Внедрение программного продукта "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление 2.0"

Наша фабрика является старейшей российской бумажной мануфактурой, основанной еще в 1786 году на реке Шаня калужским дворянином П.Г.Щепочкиным - владельцем деревни Кондрово (сейчас г.Кондрово, Калужская обл.). Сегодня ОАО "Троицкая бумажная фабрика"- единственное в России предприятие, выпускающее растительный пищевой пергамент - упаковочного материала для масла, маргарина, творожных и мясных продуктов, белых влагопрочных и жиростойких бумаг для упаковки.

Фабрика является современным динамично развивающимся предприятием и стремится к постоянному повышению качества своей продукции и расширению ассортимента. Одним из важнейших моментов в этом процессе является наличие эффективной, тщательно продуманной системы управления. Среди прочих шагов на пути к оздоровлению существующей на фабрике системы управления для нас стало внедрение автоматизированной системы бюджетирования.

До сотрудничества с компанией "ИНТАЛЕВ" на нашем предприятии уже существовала система бюджетирования: функционировал бюджетный комитет, были разработаны соответствующие регламентные документы, рассчитывался в ручном варианте сам бюджет. Но система не была автоматизирована. В основном, это были отдельные модули, составленные при помощи электронных таблиц Excel. Вопрос о создании централизованной автоматизированной системы бюджетирования поднимался неоднократно.

С другой стороны, на предприятии успешно работала программа "1С:Бухгалтерский учет". На ее основе мы самостоятельно связали в единую базу данные по бухгалтерскому и финансовому учету, сбыту, мат.складу и т.д. Поэтому главным критерием в поисках программы для автоматизации системы бюджетирования было требование, чтобы она вписывалась в существующую на данный момент на фабрике базу данных и была совместима с 1С.

Исходя из такого запроса, в Интернете, мы нашли информацию о компании "ИНТАЛЕВ". Из всей доступной информации стало понятно, что компания является единственной в своем роде, занимающейся разработками в области бюджетирования на базе "1С:Предприятие", а также имеет практический опыт внедрения системы на предприятиях. Проанализировав информацию, мы приняли решение приобрести продукт "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление" БДДС, для начального этапа автоматизации.

На нашем предприятии использовалась нетиповая конфигурация 1С, поэтому объединение модулей производилось и отрабатывалось нами вручную на вспомогательной базе. На это ушло более 2-х недель. На первом этапе внедрения к системе бюджетирования был подключен отдел снабжения, т.к. именно в этом отделе собирается значительный объем информации. После набора определенного объёма информации выяснились основные недостатки системы.

Самая главный – это низкая скорость. При определении ЦФО (около 20 чел.) с назначенными правами доступа, открытие журнала плана, платежного календаря, документа планирования занимало около 1 минуты. В таком ритме работать было не реально. Поэтому все права доступа, были определены на уровне конфигурации. Далее выяснилось, что нет прямой связи док-та "Заявление на использование ДС" с док-том "Платежное поручение" и док-та "Деньги в пути" с документами на основании которых он создается (бюджетирование, настройка, универсальное копирование документов). Наглядная зависимость этих документов являлась важным шагом при расширенном финансовом анализе.

Мы самостоятельно добавили групповое создание документов из реестра платежей, изменили отчет по платежному календарю, с учетом платежных поручений. Добавили также автоматическую систему сообщений при изменении даты платежа "Заявки на использования ДС" ее автору. Факт расхода бюджета для оперативности собирается из реестра платежей.

Кроме того, мы составили OLAP-куб на базе SQL 2000, где обмен информации происходит при помощи ADO-библиотеки в запланированное время. Это существенно сокращает время на анализ бюджета, по сравнению со стандартными средствами.

В общей сложности внедрение и доработка системы, подключение и обучение всех пользователей (примерно 20 чел.) заняло около 3 месяцев (все эти работы проводились нами самостоятельно, в рабочих условиях без отрыва от производственного процесса). ЦФО определялись в соответствии со структурой подразделений на предприятии.

Основная трудность при подключении пользователей - это "ломка" уже сложившегося подхода к бюджетированию на уровне ЦФО. В результате внедрения программы "ИНТАЛЕВ" ЦФО сами заносят информацию в компьютер и прослеживают весь путь движения ДС и сами отвечают за недостаточно полный или составленный с излишним запасом план.

В целом, при наличии ряда недостатков программа "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление 2.0" является работоспособной системой, удовлетворяющей на данном этапе нашим требованиям. Особенно нас порадовало то, что разработчики продукта не останавливаются на достигнутом, а продолжают двигаться дальше, развивая и совершенствуя свои продукты. Об этом говорит тот факт, что в конце прошлого года появилась новая версия продукта – "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление 3.0", в которой за счет кардинального изменения внутренней структуры хранения и обработки данных в десятки раз увеличилась скорость работы продукта.

Что можно порекомендовать специалистам российских предприятий? Конечно, здесь не может быть однозначного совета. Исходя из своего опыта, мы бы посоветовали прежде всего исходить из того какая автоматизированная система и единая база данных уже существует на предприятии.

Как показывает практика, если из-за неоднородности систем приходится на каком-то участке или участках вводить двойную информацию, то, как правило, такие программы не "живут".

В нашей системе управления с появлением автоматизированного БДДС информация о финансовом состоянии предприятия стала прозрачной, это дает возможность финансовому директору владеть более детальными сведениями (на уровне отдельного ЦФО и статьи затрат) и принимать решения на различных этапах текущего или следующего периода планирования.

Разработчикам компании "ИНТАЛЕВ" желаем дальнейших успехов, новых разработок и процветания!