Масштабный проект по построению автоматизированной системы бюджетного управления (АСБУ) для X5 Retail Group

Справка о компании-заказчике

Первый магазин «Перекресток» был открыт в сентябре 1995 года в Москве. В 2003 году объем продаж «Перекрестка» составлял 373 млн. USD, а в 2006 году чистая выручка достигла 1,5 млрд. USD. По состоянию на апрель 2007 года магазины «Перекресток» располагаются в 15 регионах РФ, включая Москву и МО, Санкт-Петербург, Самару, Казань, Тольятти, Волгоград, Нижний Новгород, Воронеж, Липецк, Ростов-на-Дону, Краснодар, Ярославль, Йошкар-Олу, Чебоксары и др., а также в Украине (сеть супермаркетов «SPAR»).

Сеть магазинов «Пятерочка» была основана в 1999 году. К концу 2000 года фирма насчитывала 16 магазинов, а товарооборот за 2000 год превысил 70 млн. USD. По итогам 2006 года чистая выручка «Пятерочки» составила 1,97 млрд. USD. По состоянию на 31 декабря 2006 года магазины «Пятерочка», включая франчайзинговые, расположены в 12 регионах России, в Казахстане и Украине.

18 мая 2006 года произошло слияние сети супермаркетов «Перекресток» и сети универсамов эконом-класса «Пятерочка». В октябре 2006 года объединенная компания была переименована в X5 Retail Group N. V. Акции компании котируются на Лондонской фондовой бирже. По состоянию на 31 декабря 2006 года общее число магазинов Группы составляло 1234 (включая франчайзинговые), в том числе 451 собственных магазинов «Пятерочка» формата «мягкий дискаунтер», а также 168 собственных супермаркетов «Перекресток». Число франчайзинговых магазинов «Пятерочка» составляло 605, под брендом «Перекресток» работали 10 магазинов. Чистая выручка Группы в 2006 году достигла почти 3,6 млрд. USD. Количество покупателей в том же году составило порядка 446 млн. человек. В Компании работает более 33 тыс. человек.

История взаимоотношений

Сотрудничество фирмы «ИНТАЛЕВ» с Х5 Retail Group началось в 2005 году, когда Торговый дом «Перекресток», обратился в «ИНТАЛЕВ» для проведения проекта автоматизации его основных финансовых бизнес-процессов. Любая крупная компания по мере роста сталкивается с определенными трудностями в своем развитии. В тот период в «Перекрестке» назрела проблема автоматизации казначейства и системы бюджетирования. Основной причиной были бумажный документооборот и ручная проверка заявок на соответствие бюджету. Ежедневно появлялось свыше 150 заявок на оплату из различных филиалов компании, которые передавались по факсу в центральный офис, где они утверждались в различных департаментах. И, естественно, часть документов терялась или обрабатывалась с большим опозданием. По мере роста компании бумажный документооборот стал настолько большим, что можно было создавать новую организационную единицу – «отдел по поиску заявок». Количество информации так захлестнуло финансовый департамент компании, что стало сложно отслеживать, у кого находится тот или иной документ, а главное – в какой стадии находится бизнес-проект или процесс текущего документа.

В компании для ведения системы бюджетирования применялся западный программный продукт, но он был информационно оторван от фактических данных, и логика его работы не позволяла контролировать прохождение отдельных документов.

Для решения проблемы бумажного документооборота Компанией был выбран программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», поскольку он обладает как широким функционалом в области бюджетирования, так и гибкой системой настройки документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

В результате проведенного компанией «ИНТАЛЕВ» РОСТ-проекта проблема бумажного оборота заявок и их ручной проверки на лимиты в бюджетах была полностью решена. Кроме того, был автоматизирован бизнес-процесс движения договоров.

Этапы проекта и их результаты

Ход работ

Проект состоял из нескольких этапов. На первом этапе была разработана и имплементирована система бюджетного управления, включавшая в себя:

• Управленческий план счетов;
• Модель учета;
• Форматы отчетности;
• Инструменты ввода данных в систему.

Далее автоматизировался бизнес-процесс «Заявка на расход/оплату». Разработана схема бизнес-процесса заявки. Для этого был выбран программно-методический комплекс - «ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор», как средство моделирования бизнес-процессов. Была описана оргструктура компании, список участников процесса и используемых документов, выделены роли (должности).

На третьем этапе был настроен бизнес-процесс «Ввод договора»  с целью обеспечения дисциплины и прозрачности документооборота договоров. Отдельно настроена довольно «изощренная» система разграничения доступа к данным. Составлена матрица ролей по географическому и функциональному признаку для более быстрой (модульной) модификации. Всего было настроено более 300 ролей.

Сотрудники «Х5 Retail Group N.V.» прошли серию обучающих мероприятий в ГК «ИНТАЛЕВ». Полученные слушателями навыки и методики настройки, варианты применения функциональных возможностей программного продукта позволили облегчить процесс описания и автоматизации документооборота и бизнес-процессов в компании.

В течение 1 месяца проходила опытно-промышленная эксплуатация, в течение которой подразделения компании постепенно переходили на единую автоматизированную систему.

Для сопровождения пользователей и программного комплекса компания «ИНТАЛЕВ» на территории Заказчика организовала Центр компетенции АСБУ (Автоматизированной системы бюджетного управления), в состав которого вошли: руководитель центра компетенций (ИНТАЛЕВ), бизнес-аналитик (X5), специалист по тех. поддержке пользователей (ИНТАЛЕВ), программист и системный администратор (X5).

В течение года после завершения активной фазы проекта консультанты «ИНТАЛЕВ», находящиеся в центре компетенций АСБУ, передавали знания путем коучинга специалистам «Х5 Retail Group N.V.» и, убедившись, что специалисты Заказчика могут самостоятельно поддерживать и развивать систему, выводились из проекта.  На текущий момент центр компетенций состоит из специалистов «Х5 Retail Group N.V.», которые не только поддерживают пользователей и обслуживают систему, но и постоянно развивают её, описывая и автоматизируя новые процессы.

Результаты проекта

Благодаря внедрению автоматизированной системы бюджетирования, казначейства и документооборота договоров на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» достигнуты следующие результаты и цели:

• консолидация сведений из различных источников для целей бюджетирования;
• своевременная отчетность, как по движению денежных средств, так и по управленческим доходам и расходам;
• автоматический контроль над расходованием средств, в соответствии с принятым бюджетом и лимитами по договорам;
• автоматическая проверка заключаемых договоров на соответствие бюджету;
• автоматическое составление кассовых планов;
• ускорение платежей и обработки данных за счет сокращения трудозатрат по многократному вводу информации;
• прозрачность и дисциплина движения документов в системе.

Спустя 2 года

Компания «Х5 Retail Group N.V.» развивается очень динамично и используемый в ней автоматизированный комплекс «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы + Документооборот» также изменяется согласно требованиям бизнеса. Проведенный недавно аудит системы «ИНТАЛЕВ» в «Х5 Retail Group N.V.» показал, что по истечении 2-х лет после начала промышленной эксплуатации ПО «ИНТАЛЕВ» надежно работает даже при одновременных 200 пользователях (вместо 70 проектных) и с объемом базы в 140 Гб (вместо 16 Гб после проекта).

В компании по-прежнему успешно функционирует Центр компетенции АСБУ, в состав которого входят бизнес-аналитик, программист «1С» и специалисты по поддержке пользователей. Гибкость программного продукта очень пригодилась Заказчику, агрессивно скупающему менее крупных игроков на рынке продуктового ритейла и встраивающему их как подразделения в собственную финансовую структуру. В частности, после покупки «Перекрестком» розничной сети «Меркадо» последняя органично влилась в работающую модель бюджетирования и документооборота в системе «ИНТАЛЕВ Х5». Также достаточно легко к системе была подключена сеть дискаунтеров «Пятерочка».

Проект в цифрах

• Первоначально было автоматизировано 70 рабочих мест (в данный момент число одновременно работающих пользователей системы «ИНТАЛЕВ» в Х5 составляет 200 человек);
• Архитектура системы учитывала онлайн работу 7 региональных офисов с возможностью подключения новых (в данный момент с «ИНТАЛЕВ» работают 11 филиалов Х5);
• Проект был выполнен за 6 месяцев;
• Бюджет проекта составил 0,05% от годового оборота компании (включая затраты на покупку серверов и зарплату собственных сотрудников);
• Благодаря внедрению системы «ИНТАЛЕВ», компания ежемесячно экономит расходов порядка 0,04% от своей годовой выручки, или ~0,5% в год.