Рекомендательное письмо о проведении проекта «Внедрение автоматизированной системы бюджетного планирования, управленческого учета и управления денежными средствами» в ООО «AAA Моторс»

«AAA Моторс» — одна из самых крупных и быстрорастущих компаний на рынке авторитейла в России. «AAA моторc» сегодня — это:

• 9 брендов — Audi, Jaguar, Land Rover, Volkswagen, Mazda, Ford, Renault, Hyundai, Skoda;
• 14 дилерских центров в 4 городах: Ростов-на-Дону, Краснодар, Новороссийск, Воронеж;
• 1100 человек — штатный персонал, 12 885 шт. — объем продаж автомобилей по итогам 2012 года.

Внедрение комплексной автоматизированной системы управления финансами в нашей компании, было обусловлено необходимостью обеспечения руководства компании качественной управленческой информацией в условиях активно растущего бизнеса, формирования консолидированной управленческой отчетности по 14 дилерским центрам, имущественному центру и управляющей компании. Приоритетными задачами в данном направлении стали разработка методологии и затем автоматизация бюджетного планирования, управленческого учета, платежного календаря, а также сокращение времени на подготовку отчетности и повышения качества планируемых бюджетов.

Для нас важным критерием при отборе партнера для решения поставленных задач было наличие не только собственного программного обеспечения, разработанного на платформе «1С», и набора услуг по его внедрению. В первую очередь наш партнер должен был обладать подтвержденным опытом и навыками методологической проработки поставленных задач и способностью передать знания и технологии по дальнейшему сопровождению созданной единой автоматизированной системы нашим сотрудникам. Одним же из ключевых требований к программному продукту мы определили настройку программного продукта на уровне пользователя, без использования программного кода. Данное требование к продукту было обусловлено возможностью изменения автоматизированной системы под потребности растущего бизнеса, не прибегая к услугам внешних программистов силами сотрудников финансовой и ИТ служб, что в конечном счете повлияет на снижение стоимости поддержки системы в целом. Исходя из данных критериев, была выбрана компания «ИНТАЛЕВ».

Началом нашего проекта явился этап «Концепция и дизайн проекта», в ходе которого консультантами «ИНТАЛЕВ» были проведены работы по обследованию текущего состояния компании в части поставленных задач, сформулированы цели, задачи, критерии успешности проекта, состав, продолжительность и последовательность работ, сформирована проектная команда и обозначены риски проекта. Все эти ключевые моменты были зафиксированы в Уставе проекта и послужили ориентиром на протяжении всего времени его реализации. Наш проект был разбит на три крупных блока: бюджетное планирование, управленческий учет и отчетность, платежный календарь.   В настоящее время завершен и введен в промышленную эксплуатацию первый блок проекта «Бюджетное планирование». Мы получили следующие результаты по итогам реализации задач данного блока:

• разработаны методологические положения, которые легли в основу дальнейшей автоматизации процесса бюджетного планирования и являются действующими внутренними нормативами, регламентирующими процесс бюджетного планирования в компании;
• автоматизирован процесс бюджетного планирования и получение плановой отчетности по основным видам бюджетов, а также функциональным, операционным бюджетам и ключевым финансовым показателям деятельности;
• специалисты, участвующие в процессе бюджетного планирования прошли обучение работе в программном продукте и теперь могут работать в продукте, как пользователи, а некоторые самостоятельно вносить изменения в настройки программного продукта;
• плановые данные по всем центрам финансовой ответственности заносятся в автоматизированную систему.

Хочется отметить, что методология, разработанная консультантами «ИНТАЛЕВ», позволила нам взглянуть на бюджетное управление под другим углом и привела к вовлечению всех центров финансовой ответственности в процесс бюджетного управления. Теперь сотрудники более ответственно подходят к составлению планов, потому что система отличается прозрачностью - в любой момент времени финансовый директор компании может проследить насколько корректно внес данные ответственный сотрудник, уложился ли он в отведенное ему время, это все фиксируется в системе. Как результат это сокращение сроков на подготовку бюджетов и более тщательное и корректное планирование.

В настоящее время, мы запустили процесс бюджетного планирования в промышленную эксплуатацию. На всем протяжении запуска консультанты «ИНТАЛЕВ» оказывали оперативную поддержку по всем возникающим вопросам, что позволило нам внедрить систему бюджетного планирования в нашу повседневную деятельность, мы получили современную автоматизированную систему, отвечающую всем нашим текущим потребностям.

Благодарим сотрудников «ИНТАЛЕВ»: менеджера проекта — Королёву Ольгу, консультантов — Суховеева Юрия и Лобанову Юлию за результативную работу, высокий профессионализм и желаем дальнейших успехов и процветания. Рекомендуем компанию «ИНТАЛЕВ» как надежного партнера и профессионалов своего дела!