Оптимизация и автоматизация процесса управления договорной работы в компании "ТРУБОДЕТАЛЬ"

В конце февраля 2011 года завершился проект по внедрению системы электронного согласования договоров в ОАО «Трубодеталь».

Внедрение электронного согласования договоров – это один из шагов систематической оптимизации договорной работы, которая ведется в Компании постоянно.

Проект внедрения был призван решить следующие задачи:

• Сократить время согласования договора
• Обеспечить соблюдение регламента согласования договоров
• Отслеживать историю согласования каждого договора в части рисков, которое предприятие берет на себя, заключая договор
• Централизованно хранить все договоры Компании, обеспечить удобный доступ к договорной информации

В качестве подрядчика мы выбрали компанию ГК «ИНТАЛЕВ», имеющую успешный практический опыт внедрения электронного согласования договоров в короткие сроки. Кроме того, на решение о партнерстве повлияла методология работы ГК «ИНТАЛЕВ», а именно подход к согласованию договоров с точки зрения бизнес-процессов.

Первым этапом проекта являлось обучение, в ходе которого сотрудники Компании изучили методологию описания и оптимизации бизнес-процессов. По результатам обучения была сформирована проектная команда.

В ходе проекта бизнес-процесс согласования договоров был значительно оптимизирован. Теперь согласование всех договоров идет одновременно всеми согласующими лицами.
Лица, отвечающие за согласование и заключение договоров, освобождены от многочисленных походов по кабинетам согласующих лиц.

Благодаря оптимизации и последующей автоматизации бизнес-процесса удалось сократить время согласования. Кроме того, работа с договорами стала более дисциплинированной: в информационной системе фиксируется история согласования каждого договора вплоть до времени, которое сотрудник потратил на выполнение той или иной функции.

Все согласованные и только поступившие на согласование договоры хранятся в едином электронном архиве. По каждому договору хранится перечень рисков, отмеченных согласующими лицами. Все сотрудники Компании имеют доступ к своим договорам в рамках центрального электронного архива.

Кроме того, построенная в результате проекта система электронного согласования договоров является инструментом дальнейшей оптимизации договорной работы.

Благодаря напряженной работе проектной команды, состоявшей из наших специалистов и консультантов ГК «ИНТАЛЕВ» проект, начатый в октябре 2010 года, был завершен в конце декабря 2010 года.

Стоит отметить, что выполнить работу в столь короткие сроки во многом позволил профессионализм и целеустремленность совместной проектной команды, а также технологичность подхода ГК «ИНТАЛЕВ» к реализации проектов. Последовательное выполнение небольших этапов работ с конкретным результатом обеспечило реализацию всего проекта в запланированный срок.