив» Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документам с помощью обычных WEB-браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса. 5
Directum

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через WEB-клиент (с помощью WEB-браузера). При работе с сервером WEB-доступа Directum можно использовать любой удобный браузер (Internet Explorer, Firefox, Opera).

5
Escom.doc

Только GUI

3
Optima-WorkFlow

Наличие GUI-интерфейса. Реализованы пользовательские интерфейсы с учетом требований к эргономике и технической эстетике.

Наличие WEB-интерфейса.
5
PayDox

PayDox - WEB-приложение. Соответственно, только WEB.

3
«Гран-Док»

Наличие GUI-интерфейса. Реализован дружелюбный пользовательский интерфейс, основанный на механизмах многоуровневых меню и панелей инструментов.

Предусмотрен также удаленный доступ к данным с использованием WEB-интерфейса.
5
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Система разработана на платформе «1С:Предприятие 8.1.», поэтому соответствует интерфейсу типовых конфигураций «1С», что делает её легкой для освоения пользователями «1С».

WEB-интерфейс предоставляет возможности для оперативной работы пользователей. Возможности по настройке системы и редактированию бизнес-процессов есть только в GUI-интерфейсе.
5
«ЕВФРАТ»

Используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи WEB-браузера из любой точки мира.

5
«Летограф»

Доступ к системе осуществляется с любого WEB-браузера и не требует установки на рабочей машине пользователя никакого дополнительного программного обеспечения.

3

Сканирование и распознавание

Для компаний, которые имеют большой объем входящих документов, крайне важно организовать быстрый процесс обработки входящих документов. Этому способствует организация процесса поточного сканирования и распознавания. Почему сканирование образа и распознавание объединено в единое требование? Потому, что сканирование документов дает лишь картинку, которую можно только посмотреть, а распознавание документа предоставит системе полноценную информацию для индексирования данного документа для последующего быстрого поиска по содержанию. Кроме того, хранение графических изображений, как правило, требует большего объема, нежели хранение текстового содержания. Распознанный документ гораздо проще найти в системе, проще использовать его материалы.

При организации документооборота с большим количеством входящих документов обратите внимание на наличие в системе функции поточного сканирования. Если документы подлежат дальнейшей обработке, цитированию, изменениям и т.п., наличие поточного распознавания значительно упростит работу пользователям системы.

«1С:Архив» Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе, и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере «1С:Архива» в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine. 3
Directum

Специализированные службы ввода документов Directum Capture Services обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ («сендеров»), а также с факсов, из папок файловых систем, электронной почты и т.д.

Интеграции со средствами распознавания образов нет.
5
Escom.doc

Интеграция со сканерами (интегрирована в карточку бизнес-процесса).

Интеграция со средствами распознавания образов  (предусмотрена интеграция с внешним ПО).
3
Optima-WorkFlow

Поддерживается возможность создания документа путем сканирования бумажной копии используя функциональность системы с автоматическим распознаванием текста.
Для организации потокового сканирования и распознавания поставляется специализированное приложение.

Для сканирования и распознавания используются средства продукта ABBYY Fine Reader Scripting Edition.
3
PayDox

Возможна интеграция со сканерами. Возможно сканирование с использованием стандарта TWAIN и автоматическое прикрепление скан-копии к карточке документа.

Возможна интеграция со средствами распознавания образов. Возможна интеграция с любыми системами, поддерживающими общеупотребительные межпрограммные интерфейсы.
2
«Гран-Док»

Реализована технология потокового сканирования документов и создания электронных образов оригиналов, их хранения и использования в системе.

Распознавание образов осуществляется в рамках технологии потокового сканирования.
3
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Возможна интеграция со сканерами. Есть функции одиночного сканирования, также есть функция интеграции с поточными сканерами.

Возможна интеграция со средствами распознавания образов. Осуществляется при помощи продукта-партнера ABBYY Reconition Server.
3
«ЕВФРАТ»

Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка - Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

5
«Летограф»

Возможна интеграция со сканерами. Сканирование документа может быть инициировано прямо из системы (TWAIN).

Возможна интеграция со средствами распознавания образов. Для решения задачи распознавания преимущественно используются серверные продукты ABBYY (FineReader, FormReader, Reconition Server).
3

Техническая поддержка

Последний по порядку, но далеко не последний по роли фактор выбора системы. Посмотрите на технологии, которые использует СЭД. Имеются ли у Вас специалисты, которые смогут администрировать хранилище? Отдайте предпочтение тем системам, которые используют уже освоенные вашей организацией технологии. Например, если организация уже использует MS SQL Server, а следовательно, имеет лицензии и специалистов по его обслуживанию, вряд ли стоит советовать использовать СЭД, которая для хранения документов использует ORACLE.


Некоторые системы предоставляют возможность конфигурирования. Расценивать данную возможность можно двояко:

  1. «Как хорошо, что такая возможность есть, мы сможем не зависеть от разработчика и сами сделать нужное нам решение».
  2. «Значит, система недостаточно универсальная, раз им понадобился функционал конфигурирования».

Сама по себе возможность конфигурирования мало что даст без специалистов, которые смогут данной возможностью воспользоваться. Поэтому при выборе системы оцените, во-первых, саму необходимость доводки системы при помощи конфигуратора. Требуется ли Вам уникальное решение, заточенное под работу организации, или же можно приспособить организацию под логику работы СЭД? (Любая автоматизация - это копромисс.) В 80% случаев достаточно стандартного функционала, предоставляемого поставщиком СЭД.

При выборе конфигурируемого решения уделите внимание наличию на рынке кадров, которые смогут данное решение создать и поддерживать. Специалисты, способные развивать и поддерживать уникальные системы, которые имеют собственный встроенный язык, самописное хранилище данных, как правило, дороже тех, которые могут работать с распространенной на рынке платформой.

«1С:Архив»

В состав «1С:Архива» входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

  • добавить к уже существующим системам функциональность «1С:Архива»;
  • разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов, в том числе, и потоковой обработки;
  • создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в «1С:Архиве»;
  • разрабатывать Интернет-решения для доступа к документальным базам данных.
Вызов функций «1С:Архива» можно осуществлять из «1С:Предприятия» версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующей компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.
2
Directum

Набор средств интеграции Directum Integration Toolset позволяет интегрировать систему с уже существующими на предприятии системами и решениями, в том числе с ERP-системами, включая «1С».

Лежащий в основе системы инструмент разработки IS-Builder, будучи открытым и предметно-ориентированным, соответствует обоим требованиям и имеет ряд преимуществ перед другими инструментами разработки. Открытость IS-Builder позволяет адаптировать систему к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и проводить ее интеграцию с другими системами, в том числе, силами программистов заказчика.

Предметная ориентация IS-Builder позволяет легко развивать высокоэффективные прикладные возможности системы, абстрагируясь от конкретных технических деталей их реализации.
5
Escom.doc

Существует возможность доработки системы.
Существует возможность предоставления исходного кода.
Системы интегрирована с офисными приложениями MS Widows, MS Office.
Система не интегрирована с приложениями CAD/CAM.
Предусмотрена возможность интеграции с «1С».

4
Optima-WorkFlow

Созданные решения на платформе Optima-WorkFlow могут расширяться и дорабатываться как в части функциональности, так и в части автоматизации новых бизнес-процессов.

Система интегрирована с приложениями MS Office. За счет наличия интерфейса межпрограммного взаимодействия (API), документированной структуры хранения данных и встроенных средств запуска программируемых сценариев, разработанных на языках VB или J-Script, могут быть разработаны любые сценарии межсистемной интеграции или синхронизации данных.
5
PayDox

Большая часть кода открыта. Код для пользовательских настроек вынесен в отдельную группу файлов, чтобы он не затрагивался при обновлениях системы.

Существует интеграция с MS Office для автоматического создания документа на основе данных из карточки.

В стандартной поставке интеграции с приложениями CAD/CAM нет, но она достаточно легко настраивается. Очень простая интеграция с WEB-приложениями. Есть опыт интеграции с SAP R/3.

Опыт интеграции с «1С» есть.
5
«Гран-Док»

Возможна доработка системы в соответствии с требованиями заказчика.
Интегрирована с офисными приложениями Microsoft Word, Microsoft Excel, MS Outlook.
Не предусматривает интеграцию с приложениями CAD/CAM.
Не предусматривает интеграцию с «1С».

2
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Интегрирована с офисными приложениями Microsoft Word, Microsoft Excel, MS Outlook.
Система не предусматривает интеграцию с приложениями CAD/CAM.
Система выполнена на платформе «1С:Предприятие 8.1», поэтому предусматривает «бесшовную» интеграцию с «1С». Это обеспечивает связь оперативных документов в «1С» с финансовыми. Ни один из рассмотренных продуктов такую возможность не предоставляет.
Система выполнена в виде конструктора, поэтому в большинстве случаев не требует никакого кодирования. Но сама платформа «1С» представляет возможности дополнительного конфигурирования решения и написания любой дополнительной функциональности. Стоит отметить, обширность рынка специалистов для данной платформы.

Предоставляется исходный код.

Система полностью интегрирована с продуктом «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» - одним из лучших отечественных решений для автоматизации системы управления финансами
5
«ЕВФРАТ»

Имеет клиент-серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и  модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом.

Имеется открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы.
3
«Летограф»

Интегрирована с офисными приложениями Office (Word, Excel, и т.д.), Acrobat.
Интегрирована с приложениями CAD/CAM: AutoCAD, AutoDesk, SolidWorks.

Существует возможность интеграции с «1С». Обеспечивается возможность мониторинга и синхронизации данных документов и справочников, организация сквозных бизнес-процессов
Существует возможность доработки системы. Решение может быть развито за счет использования типовых решений, а также дополнено силами специалистов исполнителя по проекту или силами специалистов внутренней команды внедрения, прошедшими обучение по программе «Системный технолог Летограф».

Система не требует изменения программного кода, необходимая функциональность настраивается. Заказчик может самостоятельно модифицировать систему: добавлять и изменять справочники, карточки документов, маршруты, а также создавать интеграционные решения. Заказчику предоставляется конфигурация решения, а также исходный код интеграционных решений.

В силу того, что приложение имеет только WEB-интерфейс, интеграция с клиентскими приложениями достаточно затруднительна.
3

Результаты анализа функциональных возможностей некоторых систем электронного документооборота

Критерий оценки функционала
1С:Архив
Directum
Escom.doc
Optima-WorkFlow
PayDox
Гран-Док
ИНТАЛЕВ: КДИП
ЕВФРАТ
Летограф

 

Возможности карточки документа 2 5 5 5 4 4 4 4 5
Обеспечение безопасности 2 4 5 5 4 5 5 4 5
Возможность хранения версий 5 5 4 5 5 4 5 нет 3
Возможности поиска по хранилищу документов 4 5 5 5 4 5 5 5 5
Возможности уведомления в ходе процесса обработки документа 3 3 4 5 4 4 5 3 3
Возможности маршрутизации и формирования заданий пользователям 2 5 4 5 4 1 4 3 4
Возможность интеграции с электронной почтой 3 5 3 4 4 4 4 5 5
Возможность архивирования устаревших документов нет 4 3 4 4 1 3 4 2
Возможность создания распределенной структуры хранилища нет 5 нет 4 2 3 4 4 4
Удобство интерфейса 5 5 3 5 3 5 5 5 3
Возможность сканирования и распознавания документов 3 5 3 3 2 3 3 5 3
Итоговый средний балл 2,6 4,6 3,5 4,5 3,6 3,5 4,2 3,8 3,7

Стоимость решений

Кроме функциональных возможностей, естественно, потенциального покупателя СЭД интересует и цена вопроса.

Наименование системы Цена (в т.ч. НДС)
«1С:Архив»

57 000 руб.

Directum

22 800 руб. за установку модуля на сервере и 165 300 руб. – автоматизация 20 рабочих мест.

Примечание: за ряд функций системы, реализованных в отдельных модулях, придется платить отдельно.
Escom.doc

80 000 руб.

Примечание: В состав решения входят лицензии на установку программы на сервер и  20 одновременных подключений.
Optima-WorkFlow

260 000 руб. за базовую версию, с которой смогут работать 10 пользователей

Примечание: 60 000 руб. придется доплатить за автоматизацию 10 дополнительных рабочих мест. Также как и в случае с  предыдущей системой, некоторые модули придется приобретать отдельно, так как они не входят в базовый комплект.
PayDox

2 400 евро за версию на 20 пользователей.

Примечание: Стоит обратить внимание на пункт прайса «Годовая техническая поддержка» (12 000 евро в год на 100 пользователей).
«Гран-Док»

30 000 руб. за базовую версию на 5 пользователей.

Примечание: 67 500 руб. доплата за автоматизацию дополнительных 15 рабочих мест.
«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

45 000 руб. за базовую версию на 5 пользователей.

Примечание: в 4 000 руб. обойдется каждое дополнительное рабочее место.
«ЕВФРАТ»

110 000 руб.

Примечание: в состав комплекса на 20 пользователей входят лицензия «ЕВФРАТ Клиент» и «ЕВФРАТ Сервер».
«Летограф»

Стоимость одной лицензии составляет 10 995 руб.

Примечание: Лицензия предоставляет право использования всех функций платформы. В стоимость лицензии включена стоимость лицензии на базу данных, устанавливаемую на сервере.

Ориентиры

Итак, какие выводы можно сделать по каждому из рассмотренных продуктов? Какую систему лучше выбрать, исходя из потребностей организации и масштабов бизнеса?

Максимальный балл набрала система Directum, один из самых серьезных игроков российского рынка СЭД. Это развитая и самодостаточная система. Обладает широкой функциональностью и простыми принципами работы. Преимуществом продукта является расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи. Высокая масштабируемость системы может обеспечить работу большого количества пользователей. Имеется развитый инструментарий (IS-Builder), позволяющий быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации. Directum ориентирован, скорее, на крупный бизнес. Продукт сравнительно дорогой и по соотношению «цена-качество». Доступен компаниям, планирующим выделение серьезных ресурсов для автоматизации документооборота. Для средних и небольших компаний функционал, скорее всего, окажется избыточным.

Незначительно меньше очков у программы Optima-WorkFlow, к функционалу которой нет практически никаких нареканий. Уже по названию Optima-WorkFlow понятно, что упор сделан именно на автоматизацию бизнес-процессов. При этом документооборот - всего лишь одно из применений данной системы. В целом достаточно дорогое решение с учетом стоимости владения. Подойдет крупным организациям, которые хотят не только внедрить документооборот, но и решить другие задачи автоматизации информационных потоков. Внедрение системы требует довольно широких знаний, начиная от структур БД и заканчивая построением отчетов в Crystal Reports. Сложилось впечатление, что система состоит из большого количества компонентов, связывать которые - задача внедренца. Нужен штат сильных IT-специалистов. Только в этом случае покупка системы оправдает ожидания.

На третьем месте в группе лидеров - «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы». Это развитая, полноценная  система СЭД. Для автоматизации документооборота в финансовых службах, использующих «1С» в качестве корпоративной информационной системы, это, пожалуй, наиболее предпочтительное решение. Вместе с платформой «1С» представляет законченный и самодостаточный продукт, не требующий дополнительного программирования. Серьезным преимуществом системы является «бесшовная» интеграция с другим признанным продуктом этого же разработчика – системой бюджетирования «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», занявшей второе место в тест-драйве систем бюджетирования, результаты которого опубликованы в журнале «Финансовый директор» (№ 5, 2009). Cоответственно программой «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы», скорее всего, будут довольны компании, планирующие внедрять не только автоматизацию документооборота, но и бюджетирование.

Вторую группу продуктов открывает «ЕВФРАТ». Это развитая система. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Особенно хочется отметить усилия разработчиков по организации сканирования и распознавания. При этом процессы сделаны довольно слабо. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы. Не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

В эту же группу можно отнести систему «Летограф». В целом это неплохое и проработанное решение, ориентирующееся на WEB-доступ. Это несколько ограничивает сферу его применения. Но если выбирать именно WEB-решение, то стоит обратить внимание на данный продукт в силу его функциональности.
И наконец, третья группа программ, которые обладают меньшим функционалом – это PayDox, Escom.doc, «Гран-Док», «1С:Архив».

PayDox - интересное и достаточно новое предложение на рынке. Несколько дороговато для WEB-приложения, особенно учитывая поддержку. Отсутствие GUI-интерфейса значительно сокращает возможности по интеграции с клиентским ПО. Выбирать продукт стоит для простых случаев, когда документов немного и процессы несложные.

Программа Escom.doc позиционируется как готовое решение. А поэтому, содержит минимум возможностей по адаптации встроенными средствами. Сотрудникам компании придется приспосабливаться к этой системе. Хотя она вполне подойдет небольшим предприятиям, которые готовы перекраивать свои бизнес-процессы под возможности программы.

И наконец «Гран-Док», во многом сопоставима по своим возможностями с Escom.doc. Это простое решение, которое в основном будет служить не чем иным как централизованным хранилищем документов.

«1С:Архив» - замена файлового хранилища для небольших организаций. Дешево и сердито. Минимум внедрения, но довольно существенный шаг в сторону автоматизации документооборота. Без излишеств.

Послесловие

В ходе проведения исследования российских систем электронного документооборота авторы сделали следующие наблюдения.

  1. Некорректно сравнивать успешность продуктов, ранжируя их по количеству внедрений (этим изобилуют различные рейтинги ПО). Очевидно, что недорогие решения для малого бизнеса будут иметь больше внедрений, чем крупные комплексные решения.

  2. Наш анализ показывает, что «раскрученные» в настоящее продукты не являются действительно лидерами по своему функционалу в сегменте документооборота. Это, скорее, победы PR-служб компаний-вендоров, а не результат деятельности разработчиков ПО.

  3. В связи с этим можно сделать вывод, что лидерство по количеству упоминаний тех или иных продуктов в СМИ и Интернете не всегда является репрезентативным отражением качества и масштаба функциональных характеристик, областей применения и масштабов систем на текущий момент – октябрь 2009 года.

  4. Разные функциональные свойства продуктов реализованы в различных продуктах с разной степенью проработки (несмотря на то, что они могут одинаково декларироваться разработчиками). Порой эта разница существенна, несмотря на то, что в рекламных проспектах вендоров и на корпоративных сайтах функции описываются одинаково. В связи с этим покупателю рекомендуется максимально тщательно оценивать различные публикации, в которых сравнение продуктов происходит по принципу «присутствует возможность – не присутствует возможность».

  5. Важный момент, который не вошел в сравнительные оценки продуктов из-за сложности его качественного анализа - это наличие проверенной методологии и опыта работы по постановке комплексных системы управления (менеджемента) предприятием у компании-внедренца ПО: начиная с бизнес-обучения, оптимизации процессов управления предприятием и заканчивая непосредственно автоматизацией документооборота. Ведь не секрет, что автоматизация документооборота является составной частью повышения эффективности управления бизнесом, а не панацей от всех бед. Мы рекомендуем уточнять эту информацию у поставщиков ПО.

  6. Также мы не оценивали важную для клиента составляющую – постпродажную поддержку и техническое обслуживание покупателей. Это произошло опять же из-за сложности сопоставления данных и конкретных возможностей для покупателя в этой области. Стоит отметить, что только у некоторых вендоров эта информация является открытой и прозрачно детализированной, в том числе, в части оплаты. Считаем это странным, ибо понимание того, как будет осуществляться дальнейшее обслуживание продукта его производителем, на наш взгляд, является значимым критерием выбора продукта. Мы оставляем этот момент на суд самих пользователей.

Адрес статьи в Интернете http://doc.cnews.ru/whitepapers/abis_soft_sed.pdf